Что такое должностные инструкции

В должностной инструкции прописываются права и обязанности работника, занимающего конкретную должность: его полномочия, зона ответственности, условия премирования и штрафования. Эти документы помогают руководителю управлять подчиненными и контролировать их работу. Однако это необязательные документы.

В законодательстве нет требований к созданию таких документов. Они создаются с учётом особенностей и задач конкретной компании и могут называться "должностные инструкции", "должностные обязанности" или "должностные регламенты". 

Цель должностной инструкции — описать, что должен делать сотрудник и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами. Благодаря документу сотруднику понятно, какую конкретно работу ему нужно выполнять, а руководителю проще привлечь нерадивого работника к ответственности.

Также должностная инструкция защищает интересы работника и работодателя. Например, нельзя поручать сотруднику работу, которая там не указана. И если в обязанностях маркетолога не прописано, что он должен создавать графические дизайны для рекламных буклетов, он это делать не обязан. Но если маркетолог не запускает рекламные компании, а это прописано в инструкции, то работодатель может принять меры.

Плюсы должностной инструкции

• Улучшается коммуникация между сотрудником и руководителем, так как все знают, кто и что должен выполнять, кто кому подчиняется.
• Проще обучать новичков. На основании инструкций можно выстраивать курсы обучения новых сотрудников. А им с первых дней понятен круг ответственности.
• Порядок в работе. Сотрудники знают, что от них ожидает руководитель, и действуют в соответствии с инструкцией.

О том, как написать инструкции для сотрудников, чтобы они действительно работали, рассказали в нашем блоге. 

Кто создает должностные инструкции

На практике разрабатывать должностную инструкцию могут сотрудники по работе с персоналом, руководитель, юрист, секретарь или сам работник. Но в идеале нужно, чтобы инструкцию для должности разработал человек, который занимает её какое-то время.

Кадровые специалисты, юристы и секретари понимают в тонкостях законодательства и кадровом деле, но не знают нюансов работы конкретной должности. По ошибке они могут описать в ней устаревшие процессы, указать пункты, описывающие работу компании, но про работу, например, маркетолога будет написано очень мало. Также бессмысленно скачивать шаблоны готовых инструкций из интернета, так как они содержат общие формулировки, много “воды” и не учитывают должностные особенности, необходимые вашей компании.

В идеале в создании инструкции должны участвовать несколько лиц: составляет её сотрудник, согласовывает руководитель, отдел персонала проверяет соответствие трудовому кодексу, а юристы — другим законам.

Виды должностных инструкций

Типовая — она составляется для определённой категории работников или должностей без указания конкретных фамилий. Например, в компании работает пять менеджеров по продажам, и они выполняют одинаковую работу, - отвечают на звонки, обзванивают клиентов, работают с CRM и др. Для должности создаётся типовая инструкция с перечислением обязанностей сотрудников.

Индивидуальная - составляется под конкретного работника. Кроме должности указывается ФИО сотрудника. Например, в компании работает два маркетолога. Обязанность первого - писать тексты, размещать их в блог и вести аккаунты в соцсетях. Обязанность второго - создавать рекламные кампании и заниматься их аналитикой. Эти обязанности написаны в их должностных инструкциях. Хоть должности называются одинаково, сотрудники выполняют разные задачи, поэтому у них индивидуальные должностные инструкции.

Содержание должностной инструкции

Законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции. Документ можно оформить так, как принято в компании. Неважно, кто её согласовывал и есть ли на ней печати. Важно, чтобы её содержание устраивало сотрудника и работодателя. Что указать в инструкции:

• требования к профессиональной подготовке: квалификация, образование, стаж;
• детальный список обязанностей и рабочих операций;
• кому он подчиняется и чьи распоряжения выполняет;
• дресс-код;
• кто выполняет работу сотрудника, пока он в отпуске или на больничном;
• требования к знаниям работника;
• взаимодействие с другими сотрудниками, что он может от них требовать;
• за что он отвечает: за привлечение новых клиентов, за соблюдение сроков поставок, за продажи, за написание статей;
• зарегистрированное название компании;
• фио и должность сотрудника, который утверждает и подписывает документ;
• фио и должность сотрудника, для которого предназначена инструкция;
• дата подписания и подписи обеих сторон.

Ошибки в составлении должностной инструкции

• Переписывание законов. Нет смысла переписывать права и обязанности из законодательства, оно и так регулирует эти моменты;
• Большой объём. Слишком большие инструкции сложно читать и понимать. Документ может быть на одном листе, но с чётко сформулированными обязанностями;
• Общие фразы и канцелярский язык. Вместо “Обеспечить эффективную работу” напишите “Разместить в блоге 4 статьи в неделю, объёмом от 4000 знаков”. Вместо “Регулярно проводить проверки” - “Проверять работу до 10 числа каждого месяца, результаты сообщить руководителю”.

Правильная должностная инструкция описывает, что конкретно делает сотрудник на занимаемой должности. Например, пишет статьи, размещает рекламу, убирает офис, поливает цветы, нанимает на работу новых сотрудников, регистрирует документы, выдает канцелярию, следит за работой сети интернет и компьютеров и производит их ремонт. 

Что сделать, чтобы инструкции выполняли

Все руководители и сотрудники понимают, что должностные инструкции нужны, и они должны быть. Их прописывают, они устаревают, и в результате они пылятся в отделе кадров и не используются в работе, хотя компания потратила на их создание силы. 

Чтобы сотрудники знали и исполняли инструкции, они должны быть у них всегда под рукой. Самое простое решение - это раздать каждому сотруднику папку, которая соответствует его должности. В ней должны находиться Политика компании, все должностные инструкции и долгосрочные приказы, которые относятся к должности, например, продавца. Более продвинутый способ - хранить всю документацию в специальном сервисе, к которому члены вашей команды будут иметь доступ даже из дома. 

Когда сотрудники получили доступ к инструкциям, обязательно начните проверять их знания. Проверяющим может быть работник из службы персонала, который подходит к работнику и задаёт любой вопрос на знание обязанностей сотрудника. Или вы можете автоматизировать проверку знаний своих сотрудников, используя платформу для обучения сотрудников или другую удобную вам систему.

Успех бизнеса в компетентности работников в том, насколько хорошо они знают и выполняют свою работу. Обеспечьте своей команде доступ к корпоративным знаниям и должностным инструкциям.