Как провести инвентаризацию имущества

Даже для небольшой компании важно контролировать своё имущество: компьютеры, мебель, технику, канцелярию. Со временем сотрудники меняются, оборудование изнашивается или теряется, а без чёткого учёта это превращается в финансовые потери и операционный хаос. 

Неправильно проведённая или вовсе пропущенная инвентаризация ведёт к искажению бухгалтерской отчётности, налоговым рискам, регулярным недостачам и конфликтам в коллективе. Например, в одной московской digital-студии из-за отсутствия учёта за два года «потерялись» 3 ноутбука и 12 планшетов, что при списании вылилось в убыток почти в 700 000 рублей. Другая история: ошибки в учёте товарных остатков привели торговую компанию к завышению налога на прибыль. 

Регулярная и грамотная инвентаризация — это не бюрократия, а инструмент защиты активов, повышения дисциплины и финансовой прозрачности бизнеса.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это обязательная процедура проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки активов организации, а также её финансовых обязательств. Её главная цель — сопоставить фактические данные с информацией в бухгалтерском учёте. Это основа для контроля сохранности имущества, обеспечения достоверности учётных данных и соответствия законодательству.

Процедура фиксирует:

• Фактическое наличие активов (количество, состояние).
• Правильность их оценки и отражения на счетах бухучёта.
• Наличие и полноту отражения обязательств в учёте.

Юридической основой являются Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ и Методические указания по инвентаризации (Приказ Минфина № 49). Обязательными документами, сопровождающими процесс, являются приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) и инвентаризационные описи/акты (например, ИНВ-1, ИНВ-3).

Бухгалтерский учёт: что такое, каким бывает, чем отличается от финансового учета

Какие активы подлежат инвентаризации

Проверке подлежат все активы и обязательства компании:

1. Основные средства (ОС): здания, оборудование, транспорт, компьютеры, мебель.
2. Нематериальные активы (НМА): программы, патенты, товарные знаки.
3. Товарно-материальные ценности (ТМЦ): готовая продукция, товары для перепродажи, сырьё и материалы.
4. Денежные средства: наличные в кассе, средства на расчётных счетах.
5. Финансовые вложения: акции, облигации, займы выданные.
6. Расчёты: дебиторская и кредиторская задолженности.
7. Арендованные активы и активы на ответственном хранении.
8. Незавершённое производство и расходы будущих периодов.

Активы компании: стоимость, оценка, управление

Зачем проводить инвентаризацию

Регулярная инвентаризация решает широкий спектр управленческих и учётных задач:

• Контроль сохранности имущества: главная задача — предотвратить хищения, бесхозяйственность и несанкционированное использование активов. Чёткое закрепление имущества за материально ответственными лицами (МОЛ) повышает дисциплину.
• Выявление ошибок и искажений в учёте: позволяет обнаружить технические ошибки бухгалтерии (неправильная классификация, оценка), несвоевременное отражение операций.
• Корректировка бухгалтерских данных: результаты инвентаризации — основание для проведения исправительных записей в учёте, чтобы баланс отражал реальное положение дел.
• Подготовка к налоговым проверкам: достоверные данные бухучёта минимизируют риски доначислений налогов, пеней и штрафов. Акты инвентаризации — весомое доказательство для налоговых органов.
• Внутренняя безопасность и дисциплина: процедура сама по себе оказывает превентивное воздействие на коллектив, снижая соблазн нецелевого использования ресурсов.
• Улучшение финансового планирования: реальная картина наличия запасов и состояния оборудования позволяет точнее планировать закупки, ремонты и бюджет.

Обязательные случаи инвентаризации по закону

Федеральный закон № 402-ФЗ и другие нормативные акты предписывают проведение инвентаризации в следующих случаях (ст. 11 Закона о бухучете):

1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
2. При смене материально ответственных лиц (увольнение, отпуск, перевод).
3. При выявлении фактов хищения, порчи имущества или злоупотребления.
4. В случаях стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций.
5. При реорганизации или ликвидации организации.
6. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже.

Игнорирование этих случаев может привести к административной ответственности и проблемам при проверках.

