Hr-менеджер, рекрутер, служба управления персоналом, специалист по кадрам - как разобраться в таком разнообразии названий и должностей? В небольшой компании все эти функции может выполнять один отдел и даже несколько человек: они подыскивают кандидатов, проводят собеседование, оформляют его на работу согласно законодательству, занимаются документами и т.д. С ростом компании, эти функции начинают выполнять сначала разные сотрудники, а потом и разные отделы. Они могут быть объединены в одну службу и подчиняться HR-директору или иметь собственных руководителей.
Рассказываем, кто такой специалист по кадрам с точки зрения разделения функций сотрудников внутри компании.
Какое-то время назад многие не знали, кто такой HR-менеджер и зачем он нужен, а всех специалистов, чья деятельность была связана с персоналом, называли кадровиками. Но времена меняются, у владельцев компаний появляется понимание о важности формирования благоприятной рабочей среды, создания команды, поиска лучших специалистов, обучения сотрудников и создания корпоративной культуры. В связи с этим функции специалистов разделяются, и каждый решает задачи в отведенной ему области.
Задачи специалиста по кадрам
Основная задача отдела кадров - правильно оформлять документацию. Специалист по кадрам должен отражать на бумаге рабочие процессы и отношения между работодателем и сотрудником. Он следит за тем, чтобы при проверке документации организация не была оштрафована.
Именно поэтому так важно разделять функции кадровика и hr-менеджера. Когда человек работает с формальными документами - ему сложно оставаться человеко ориентированным и следить за удовлетворенностью персонала.
Функции специалиста по кадрам:
- вести учет сотрудников;
- формировать штатные расписания;
- вести трудовые книжки и учитывать стаж;
- анализировать кадровую текучку;
- выдавать справки о работе сотрудникам;
- формировать график отпусков.
Также специалист по кадрам коммуницирует с другими отделами в компании. В бухгалтерию отправляет приказы об отпусках, приеме на работу, увольнении, бонусировании или начислении штрафных санкциях. Благодаря юридической службе кадровый отдел узнает об изменении в законодательстве и помогает с решением правовых вопросов.
Документооборот в отделе кадров
1. Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем. В нем прописываются условия работы и вознаграждения. Заключается при приеме человека на работу и подписывается сотрудником и руководителем. Сотрудники отдела кадров совместно с юристами разрабатывают форму договора и участвуют в его согласовании с сотрудником, когда это необходимо.
2. Приказ о приеме на работу - заключается на основании трудового договора, после прохождения испытательного срока и согласования всех обязанностей. Он регламентирует официальное трудоустройство работника.
3. Штатное расписание - отражает структуру компании с отделами, все должности, количество сотрудников, их квалификацию, месячный оклад, доплаты и премии. Благодаря ему можно понять, какие должности свободны и начать рекрутинг нужных сотрудников. Штатное расписание специалист по кадрам утверждает с руководителем организации.
4. Правила трудового распорядка регламентируют:
- прием и увольнения сотрудников,
- основные права работника и работодателя,
- обязанности сторон трудового договора,
- их ответственность,
- режим работы и отдыха,
- систему мотивации и бонусирования,
- другие вопросы, связанные со взаимоотношениями работодателя и работника
5. Положение об оплате труда определяет систему оплаты труда (окладную, сдельную, повременную и т.п.), расчет вознаграждений, систему стимулирования и поощрения сотрудников. Оно даёт основание включать зарплатный фонд в налоговые расходы.
6. Трудовая книжка - персональный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж человека. После того как сотрудник принят на работу, специалист по кадрам отвечает за ее хранение и правильное заполнение. Все трудовые книжки сотрудников организации учитываются в специальной книге, где при найме и увольнении расписываются работники.
7. Положение о премировании - правила о назначении премий: условия, периодичность, показатели, порядок расчета, размеры выплат и другое.
8. Договор полной материальной ответственности - документ, где прописана ответственность сотрудника за вверенное ему имущество. Например, сотруднику в командировки выделяют ноутбук или автомобиль. В договоре прописаны условия использования и ответственность за имущество.
9. Табели учета рабочего времени - документ, где отражается фактически отработанное время сотрудником за определенный период. В нем учитываются больничные, отгулы, отпуска, сверхурочные и т.д. На основании этого руководитель может контролировать работу сотрудников, а бухгалтерия начисляет зарплату.
10. График отпусков - содержит сведения о всех отпусках работников на предстоящий календарный год. Если такого графика нет или в нем есть ошибки, то организация может быть оштрафована.
11. Положение о защите персональных данных - правила сбора и хранения личной информации о сотрудниках. В документе отражено, где хранятся данные, как они обрабатываются, кто имеет к ним доступ, методы защиты. При устройстве на работу сотрудники предоставляют паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных.
Как видим, у специалиста по кадрам достаточно ответственная и кропотливая работа, связанная с правильным ведением документации.
