Содержание
Сегодня разберём 3 основных принципа, которые помогут вам начать управлять компанией более эффективно.
Вы наверняка уже слышали про принципы управления компанией, но мы попытаемся рассказать о них подробнее и поделиться нашим опытом.
Первый принцип управления: поиск "узкого горлышка"
Сайт
Начнем с примера. Представьте себе, что вы запустили рекламу и вы классно поработали: посмотрели или посетили много мастер-классов, грамотно написали рекламные кампании, все настроили. Вы ожидаете, что реклама потенциально принесет 1000 заявок. А теперь представьте, что сайт, на который приходят лиды с вашей рекламы, может не работать. Получается, что сайт ограничивает ваш потенциал и, вместо запланированной 1000 заявок, вы получите максимум 800. Таким образом вы уже сузили поток производства.
Отдел продаж
Далее полученные заявки попадают к менеджерам, которые должны их отработать. На запланированную 1000 заявок вы взяли, например, 10 менеджеров. Но из-за того, что неработающий сайт ограничил этот поток, часть менеджеров из-за недостатка заявок не работает полный рабочий день, и вы платите двоим менеджерам просто так. Но и это не самая страшная проблема.
Наступает этап отработки заявок, когда менеджеры должны обзвонить клиентов. А теперь представьте себе, что иногда телефония не работает и в вашу компанию не дозвониться. А еще представьте себе, что ваши менеджеры могут не перезванивать клиентам или просто не брать трубку. У вас есть статистика по звонкам? Вы её смотрели?
И получается, что количество заказов из-за некомпетентной работы менеджеров стало еще меньше. И именно это место в вашем процессе называется узким горлышком. Получается, что совершенно неважно, насколько мощное у вас производство, насколько крутые у вас станки, которые делают по 1000 копий в секунду, неважно сколько курсов по выстраиванию системы лояльности вы прошли и какие пакеты лояльности вы вкладываете в заказы, неважно, какие промоакции для текущих клиентов вы делаете, все это неважно, когда менеджер просто не берет трубку... Потому что все ваше производство ограничено критическим местом - звонками. И теперь, когда вы выявили эту проблему, все ваше внимание должно быть направлено именно сюда, потому что если вы будете направлять его в другое место, глобальных изменений в вашем бизнесе не случится.
Найм новых сотрудников
Давайте рассмотрим еще один пример и возьмём для этого процесс найма людей. На первом этапе идёт создание вакансии, её размещение, отсмотр откликов, приглашение кандидатов на собеседование, проведение собеседования, проведение вторичного собеседования и т.д. И это такой же бизнес-процесс и здесь так же возможно найти "узкое горлышко". Предположим, вы сделали очень крутую вакансию, опубликовали ее, но не разбираете отклики, которые на нее приходят, или указали неправильный телефон, вот и получилось узкое место. И чтобы улучшить и наладить этот процесс, необходимо описать этапы, посмотреть, где происходит сужение, исправить это сужение, тем самым "расширяя" его, и дальше переходить к улучшению других процессов.
Поиск ключевой проблемы
Конечно, это немного утрированные примеры, но главное, что вы должны понять - основной ключевой результат получится тогда, когда вы будете искать "узкое горлышко". Этот принцип дарит невероятное улучшение в текущей ситуации вашего бизнеса. Таким образом, необходимо работать всего лишь над одним процессом, а не над всеми сразу.
Очень часто предприниматели, которые только начинают свое дело, пытаются нанимать людей, обучать их, исправлять ошибки бухгалтерии, продавать, настраивать телефонию, и делают это все одновременно. Но скорее всего, проблема, решение которой коренным образом повлияет на рост - одна. И искать необходимо именно ее. Поэтому, если у вас море проблем и вы не знаете, где найти время на их решение, то, скорее всего, вы поставили себе слишком много задач. Поэтому начните с описания процесса, в котором вы работаете, поймите пропускную способность каждого этапа и найдите то "узкое горлышко", которое влияет на результат.
Но имейте в виду, что в компании всегда будет "узкое горлышко", ведь поток производства будет постоянно увеличиваться, расширяться, и "узкое горлышко" будет переходить из одного этапа в другой.
Принцип "узкого горлышка" - очень эффективный инструмент, который превратит управление компанией в классный процесс поиска таких узких мест. Более подробно про него вы можете прочитать в книге Э. Голдратт "Цель. Процесс непрерывного совершенствования".
