В статье расскажем, как планирование и постановка задач увеличивает эффективность работы сотрудников. А также о том, как инструмент Задачи помогает планировать деятельность каждого сотрудника и отдела в целом и достигать высоких результатов.
Довольно часто сотрудники компании не планируют свою работу. В этом случае под планом подразумевается конечный результат. Например, продать на 200 тыс. рублей. Но план - это последовательность задач, конкретные шаги, которые нужно предпринять. Если нет конкретного плана, то непонятно что будет делать сотрудник в течении недели. Если сотрудник не понимает какие действия ему нужно выполнить - он не контролирует результат. Планирование и постановка задач сотруднику повышает эффективность его работы.
Прежде чем сотрудник приступит к работе, у него должен быть перечень задач, план на неделю, месяц. Тогда работа сотрудника будет эффективной.
Постановка задач
Важным моментом в постановке задачи является ее формулировка. По сути - это описание конкретных действий, которые будет делать сотрудник. Например, обзвонить 10 клиентов из такого-то списка, составить договор и др.
Другая важная часть задачи - установка срока выполнения (дедлайн) и описание результата. Например, договориться с клиентом о времени презентации.
В инструменте планирования задач от Platrum можно создать задачу в один клик, установить срок выполнения и назначить ответственного. Также предусмотрена механика для отслеживания результата. После выполнения задачи сотрудник указывает, что было сделано. Например, договорились о презентации на 20.12.2020, привлекли трех новых клиентов. Если задача не выполнена, указывается причина.
Бывает, что часть задач перед сотрудниками ставится устно, в мессенджере или по email. В таких ситуациях про какие-то задачи можно забыть. Кроме того, у руководителя и сотрудника может быть разное понимание в приоритетности их выполнения. Например, сотрудник выполнил задачи, которые он решал приоритетными, а руководитель имел ввиду совсем другие. Platrum исключает подобные ситуации - записывайте все задачи только через инструмент Задачи и сразу расставляйте приоритеты в их выполнении.
Внедрите планирование для каждого сотрудника и вы увидите, как вырастет эффективность работы ваших коллег. Руководителю будет легче управлять сотрудником, у которого есть перечень задач. Во-первых, так сотрудник организовывает свою деятельность самостоятельно, во-вторых руководитель без труда сможет проверить выполнение задач. Если же списка задач нет, руководителю приходится постоянно отдавать мелкие распоряжения, что отнимает его время и усложняет работу.
План работы
Собранные в список задачи представляют из себя план на конкретный период. Например, план работы сотрудника на неделю, который рассматривается и утверждается руководителем на очередной координации.
В Platrum предусмотрена механика, которая не позволяет сотруднику изменить план, после того, как он утвержден руководителем. Подчиненный не может изменить или убрать из него какие-то задачи. Так руководитель будет уверен, что задачи не потеряются, а сотрудники не смогут схитрить и скрыть часть невыполненной работы.
Руководитель в любой момент может открыть план задач и проследить за ходом его выполнения. В конце периода будет видно какие задачи выполнены, а какие - нет, и по какой причине. Также система подсказывает о наличии возможных проблем, подсвечивая просроченные задачи, или задачи, которые уже были перенесены ранее.
С помощью данного инструмента можно систематизировать постановку и приоритизацию задач для сотрудников.
Командная работа над проектом
Довольно часто над реализацией одного из планов компании работает не один сотрудник, а команда. Это может быть целый отдел. Например, подразделение маркетинга разрабатывает новую контент-стратегию. Или создается отдельная рабочая группа, куда входят сотрудники разных отделов для решения конкретной задачи. Например, рабочая группа по улучшению продукта, куда входят маркетологи, менеджеры по продажам, юристы и разработчики.
В таком случае достижение цели будет зависеть от совместного выполнения задач. Координировать работу команды могут помочь канбан-доски для совместной работы с задачами. Все задачи по проекту отображаются в едином списке. Вся команда видит установленные дедлайны, ответственных за просроченные и отложенные задачи и результаты по закрытым задачам. Доски помогают визуализировать процесс работы и выстроить работу команды над общим проектом.
Такая визуализация помогает руководителю следить за ходом проекта, оперативно реагировать, если что-то пошло не так, менять приоритетность в выполнении задач и эффективно руководить своими подчиненными. Также повышается ответственность каждого члена команды за результат, ведь сроки и результаты работы увидят коллеги и схитрить в том, что кто-то забыл про задачу или дедлайн уже не получится.
Планирование и инструмент Доски можно полность настроить под конкретный отдел, добавляя свои поля, описания, теги, комментарии, чек-листы и уровни доступа. Это невероятно простой и очень удобный инструмент для построения командной работы.
Для того, чтобы планирование было эффективным мы создали Platrum, где удобно создавать и отслеживать планы руководителей и сотрудников. Создайте пару задач в Платруме уже сегодня и убедитесь в том насколько это удобный и гибкий инструмент.
