13 правил руководителя

В статье рассказываем о негласных правилах, которые помогут стать руководителю эффективнее.

Эти 13 правил руководителя составлены на основе нашего опыта управления. Хотим поделиться ими с предпринимателями и линейными руководителями, чтобы помочь выстроить сильный менеджмент в организации.

1. Соблюдайте договоренности

Всем участникам команды важно соблюдать договоренности. Но для руководителей это одно из важнейших правил. Выполняйте все данные обещания и договоренности. Или заранее сообщайте о возникших сложностях или изменении сроков.

2. Будьте ответственны

Осознавайте себя причиной всего происходящего и никогда не перекладывайте ответственность на другого человека. Если ваш сотрудник сделал что-то, что привело к негативным последствиям, то это ответственность руководителя. Если другой член команды сделал действие, повлиявшее на отдел — это тоже ответственность руководителя. Значит, вы создали ситуацию, где другой человек может повлиять на работу подчиненных.

3. Проявляйте эмпатию

Эмпатия —  умение понимать, какие эмоции испытывает человек. Осознание того, какие эмоции движут человеком, помогают эффективно мотивировать и повышать его продуктивность. Задавайте себе вопрос: «Что бы я чувствовал на месте своего сотрудника? Какие эмоции я бы испытал, столкнувшись с такой проблемой?». Научитесь понимать людей, чтобы успешно руководить ими.

4. Будьте прозрачны

Всегда озвучивайте то, что думаете. Компания будет более эффективна с  руководителями, которые открыто говорят о том, что их беспокоит, не устраивает. Но помните об эмпатии, особенно в отношениях с подчиненными. Подбирайте правильные слова и преподносите информацию аккуратно.

5. Задавайте себе вопросы

Прежде, чем поделиться информацией, спросите себя кому и с какой целью вы хотите это сказать. После этого решите как говорить. 

Обращаясь к команде, преподносите информацию в позитивном ключе, делитесь хорошими новостями и мотивируйте сотрудников. Руководителю открыто говорите о сложностях и личных переживаниях, так как его задача — помогать решать проблемы.

Например, в компании произошел инцидент. Начните задавать себе вопросы: "Что я хочу сказать?" — сообщить об инциденте. "Кому?" — руководителю и подчиненным. "С какой целью?" — от руководителя ожидаю помощи и поддержки, а сотрудникам необходимо сообщить информацию так, чтобы они знали, как с ней работать. 

Поэтому руководителю вы говорите: «У нас проблема, я не знаю, что делать», а сотрудникам: «мы обнаружили проблему, скоро мы придумаем решение и всё наладится».

6. Давайте обратную связь

Всегда давайте качественную обратную связь своим коллегам и подчиненным. Не надейтесь, что сотрудники поймут свои ошибки по вашему недовольному тону. Давать обратную связь, особенно негативную, очень сложно, главное - помните об эмпатии.

Воспринимайте обратную связь в свой адрес адекватно. Это невероятная точка роста для любого участника команды, особенно для руководителя. Это поможет исправить ошибки и стать лучше.

7. Делегируйте

Когда руководитель берет все на себя, со временем он погрязнет в рутине и не сможет выполнять свою основную функцию — развивать направление. Поэтому делегирование - один из основных навыков руководителя. 

Делегировать правильно не так просто, как кажется. Одна из главных проблем делегирования — страх, что исполнитель сделает задачу хуже, чем вы. Чтобы этого избежать, обговаривайте с исполнителем ожидаемый результат задачи, сроки и инструменты для ее выполнения. Установите промежуточные точки контроля, чтобы иметь возможность скорректировать процесс.

8. Не переоценивайте опыт

Ориентируясь на опыт, помните о принципе разумности. Опыт играет роль в ближайшей перспективе. Если что-то не получилось сейчас, то на данный момент стоит поискать альтернативы. Но если что-то не получилось год назад, то сейчас - самое время попробовать снова. 

Не предавайте забвению классные идеи, которые не получилось реализовать несколько лет назад. Также не бейтесь каждый день в закрытую дверь, лучше поищите открытую.