Второй принцип управления: создавать активы
Перейдем ко второму принципу управления компанией. Он звучит так: закрывать "узкие горлышки" активами, а не "затычками". "Затычками" мы называем бизнес-процессы, которые вы создаете для устранения проблем, но которые решают не их причину, а лишь следствие. Например, процесс замены товара из-за брака, который возник в результате ошибки на производстве. И здесь более правильным решением станет внедрение на производство контроля качества, который сведёт количество брака к минимуму, а сам процесс замены брака станет крайне редким.
Рассмотрим этот процесс на примере бизнеса по печати картин на холсте. Когда бизнес был небольшим, за полгода производство печатало 100 картин, 3 из которых заменяли по причине брака. Но компания росла и 100 заказов они стали печатать не в полгода, а в день. Соответственно, брак в 3 картины стал ежедневным. Заметьте, что процент брака остался неизменным, но в рамках месяца это огромные потери и проблемы, связанные с возвратом и перепечаткой картин. Раньше эти потери из-за маленького объема были незаметны, а теперь они стали очевидны. И если на самом раннем этапе вы не заметите эту "затычку" в виде процесса замены брака и не внедрите контроль качества, который существенно уменьшит количество брака, то со временем, когда бизнес станет расти, вы получите большую проблему.
Именно здесь и кроется идея расширения узких горлышек за счет активов, а не за счет затычек: когда вы увидели проблему в первый раз и просто заткнули ее временным решением (заменили товар и никак не повлияли на количество брака на производстве), то со временем весь ваш бизнес окажется в таких "затычках" - здесь скидки даем, здесь брак заменяем, здесь зарплату на глазок выдаем. Но как только вы начнете расти, все эти заплатки тут же отвалятся, ведь вы уже не будете успевать обрабатывать количество плохих отзывов, брак будет влиять на рейтинги, уменьшая объем продаж, а из-за жалоб клиентов к вам даже может наведаться Роспотребнадзор. И каждая такая "затычка" - потенциальные проблемы в будущем. Поэтому при обнаружении узкого места, начинайте думать, как сделать так, чтобы брака не было, как найти такое системное решение, которое стало бы постоянным и эффективным, а не временным пластырем. Тогда при росте бизнеса вам не придется решать проблемы, которые начнут образовываться как снежный ком из-за того, что вы когда-то поленились принять правильное решение.
Приведем ещё один пример. Есть небольшой бизнес, где работает всего один менеджер. Когда руководителю хочется выделить его работу, он даёт ему бонус. Легко и просто. Когда менеджеров стало два, то принятие решения о выдаче бонусов стало более сложным, ведь необходимо справедливо оценить работу каждого сотрудника. Через какое-то время менеджеров стало десять, и начисление бонусов превратилось в колоссальную проблему. Последние дни каждого месяца руководителю приходилось принимать сложные решения о начислении премий так, чтобы поощрить правильных людей, замотивировать их и не обидеть остальных. В такой ситуации на помощь приходит системное решение, которое искоренит проблему и исправит причину, а не следствие. Для этого в компании была разработана система мотивации, где бонусы начислялись за конкретные результаты. Эта система была всем понятна, необходимость гадать, кому сколько начислить, отпала, а сотрудники заранее знали, какой бонус они заработают. Да, разработка, корректировка и внедрение такой системы потребовали время, но в результате получилось системное решение, которое работало и создавало крутой актив компании.
Разделяем задачи на активы и пассивы
Здесь пришло время поделиться с вами одним очень простым, но действенным инструментом управления компанией - разделение задач на активы и пассивы. Чтобы понять эту концепцию, давайте разберем, что такое актив, а что такое пассив.
Если вы хотите достичь какого-то результата, то у вас есть 2 пути. В первом случае вы делаете каждый раз одну и ту же работу и получаете один и тот же результат, а во втором - создаете систему, которая дает результат максимально быстро и эффективно.
Предположим, вам нужна вода. Вы берете ведро, идёте к колодцу, наполняете ведро водой и относите его обратно. Результат налицо - вода в нужном вам месте. Если вода понадобится ещё раз, то вам будет необходимо проделать все те же самые действия ещё раз. И такое решение мы называем пассивом.
Активом, в данном случае, станет способ, придумывая который вы один раз потратите время, но создадите систему, которая будет приносить результат без использования дополнительных ресурсов в виде денег, времени или физической энергии. В данном примере активом будет являться насос, который качает воду самостоятельно.
