Содержание
Для организации деятельности даже самой маленькой компании нужно оборудование: письменные столы, компьютеры, стулья, канцелярия, роутеры и так далее. Даже если в офисе находится всего один человек без этого не обойтись. Постепенно количество сотрудников растёт, нужно закупать новое имущество, потом начинается смена персонала и оборудованием пользуются уже другие люди. Также со временем оборудование приходит в негодность и его нужно менять.
Такой довольно простой и житейский вопрос, как учёт оборудования, может принести владельцу компании и его сотрудникам много головной боли. Для того, чтобы навести порядок в имуществе и оборудовании компании, следует провести инвентаризацию.
Что такое инвентаризация
Инвентаризация - это сопоставление реального наличия ценностей (денег, товаров или оборудования) с данными бухучёта. Как правило, проведение инвентаризации связывают с проверкой остатков на складе или в магазине. Однако эту процедуру необходимо проводить и бизнесам, у которых нет склада, так как она позволяет контролировать сохранность имущества компании и его состояние.
Зачем проводить инвентаризацию
Довольно часто в организации оборудование меняет своего владельца и переходит от сотрудника к сотруднику. В результате неясно, кто за него отвечает. Например, в компанию пришел новый менеджер, и его посадили за рабочий стол с компьютером, гарнитурой, клавиатурой и мышкой. И что-то из этого оборудования может сломаться или потеряться. А кто понесёт за это ответственность? Непонятно.
Другая головная боль руководителей - это воровство. Иногда сотрудники могут уносить с собой наушники, пачку бумаги для принтера и т.д. И не всегда понятно, как это пресекать и контролировать.
Поиск оборудования также занимает время и приносит руководителю неприятности. Например, директор точно знает, что было куплено четыре принтера и три из них используются в работе, а четвертый никто не может найти.
Подобные ситуации отнимают время у руководителей и сотрудников и вызывают лишние ссоры в коллективе. Чтобы этого избежать, следует вести учёт имущества компании на бумаге, в таблице Excel или в любом сервисе, например, Platrum. Начните с инвентаризации имеющегося оборудования.
В чем помогает инвентаризация
Инвентаризация помогает:
- определить, какое оборудование и имущество действительно есть в компании;
- выявить неучтенное имущество;
- проверить, в каком состоянии находится имущество;
- проверить, как хранится и эксплуатируется оборудование;
- организовать сохранность оборудования и другого имущества компании;
- проверить полноту и правильность отражения имущества в бухучёте.
В Platrum за сотрудниками можно закреплять выданное им оборудование, чтобы исключить возможность пропажи, хищения или порчи имущества. Также это позволяет проводить самоинвентаризацию, когда каждый сотрудник раз в месяц проверяет закрепленное за ним имущество. Если он что-то не находит, то должен об этом сообщить. А если не сообщил, а имущество утрачено, деньги за товар могут быть удержаны. Так сотрудники с большей ответственностью относятся к имуществу компании, а проводить обязательную ежегодную инвентаризацию становится гораздо проще.
Когда проводить инвентаризацию
Согласно российскому законодательству инвентаризацию необходимо проводить, когда:
- с последней инвентаризации прошёл год;
- компания закрывается или реорганизуется;
- изменилось материально ответственное лицо;
- была порча или кража оборудования;
- имущество планируется передать, продать или сдать в аренду;
- случился пожар или наводнение.
Как проводить инвентаризацию оборудования
В российском законодательстве также прописаны порядок инвентаризации и необходимая документация. В целом инвентаризация состоит из следующих этапов:
- Подготовительный этап. Руководитель назначает дату и сроки инвентаризации и ответственного сотрудника или комиссию, которая будет её проводить. Готовится и подписывается приказ. Подготавливаются необходимые документы, ведомости и акты. Когда учёт ведется в специальных программах, все документы заполняются в ней.
- Счётный этап. Аудитор или комиссия проверяет наличие фактического имущества по инвентаризационным номерам, считает его. Подсчёт проводится по помещениям и ответственным за имущество лицам.
- Сличительный этап. Здесь происходит сравнение фактически найденного имущества с имуществом, занесенным в учёт. Выявляются расхождения, недостачи и причины, почему так произошло. Подписываются акты и берутся объяснительные с сотрудников.
- Заключительный этап. Обновляются данные, происходит списание, виновные наказываются, результаты инвентаризации оформляются документально.
Сейчас на рынке существует множество готовых решений, которые помогают организациям вести учёт имущества и проводить инвентаризацию. В Platrum есть функция проведения инвентаризации прямо внутри инструмента. Зафиксированная недостача имущества автоматически учитывается в разделе списания. Использование специальных программ помогают компаниям автоматизировать учёт имущества без мучений и заполнения непонятных экселек.