Еще одна управленческая ошибка — оценивать человека по его прошлым заслугам или ошибкам. Если сотрудник всегда работал эффективно, а последний год не выполняет показатели, не закрывайте глаза на проблему, оправдывая, что «он уже 3 года с нами и раньше все было хорошо». Также если сотрудник год назад совершил критическую ошибку, не блокируйте его рост сомневаясь в нем. Оценивайте людей по нынешнем заслугам, не забывая о здравом смысле.

9. Не полагайтесь на авторитеты

Вышестоящий руководитель может ошибиться. Перед тем, как реализовать решение, предложенное руководителем, убедитесь, что это принесет пользу отделу и компании в целом. 

Не принимайте отказ, если не понимаете причину или не согласны с ней. Всегда отстаивайте интересы своего отдела и компании.  Если есть несогласие с решением руководителя, обращайтесь к руководителю выше.

Руководитель — не олицетворение компании, ее целей и замыслов. Это инструмент, который помогает достигать результата.

10. Будьте последовательны

Для развития отдела руководитель создает новые процессы. Но как новые, так и созданные ранее процессы необходимо контролировать и улучшать. Необходимо соизмерять пользу от создания нового процесса и время на его поддержание в рабочем состоянии.

Многие руководители совершают ошибку, когда придумывают множество полезных и интересных нововведений. Но не учитывают, что их надо постоянно контролировать, держать в фокусе и проверять. Например, создают новые каналы в Slack, клиентские каналы в мессенджерах или страницы в соцсетях. И со временем в компаниях копятся забытые Google формы и соцсети, в которых давно не было сообщений. Такие процессы могут навредить как работе руководителя, так и компании в целом. 

Например, был создан файл для сбора предложений по улучшению работы отдела. Предложения проработали, а форму не удалили. Новичок видит форму, пишет свое предложение и ждет обратной связи. Но не получает ее, так как форма забыта. Теперь сотрудник думает, что компании не интересно его мнение и предложение. Поэтому закрывайте процессы сразу же, как они закончились.

Другая сторона, когда руководитель так увлекается созданием и отлаживанием процессов в одной области, что не замечает упущения в другой. Например, повышая качество работы сотрудников, забывает о росте численности отдела. В итоге в отделе есть все для качественной работы, а работать некому. 

Руководитель должен всегда рассчитывать свое время и ресурсы, строить планы и придерживаться их, иначе процессы поглотят его. Чтобы этого не случилось:

• закрывайте процессы, которые не приносят пользы или нет возможности их поддерживать. 
• перед созданием нового процесса посмотрите, что можно доработать, получив такую же пользу.
• не начинайте новые процессы, когда нет времени на их отлаживание и обслуживание. 
• перепроверяйте, что развитие идет методично по всем направлениям, а не в одну сторону.
• помните, что множество открытых циклов замедляют работу, поэтому старайтесь не усложнять, а упрощать.

11. Сообщайте о проблемах

Худшее, что можно сделать с проблемой — умолчать о ней. О любой проблеме сразу сообщайте своему руководителю. Не важно, в каком отделе произошла эта проблема: в вашем или в смежном.  Даже если вы знаете, как ее устранить и уже приступили к действиям, расскажите о ней. Ведь эта проблема могла коснуться других отделов. 

Если мы говорим о проблеме в другом отделе, сообщите как руководителю отдела, в котором она обнаружена, так и своему руководителю. 

12. Решайте проблемы сразу

Решайте проблемы сразу, не ждите их обострения. Если заметили незначительную, на первый взгляд, проблему, лучше сразу устраните ее. Не стоит ждать, когда проблема обострится и нанесет компании ущерб.

13. Оптимизируйте

Если вы заметили нечто, что кажется неоптимальным, но не является проблемой, сообщите об этом и постарайтесь исправить. Важно понимать, что такие «мелочи» приводят к проблемам. 

Например, на полу лежит один фантик, и это некритично. Но если его не убрать и не установить правила по уборке, то через время вы не откроете дверь кабинета из-за подпирающей горы мусора.

Соблюдая эти простые правила, можно избежать большинство проблем, связанных с менеджментом.

Также читайте: Чем перфоманс ревью лучше KPI