Активы
Ещё один пример. Вашей компании регулярно нужны менеджеры по продажам, которые умеют продавать и обладают необходимыми знаниями. И каждый раз обучением нового сотрудника занимается кто-то внутри компании: он делится знаниями, приводит примеры, делает обучающие звонки и каждый раз при найме нового менеджера этот человек делает одинаковую работу. Чтобы получить 10 компетентных сотрудников нужно 10 раз провести обучение. А теперь представьте, что подобное обучение надо проводить регулярно на протяжении 5 лет. И 5 лет вы будете тратить ресурсы своего бизнеса на этот процесс. Как вы уже наверное догадались, подобный процесс является примером пассива. А теперь давайте подумаем, как можно обучить нового сотрудника без такой траты ресурсов.
Например, вы один раз создаете обучающий курс и каждому новому менеджеру вы просто даете доступ к системе обучения, например, на Platrum, после чего получаете грамотного сотрудника, который обучился самостоятельно и может классно выполнять свою работу. Подобные решения помогают бизнесу масштабироваться с минимальным количеством проблем. Ведь, когда ваше дело растет, наступает необходимость одновременно расширять много отделов. В результате чего из-за нехватки обучающих ресурсов люди начинают работать хуже из-за того, что их где-то просто не доучили. Продажи падают, сроки нарушаются и так далее. Чтобы этого не происходило, систему обучения, да и все системы и процессы в компании, изначально надо выстраивать из принципа активов.
Пассивы
А вот еще одна очень распространенная картина: подавляющее большинство менеджеров изо дня в день вспоминают про преимущества вашего продукта на ходу, тем самым, продавая ваш продукт не самым лучшим образом. Такое положение - это пассив в вашей компании. Чтобы создать актив, нужно собрать самых лучших продавцов в одной комнате и попросить составить самое крутое коммерческое предложение с самыми крутыми преимуществами вашего продукта. Когда они это сделают, вы раздадите это коммерческое предложение всем новым менеджерам. Так вы получите потрясающий инструмент и очень крутой актив.
Пассивом также называют какое-то действие, которое в будущем точно приведет к проблеме, а активом - действие, которое в будущем проблему уберет. Приведем еще один очень часто встречающийся пример. Если вы ведете клиентов в excel-файле и эти файлы доступны по ссылке. Или вся ваше база в блокноте, то проблем вам не избежать: базу украдут, блокнот потеряется, и в какой-то момент вы не сможете выполнить обязательства перед клиентами или опоздаете по срокам. И поверьте, это точно когда-нибудь случится. Активом в данном случает станет внедрение crm-системы. Да, вам придется потратить время, посмотреть ролики на ютубе, помучиться с настройкой, но зато у вас будет выстроенный процесс и, с большой долей вероятности, этот процесс защитит вас. Также вам придется найти софт, который помогает правильно хранить пароли. Например, мы сделали продукт Platrum, где можно бесплатно хранить пароли для внутреннего пользования.
Еще одна полезная привычка в управлении компанией - смотреть на список поставленных задач с точки зрения, является ли эта задача активом или пассивом. И если вы понимаете, что задача формирует пассив - формирует проблемы в будущем, или для достижения результата вам придется делать такое же действие, подумайте, как эту задачу конвертировать в актив. Для этого вам не нужна навороченная система task-менеджмента. Вы просто у каждой задачи ставите "А", если задача создает актив, и "П" - если пассив. Сам факт того, что вы маркируете задачи, очень сильно повлияет на вашу осознанность, и вам самим захочется конвертировать пассив в актив.
Третий принцип управления: здравый смысл
Итак, мы добрались до третьего принципа управления компанией - сохранение здравого смысла. Друзья, всегда сохраняйте здравый смысл. Если программисту ввести оплату за количество кода, то будет очень много бесполезного кода. Если платить дизайнеру за количество сделанных проектов, то получится много посредственных работ. Не стоит писать регламенты о том, как работать на компьютере. Или устанавливать правила для менеджеров по продажам о том, что клиентам нельзя грубить и хамить. Просто не следует нанимать людей, которые не умеют включать компьютер или брать менеджеров, которые не понимают очевидных вещей. А нужно создать документ для службы HR, согласно которому они будут набирать заведомо правильных менеджеров. Не стоит на начальном этапе внедрять очень сложную систему управления с миллионом задач, но стоит внедрить простой инструмент управления задачами, постепенно переходя на более сложные. В противном случае с большой вероятностью ничего не получится.
Итак, сегодня мы рассказали про три очень мощных принципа, используя которые управление компанией станет в разы эффективнее и приятнее.
