Однако теперь, из-за недавних событий неясно, как оплатить привычные услуги и будут ли сервисы продолжать работать в нашей стране.
Где хранить базу знаний компании?
Как показывает опыт, многие предприниматели до сих пор используют Google Документы для хранения регламентов и другой документации. Однако пользоваться ими совершенно невозможно.
Во-первых, там просто невозможно найти нужный документ. Особенно, если за годы работы база знаний разрослась до сотни документов.
Во-вторых, в Google Документах нельзя упорядочить или хоть как-то структурировать документы.
В-третьих, доступы привязаны не к должности, а к конкретному аккаунту. Поэтому их нужно выдавать каждому новому сотруднику заново. А при увольнении приходится вспоминать, что их нужно забрать, чтобы данные не утекли в чужие руки.
Поэтому собственники и руководители, которые идут в ногу со временем, используют специальные сервисы для хранения корпоративной базы знаний. Например, Notion или Confluence.
В них есть и удобный редактор, где можно создавать документы с таблицами, изображениями, видео, ссылками. Также можно тегнуть коллегу, выдать доступ нужному сотруднику, общаться комментариями и планировать работу в дорожных картах или roadmap. Правда несмотря на то, создавать тексты и ставить задачи можно на русском языке, интерфейсы сервисов не русифицированы и работать в них не очень удобно.
И вот сейчас приходится искать сервис, который может заменить и Notion, и Confluence, и желательно иметь все те же самые функции.
Ищем замену Notion или Confluence
На помощь приходит российская IT платформа Platrum, где помимо множества других инструментов для автоматизации менеджмента есть:
- инструмент для создания и хранения регламентов в упорядоченном виде;
- инструмент, который помогает организовать обучение сотрудников по этим регламентам;
- инструмент для постановки задач, организованный по принципу Канбан досок.
В Platrum разработан удобный и красивый редактор. В итоге получается регламент, где можно разместить любую таблицу, изображение, вставить видео или ссылку. Можно рассортировать все регламенты по папкам и структурировать их в зависимости от отделов и департаментов компании.
Если сравнивать Notion и Confluence с отечественным сервисом Platrum, то в нем есть то же самое, только интерфейс полностью на русском языке.
Преимущества российского сервиса:
- русскоязычный интерфейс;
- схожий функционал с Notion и Confluence: папки, красивый редактор, совместная работа с документами, доступы;
- в регламент можно вставить даже сложную таблицу из Excel через iFrame;
- есть история версий, не страшно случайно удалить текст или ошибиться;
- тесная интеграция с другими инструментами: с задачами, обучением персонала, чего нет в Notion;
- есть бесплатный тариф и тестовый период;
- есть мобильное приложение.
Недостатки:
В мобильном приложении пока нельзя создать документ “с нуля”. С другой стороны, создавать регламенты на смартфоне не так уж и удобно.
Обучающие курсы на основе регламентов
Огромным преимуществом Platrum перед Notion и Confluence является возможность создания проверочных вопросов. К любому документу можно добавить открытые или закрытые вопросы. И чтобы правильно ответить на них, сотруднику придется более внимательно прочитать статью. Если вопрос требует развернутого ответа, то можно прикрепить файл.
Потом на основе документов и вопросов к ним можно создать обучающий курс. Например, создать курс по знакомству с компанией. Его будут проходить все новенькие сотрудники в период адаптации. При этом следующий документ откроется только после того, как на все вопросы отвечено правильно.
Другие возможности.
- Можно создавать курсы, которые требуют регулярного прохождения (например, по обновлению продукта). Система автоматически назначит курс сотрудникам через какой-то период.
- Гибкая настройка доступов. Курсы назначаются в зависимости от должности, доступ к отчетам и редактированию имеют не все.
- после того как сотрудник правильно ответил на вопросы, сервис автоматически открывает новый материал.
- При внесении изменений в регламенты система оповещает всех причастных к нему сотрудников, что нужно снова прочитать документ и пройти тест.
- Сервис сам проверяет тесты и показывает результат.
- Система просигнализирует, если нарушены сроки прохождения, а также напомнит, если что-то не пройдено.
- Руководители видят не пройденные курсы подчиненных. Им не нужно проверять и контролировать все ли прошли обучение - система это делает за них.
Благодаря такому инструменту вся команда владеет одинаковыми и актуальными знаниями и контролирует это система, а не руководитель.
Чем заменить планировщик задач Trello
Под угрозой исчезновения с российского рынка находится еще один популярный сервис - Trello. В нем многие планируют работу и ставят задачи. И это настолько удобно, что уж очень не хочется возвращаться к стикерам и ежедневникам, чтобы ничего не забыть.
Здесь на помощь приходит инструмент Задачи Platrum - отличный российский аналог Trello. В нем также можно упорядочить все дела по доскам и спискам.
Вот, что в нем есть:
- постановка задач на досках, можно настроить доски под конкретный проект или отдел, добавляя нужные поля;
- возможность составления чек-листа для выполнения задачи;
- можно разбить задачу на подзадачи;
- к задачам можно добавлять теги для удобства поиска;
- добавлять описание и оставлять комментарии;
- можно поставить дедлайн;
- назначить или изменить исполнителя задачи;
- настроить напоминания и уведомления;
- можно поставить приоритезацию задач;
- есть поле для указания результата, или объяснения, почему задача не сделана;
- нельзя изменить план, если он был согласован руководителем;
- если задача безбожно просрочена, то сервис подсветит эти задачи, или те, которые уже были неоднократно перенесены;
- возможность смотреть и ставить задачи через мобильное приложение.
Как видно, российский аналог ничем не уступает Trello. Это удобный гибкий инструмент, который помогает оценить занятость команды и равномерно распределить обязанности.
Другие возможности
Сервис помогает не только планировать работу команды, хранить документацию и организовывать обучение, но и:
- разработать структуру компании, назначить на каждую должность ответственного и прописать конечный результат каждой должности;
- вести KPI и метрики и выводить их на дашборд;
- проверять работу сотрудников, используя инструмент Контроль качества;
- вести финансовый учет, есть удобные конструкторы Pnl и ДДС отчетов, автоматический расчет баланса;
- заполнять отправлять финансовые заявки на согласование;
- рассчитывать амортизацию;
- хранить пароли и выдавать к ним доступы.
Также разработчики предусмотрели бесплатный тариф, которым может использовать команда до 5 человек. Есть пробный тестовый период на 14 дней, который поможет оценить все преимущества.
Platrum - достойная альтернатива Notion, Confluence и Trello на русском языке. Он не только поможет управлять командой, но автоматизировать рутинные процессы во всем бизнесе.
Также читайте: Автоматизация обучения сотрудников