В чём помогает инвентаризация

Помимо формальных требований, инвентаризация даёт практическую пользу:

• Защищает от финансовых потерь: систематический учёт сокращает недостачи. Мини-кейс: после внедрения ежеквартальной выборочной инвентаризации в сети кофеен удалось снизить потери посуды и гастрономии на 25% за счёт повышения ответственности барменов.
• Улучшает управленческое планирование: понимание реального состояния основных средств помогает планировать их замену и ремонт, а не делать внезапные закупки по завышенным ценам.
• Снижает налоговые и аудиторские риски: подтверждённые активы и обязательства делают отчётность прозрачной и надежной.
• Повышает эффективность использования ресурсов: выявляет неиспользуемое или излишнее оборудование, которое можно реализовать или перераспределить.

Когда проводить инвентаризацию

Проведение инвентаризации можно структурировать по типам:

Тип инвентаризации	Когда проводится	Цель
Плановая	Ежегодно (перед подготовкой годового отчёта), по графику, утверждённому руководителем.	Общая проверка и подтверждение данных годовой отчётности.
Выборочная	Вне плана, для отдельных групп имущества, на участках с повышенным риском.	Оперативный контроль без остановки работы всего предприятия.
Внеплановая	При смене МОЛ, после инцидентов (кража, пожар), по требованию руководства или контролирующих органов.	Срочное установление фактов и минимизация последствий.
Полная	При ликвидации, реорганизации, аудиторской проверке.	Сплошная проверка всех активов и обязательств.

Как проводить инвентаризацию оборудования

Проведение инвентаризации — процесс, требующий тщательной подготовки. Вот пошаговая инструкция:

1. Подготовка (организационный этап):
   • Руководитель издаёт приказ (форма ИНВ-22) с указанием сроков, состава комиссии и перечня проверяемого имущества.
   • Комиссия должна включать не менее трёх человек: представители администрации, бухгалтерии и материально ответственные лица. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии делает результаты недействительными.
   • Подготавливаются все необходимые бланки инвентаризационных описей (ИНВ-1, ИНВ-3 для ОС).
   • Материально ответственные лица дают расписки, что все документы по приходу/расходу сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы/списаны.
2. Фактический пересчёт (счётный этап):
   • Комиссия в присутствии МОЛ поштучно проверяет каждую единицу оборудования, сверяя её с паспортными данными и заводскими номерами.
   • Данные заносятся в описи в двух экземплярах. Оборудование отмечается заранее пронумерованными инвентарными ярлыками.
   • Проверка идёт по местам хранения/эксплуатации и по каждому МОЛ отдельно.
3. Сверка данных (сличительный этап):
   • Бухгалтерия на основании описей сравнивает фактические остатки с учётными данными.
   • Выявленные расхождения фиксируются в сличительной ведомости (форма ИНВ-19).
   • С материально ответственных лиц берутся письменные объяснения о причинах излишков или недостач.
4. Оформление результатов (заключительный этап):
   • Комиссия составляет протокол, где подводит итоги.
   • Результаты утверждаются руководителем, после чего на их основе бухгалтерия проводит корректировки в учете: оприходование излишков или списание недостач.
   • Недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на затраты, сверх норм — взыскиваются с виновных лиц.

Как вести учёт имущества? Разбираемся, где компьютеры, столы и стулья вашей компании

Чек-лист успешной инвентаризации

✅ Приказ подписан, комиссия назначена.
✅ Расписки от всех МОЛ получены.
✅ Помещения и доступы к ценностям контролируются.
✅ Все объекты промаркированы, описи заполняются последовательно и без помарок.
✅ Сверка с учётом проведена бухгалтерией.
✅ Протокол и итоговые акты подписаны всеми членами комиссии и руководителем.
✅ Результаты внесены в учетную систему (1С, Platrum и др.).

