Содержание
Рассказываем, как производитель текстиля ROYALTEX внедрил Структуру компании, Базу знаний и Академию, чтобы наконец автоматизировать адаптацию персонала и сократить время выхода сотрудника на должность и освободить ценное время собственника от этих рутинных задач.
Семейная компания «Ройал Текс» - это крупный производитель и поставщик текстиля из Иваново. Компания более 7 лет занимается оптовыми поставками тканей и за это время реализовали более 5 млн метров тканей и трикотажных полотен.
Основные запросы, которые хотелось решить
- Описать основные задачи каждой должности и привязать к ним показатели эффективности для каждого сотрудника, чтобы привязать к KPI динамическую часть зарплаты.
- Сделать так, чтобы каждый сотрудник в компании понимал, за что он отвечает и на какие цифры он может и должен влиять. Через внедрение метрик усилить мотивацию и вовлеченность каждого сотрудника.
- Описать базовые бизнес-процессы и создать статьи, чтобы руководителям и опытным сотрудникам не приходилось лично вводить новых сотрудников в курс дела. Создать систему, при которой можно удобно и быстро дополнять материалы, опираясь на вопросы, которые задают сотрудники и улучшать их до тех пор, пока вопросы не закончатся.
- Получить такую систему, которая бы управлялась на основе цифр и минимально бы зависела от уровня обученности сотрудника.
Какие цели были поставлены
А также:
- Делегировать функции по обучению сотрудников
- Оптимизировать способы взаимодействия между отделами
- Создать рабочие инструкции, материалы и регламенты для сотрудников
- Построить автономную систему обучения сотрудников через Базу знаний и Академию.
Для выполнения поставленных целей была проведена серия интервью со всеми руководителями департаментов от Администрирования до Производства, чтобы детально изучить все процессы компании.
Работа предстояла масштабная и кропотливая, поэтому была создана группа в мессенджере, где прописывались планы и отчеты по проделанной работе, а также оперативно держалась связь со всеми ключевыми сотрудниками.
Создание структуры компании
Первым шагом была создана структура компании, где нужно было отобразить:
- кто за что отвечает (распределение задач и зон ответственности).
- кто кому подчиняется (иерархия и отношения подчинения).
- как взаимодействуют отделы и сотрудники в компании (каналы коммуникации и принятия решений).
Проведя интервью с каждым из руководителей удалось чётко прописать обязанности, ответственность и результат работы каждой должности, за который сотрудник получает заработную плату.
Примеры результатов должности в компании:
- менеджер по продажам (хантера) — поступление выручки в заданном объёме.
- лидоруб — количество состоявшихся встреч хантера.
- маркетолог — количество квалифицированных отделом продаж заявок.
В результате разработки и внедрения структуры компании заметили, что:
- четкое распределение задач между сотрудниками помогло сократить время на выполнение работы;
- ускорилось принятие решений, так как стало понятно кто и за что отвечает;
- возросла ответственность, так как каждый сотрудник и отдел теперь знают свои зоны ответственности и цели, которых они должны достичь;
- коммуникация между отделами стала более прозрачная и эффективная.
Работа компании стала больше похожа на отлаженный механизм, а не на группу разрозненных людей.
Формирование и запуск корпоративной Базы знаний
Было очевидно, что без хорошей базы знаний, где будут собран и систематизирован весь опыт и знания компании, делегировать обучение будет сложно. Но на текущем этапе системы как таковой не было: множество документов находились в разных облачных хранилищах или на компьютерах сотрудников. Искать, обновлять и использовать их было сложно.
Хотелось, чтобы новая база знаний была понятной, актуальной и доступной.
Как удалось этого достичь:
- Сбор и переработка всех существующие документов.
- Написание недостающих статей, инструкций и с добавлением для наглядности скриншотов, скринкастов и видеоматериалов.
- Получение ревью от ведущего эксперта предметной области, чтобы повысить качества материалов базы знаний. Эксперт проверял корректность изложения материала, в том числе логичность и последовательность изложения.
- Использование макросов и надстроек, позволяющих раскрывать подробности и расшифровки только в случае, если в них есть необходимость. Это решило вопрос с подготовкой читателей разного уровня знаний: для специалиста статья будет изложена профессиональным языком, а для новичка будет содержать расшифровку терминов и ссылки на статьи по смежным вопросам.
- Создание единого стиля и правил написания и оформления статей в базе знаний: регламентированный порядок изложения в едином стиле, порядок фиксации изменений, дополнений и т. п.;
- Сбор обратной связи от пользователей в виде оценки и предложений по расширению/сокращению/изменению формулировок, порядка изложения/структурирования и т. п. по результатам использования материала. Обратную связь могут оставить все заинтересованные.
- Обработка предложений от сотрудников по улучшению Базы знаний и обновление статей и материалов с учетом возникающих проблем и ответов на вопросы сотрудников.
В результате информация стала удобна для изучения новыми сотрудниками.
Автоматизация обучения: от парты к компьютеру
Когда база знаний была готова, на ее основе была внедрена автоматизированная система обучения персонала. Если до этого обучение сотрудников проходило в кабинетах компании под руководством ведущих специалистов и управленцев отделов, то сейчас сотрудники самостоятельно в единой цифровой системе изучают правила и регламенты, узнают о компании, знакомятся с особенностями продукта и узнают об особенностях должности.
После обучения, тут же в системе, сотрудники проходят тестирование на проверку знаний. Все вопросы система формирует и проверяет автоматически. Если знаний недостаточно, сотруднику придется заново перечитать статью и пройти тест.
В результате компания смогла решить свой основной запрос - делегировать обучение системе и освободить от этого рутинного процесса ценных работников компании, которые теперь решают более важные задачи.
Результаты автоматизации и внедрения Platrum
- Ускорилось принятие решений, выросла личная ответственность сотрудников, взаимодействие между отделами стало более эффективным.
- Внедрены метрики, к которым привязана зарплата сотрудников.
- Знания компании систематизированы и централизованы.
- Создана единая, актуальная и доступная цифровая система обучения.Обучение полностью автоматизировано.
Главное, что компания создала сильный фундамент для роста и масштабируемости. И у нее есть система, которая минимизирует зависимость бизнеса от человеческого фактора и уровня обученности конкретного сотрудника.
Также читайте: Почему у других бизнес работает без владельца, а у вас нет? Реальный кейс выхода из операционки
