Любой руководитель обязан хорошо понимать, как должно быть организовано управление финансами компании. Без этого просто невозможно достичь успеха. Но часто владельцы бизнеса и их топ-менеджеры думают, что финансы это очень сложно и непонятно. Есть мнение, что финансовый менеджмент нужен только в больших компаниях. А главное - руководители не понимают как организовать систему управления финансами, чтобы избавиться от головной боли. Из-за этого в бизнесе возникает ряд проблем, связанных с этой областью деятельности.
Рассказываем про финансовый менеджмент и распространенные шибки в его организации.
Ошибка №1
Смешивать личные финансы и деньги компании. Из-за этого в финансах компании постоянный бардак, у собственника опускаются руки. Чтобы этого не происходило, нужно разделить личные финансы и деньги компании, назначить собственнику зарплату как топ-менеджеру. Создайте отдельные кассы для собственника и отдельно для компании.
Ошибка №2
Кассовые разрывы. Из-за этого компания оказывается в долгах, сотрудникам не выплачиваются зарплаты, бизнес может разориться. Обеспечить финансовый резерв в размере одного месяца постоянных затрат компании, не оплачивайте расходы без заявок, запретите вносить в расходы сумму больше, чем в согласованной заявке. Согласовывайте финансовые заявки от сотрудников, которым необходим бюджет на рабочие цели. Сотрудник составляет финансовую заявку, согласовывает ее с руководителями и сумма добавляется в план по расходам. Так руководство компании сможет планировать расходы и избежит непредвиденных трат.
Ошибка №3
Много Excel-таблиц = управленческий учёт. Нужно долго разбираться в эксельках, высока вероятность ошибки. Чтобы этого избежать необходимо использовать три базовых отчёта (ДДС, Баланс, P&L) в одной системе.
Вы можете использовать любой сервис по ведению финансов компании. Но если вы не эксперт и у вас нет своего бухгалтера, то в найдите удобный сервис финансового учета, где есть простые конструкторы финансовых отчётов, в которых сможет разобраться любой сотрудник.
Ошибка №4
Выделять деньги и оплачивать счета без заявок. Из-за этого может не хватить денег на одобренную заявку, ломается весь процесс финпланирования, появляются “дыры” в бюджете. Чтобы этого не происходило нужно описать процесс подачи заявок и довести его до сотрудников. А также следовать правилу: “нет одобренной заявки=нет денег”. Просите сотрудников запрашивать выделение средств и обосновать необходимость затрат. Для этого сотрудник может отправить вам письмо на почту или же воспользоваться инструментом финансового планирования от Platrum, в котором можно создавать и согласовывать финансовые заявки.
Ошибка №5
Одобрять заявки на основании планируемого дохода. При таком подходе нет 100% гарантии, что деньги поступят. Если деньги не поступят, необходимо повторно проводить финансовое планирование, менять приоритеты по всем заявкам. Следует опираться только на те деньги, которые есть на момент проведения финансового планирования.
В Platrum есть возможность выбрать период планирования и создавать заявки для будущих периодов. В случае, если заявка отклоняется в текущем периоде, она может быть рассмотрена в следующем.
Ошибка №6
Не обосновать заявку на выделение средств. Из-за этого непонятны возможные риски, если заявку не оплатить. Высокая вероятность отклонения заявки. Чтобы этого избежать нужно внедрить инвестиционный подход к заявке “На что надо потратить сегодня, чтобы получить больше дохода и результата завтра?”
Финансовый менеджмент - необходимый инструмент для роста и развития компании на равне со стратегическим планированием или построением успешной команды. Управление финансами помогает контролировать доходы, расходы и перемещения денежных средств в компании, вести финансовый и управленческий учёт и строить детальные отчёты, в которых вы сможете прозрачно и наглядно увидеть данные о движении средств. Создайте систему, в которой сотрудники смогут создавать финансовые заявки на выделение средств на свои бизнес-задачи. Так, траты компании будут спланированы наперед. Возьмите под контроль расходы в бизнесе и увидите результат.
