Содержание
Одним из эффективных инструментов управления является проведение совещаний. Другими словами, координация, собрание, митинг или планерка. Главная цель такой встречи - согласование действий отдельных сотрудников и подразделений. Это позволяет эффективно использовать ресурсы компании.
Иногда такие встречи затягиваются. Все устают и вместо энтузиазма и желания работать, после встречи сотрудники тратят время на «восстановление». Это происходит из-за неправильной организации и ошибок, которые совершают руководители. Рассказываем, как проводить совещание, чтобы оно приносила пользу и улучшало деятельность всех сотрудников.
1. Проводите совещания регулярно
В случае, если вы запускаете новый проект, проводите их ежедневно. В текущей деятельности будет достаточно одного раза в неделю. Проводится она в начале новой отчетной недели в одно и то же время.
2. Приглашайте на совещания сотрудников из непосредственного подчинения
Собирайте только тех сотрудников, которые находятся у вас в непосредственном подчинении. Например, директор собирает не всю команду, а только замов.
3. Не планируйте на совещании
Собрание не предназначено для составления планов. Каждый участник должен прийти на неё с готовым планом работы на следующую неделю. В плане должны быть прописаны задачи с точки зрения приоритетов. Они должны быть реалистичными и выполнимыми.
Задача руководителя - добиться, чтобы сотрудники составляли планы. Действия людей можно согласовать, когда известно, что будет делать каждый из них.
4. Измеряйте результаты по каждому сотруднику
Пусть каждый сотрудник приходит на совещание с цифрами, которые показывают, как меняются его результаты.
5. Не занимайтесь обучением
Участники совещания должны быть компетентны в вопросах, которые рассматриваются на совещании. Иначе собрание превратится в обучение сотрудников, которые не разбираются в вопросе. При этом компетентные и подготовленные сотрудники будут терять рабочее время. Совещание - это не тренинг. Если сотрудник в чем-то не разбирается, организуйте для этого отдельную встречу.
6. Переносите совещание, когда один из участников не готов
Если участники совещания приходят без планов, совещание из быстрого действия по согласованию превращается в долгое действие по планированию. При этом те, кто пришел с составленными планами, вынуждены ждать, пока неподготовленные коллеги спланируют свои действия непосредственно во время совещания. Не позволяйте людям приходить неподготовленными. Проводить совещание, в этом случае, нужно на час позже. Добейтесь, чтобы они приносили планы и отчеты, и следуйте этому шаблону, который делает деятельность согласованной.
7. Организовывайте дополнительные встречи
Когда на встрече поднимается проблема, которую невозможно быстро решить, организуйте отдельное собрание. Обозначьте участников и попросите собрать необходимые сведения. Например, решить вопрос с недовольным клиентом. Для этого нужно связаться с отделом продаж, поговорить с клиентом, со службой доставки, менеджером, который вел заказ и так далее. Совещание - это не мозговой штурм.
При правильной организации совещание длится около 30-40 минут. Начинается с быстрых отчетов по результатам по прошлой недели. Далее рассматриваются и одобряются планы и количественные цели для каждого подчиненного на следующую неделю. Далее планы согласовываются между подчиненными и отделами: производство, служба персонала, маркетинг, финансовый отдел и другие. На этом совещание закончена.
Совещание - это один из важнейших инструментов руководителя. Используйте ее умело, и эффективность сотрудников намного вырастет.
