Содержание
Хорош тот хозяин, который не бегает каждый раз в погреб, чтобы проверить, сколько припасов у него осталось. И уж тем более ему не нужно «разгребать» путь к стеллажу. У него всё по полочкам. Все посчитано.
А как быть, если у тебя в обращении не только припасы. Как видеть всё свое имущество, не тратить часы на инвентаризацию и не разбираться в пропажах смартфона, пачки бумаги или заготовленных к ремонту строительных смесей?
Сегодня вести учет имущества помогают IT-инструменты, которые экономят время на бесконечные поиски. Но стоит ли вкладывать деньги, менять привычки и открывать новую дверь, если и так все работает? Пусть и немного поскрипывая.
Давайте разберёмся, почему современный метод ведения учёта имущества удобнее “дедовского” способа.
А в чем, собственно, проблема?
Довольно частая ситуация, когда вдруг понадобилась какая-то вещь, а ее не найти.
Например, нужно организовать рабочее место стажеру, а стол, который точно был, вдруг куда-то делся. Или руководитель попросил секретаря приготовить чай для гостей офиса, а “тот самый” подарочный сервиз не найти.
Офис-менеджер точно помнит, что заказывал 20 пачек бумаги, а в подсобке их почему-то 17. Во время генеральной уборки взяли и выкинули сломанный компьютерный стул, а во время инвентаризации оказалось, что он вообще-то стоит на учете. А после увольнения дизайнера ни гарнитуру не найти, ни планшет.
В общем, очень полезно знать, где находятся ваши стулья, столы, пачки бумаги и прочее. Это не просто облегчит расчет амортизации, поможет провести инвентаризацию, но и сэкономит вам нервы и деньги, которые, кстати, лучше на рекламу пустить.
Деньги любят счёт, а имущество – учёт
Контроль - король положения. Это неотъемлемая часть и основа прибыльного бизнеса. Каким бы порядочным не был коллектив, отсутствие контроля порождает соблазны взять то, что плохо лежит, игнорировать совесть, а вместе с ней и обязанности. Поэтому правильный учет имущества сэкономит деньги предпринимателя и убережет коллектив от искушения.
Благодаря учету предприниматель всегда будет знать:
- какое имущество и в каком количестве есть в компании;
- кто несет за него ответственность;
- когда пришло время заменить имущество в случае износа или поломки;
- как рассчитать амортизацию;
- как сократить расходы.
Как учитывать имущество компании
Скажем прямо, самое главное - вести учет имущества. Не оставлять на “авось”, не думать, что ваша фирма слишком маленькая и вам это не надо, не рассчитывать на порядочность сотрудников. Главное - начать фиксировать все оборудование, мебель, технику, канцелярию и остальные блага современного офиса. Как вы это будете делать - вопрос второй.
Можно учитывать все в блокноте или в Excel таблицах. Конечно, это не очень удобно, но зато не требует вложений, и вести учет можно в свободной форме.
Правда такой метод не исключает:
- ошибок и случайного удаления данных;
- потерю бумажных документов;
- разногласий в действиях сотрудников;
- трату времени на передачу документов в бухгалтерию;
- недостачи;
- долгий поиск имущества и ответственных;
- многочасовые инвентаризации;
- потерянное время;
- ссоры в коллективе;
- обвинения в воровстве.
Другое дело - наличие программного обеспечения. Автоматизированный учет имущества компании исключает эти неприятные моменты и позволяет:
- оперативно вносить все имущество в единую систему;
- отследить всю “историю” по имуществу: когда поступило, кто был ответственный, кому передали;
- закрепить имущество за ответственным сотрудником;
- увидеть результаты проведения инвентаризации;
- провести аналитику стоимости закупки имущества;
- настроить автоматический учет амортизации и учесть ее в финансовых документах;
- прогнозировать, через какое время понадобится закупка нового имущества;
- вести учет имущества компании без долгих мучений;
- управлять программой из любой точки.
Конечно, столы, стулья и компьютеры сами себя не посчитают. Будь то тетрадь на столе кладовщика или специальная программа в компьютере, сначала придется потрудиться и внести все имущество в программу, чтобы навести порядок.
Выводы
Бесконечный поиск имущества, инвентаризация и расчет амортизации отнимает время не только у сотрудников, но и у руководителей. А руководители должны сосредоточиться на решении стратегических вопросов, а не на постоянном розыске вещей.
Очевидно, что нужно вести учет имущества, и делать это в специальной программе гораздо удобнее, чем вести тетрадь или таблицу в Excel. Конечно, вам придется потратиться на покупку доступа к программе и обучить сотрудников, как ей пользоваться. Зато потом вы точно будете знать все про свое имущество и сможете быстро понять, где тот самый сервис.
Неучтенные столы и стулья могут прилично испортить финансовый отчет и поиграть на ваших нервах. Так что советуем не экономить на автоматизированном учете имущества. В конечном итоге вы выиграете время и деньги.
Также читайте: Как провести инвентаризацию имущества