Пошаговый порядок инвентаризации

Более детализированная последовательность действий:
Шаг 1. Приказ о проведении (ИНВ-22).
Шаг 2. Создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии.
Шаг 3. Подготовка документов: получение расписок от МОЛ, подготовка бланков описей.
Шаг 4. Фактический пересчёт и описание ценностей с фиксацией их технического состояния.
Шаг 5. Документальная сверка: заполнение сличительных ведомостей (ИНВ-19).
Шаг 6. Оформление результатов: составление протокола комиссии, утверждение результатов руководителем.
Шаг 7. Корректировка бухгалтерского учёта на основании утверждённых результатов.

Формы и документы для инвентаризации

• ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации» — основной распорядительный документ.
• ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» — для поштучного учёта ОС.
• ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» — для ТМЦ.
• ИНВ-19 «Сличительная ведомость» — для отражения расхождений между учётом и фактом.
• ИНВ-26 «Ведомость результатов инвентаризации» — итоговый сводный документ.
• Акты (например, форма № М-35) — для фиксации порчи, боя, лома.

Зачем руководителям знать законодательство и какие преимущества это даёт 

Частые ошибки при инвентаризации

1. Отсутствие или неполный состав комиссии. Решение: утвердить постоянную комиссию приказом и следить за присутствием всех членов.
2. Неправильное оформление описей: помарки, незаполненные графы, отсутствие подписей. Решение: использовать заранее пронумерованные и прошнурованные журналы или электронные формы.
3. Неполучение расписок от МОЛ. Решение: без этой расписки инвентаризацию начинать нельзя — это требование закона.
4. Незакрытые помещения и несданные ключи. Решение: обеспечить физическую сохранность ценностей на время проверки.
5. Отсутствие сверки с данными бухучёта. Решение: сличительная ведомость (ИНВ-19) должна быть заполнена и проанализирована бухгалтерией обязательно.
6. Непринятие решений по результатам. Решение: руководитель должен утвердить итоги, а бухгалтерия — отразить их в учёте, иначе процедура теряет смысл.

Автоматизация инвентаризации

Современные технологии значительно упрощают и ускоряют процесс:

• Штрихкодирование и RFID-метки: каждому объекту присваивается уникальный код. Считывание происходит с помощью терминалов, что исключает человеческие ошибки при пересчёте.
• Учётные системы с модулем МОЛ: такие платформы, как 1С, Platrum, Точка Банка, позволяют вести цифровой реестр имущества, закреплять его за сотрудниками и формировать документы автоматически.
• Мобильные приложения для инвентаризации: комиссия может вносить данные прямо на месте через планшет или смартфон с синхронизацией в базу данных.
• Интеграция с бухгалтерскими программами: данные об остатках автоматически передаются в бухгалтерский контур, сводя к минимуму ручной ввод.
• Фотофиксация: приложение фотографии объекта к его электронной карточке упрощает идентификацию и фиксацию состояния.

Автоматизация сокращает время процедуры на 50-70%, повышает точность и позволяет проводить выборочные проверки хоть каждый месяц.

FAQ по инвентаризации

Кто отвечает за проведение инвентаризации?
Общую ответственность несёт руководитель организации. Непосредственно организует и проводит процедуру инвентаризационная комиссия. Бухгалтерия обеспечивает документальное сопровождение и сверку данных.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Полную инвентаризацию всего имущества — не реже одного раза в год перед составлением годового баланса. Выборочные инвентаризации можно проводить чаще (ежеквартально, ежемесячно) по решению руководства для ключевых активов.

Что делать, если обнаружилась недостача?
Её размер фиксируется в сличительной ведомости. С материально ответственного лица берётся объяснение. Недостача в пределах норм естественной убыли списывается на затраты. Сумма сверх норм взыскивается с виновного лица. Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, убыток списывается на финансовые результаты.

Как правильно оформить инвентаризационную опись?
Описывать объекты необходимо подробно, с указанием технических характеристик, инвентарных и заводских номеров, состояния. Описи заполняются чернилами, без помарок, подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

Можно ли провести инвентаризацию без комиссии, силами одного сотрудника?
Нет, это прямое нарушение порядка. Отсутствие коллегиальности (как минимум трёх человек) делает результаты инвентаризации недействительными с точки зрения закона и бухгалтерского учёта.

Также читайте: Складской учет для малого бизнеса: с чего начать автоматизацию