Как бесплатно обучать сотрудников

Собственников бизнеса часто волнует вопрос, есть ли смысл обучать сотрудников, когда в любой момент они могут поменять место работы и полученными знаниями усилить конкурента.

Рассказываем, зачем и как бесплатно обучать сотрудников внутри компании. Вы узнаете о форматах обучения и о том, как автоматизировать этот процесс в бизнесе. Дадим конкретную структуру, в каком порядке, и чему учить сотрудника.

Зачем обучать сотрудников

Обучение сотрудников - это прежде всего, инвестиция в бизнес. Иначе люди просто не смогут работать в соответствии с принятыми правилами и стандартами компании. Без обучения владелец не сможет рассчитывать на эффективную работу и увеличение прибыли.

Не рассматривайте обучение, как награду или поощрение за заслуги. Обучение - это часть бизнес-процесса. Оно помогает организации функционировать и реализовывать поставленные задачи.

Без организованного обучения невозможно масштабировать бизнес. Так как при расширении организации, открытии филиалов или роста отдела продаж требуется все больше грамотного персонала. Необходима отлаженная система обучения новых сотрудников, чтобы они не терроризировали руководителя, не ошибались в работе с клиентами, и не задавали тысячу одинаковых вопросов.

Цель обучения сотрудников - это повышение их квалификации в рамках должности и соответствие их действий стандартам, принятых в компании.

Например, менеджеры по продажам должны соблюдать определенные речевые скрипты при разговоре с клиентом, отрабатывать возражения, соблюдать политику в отношении скидок. Разработчики должны писать код по определенным стандартам, а маркетологи должны продвигать продукт, учитывая его сильные стороны и ценности компании.

Преимущества обучения сотрудников:

• повышение мотивации персонала
• повышение лояльности к компании, 
• самостоятельность сотрудников в решении задач;
• снижение риска текучести кадров;
• повышение результативности и прибыли компании;
• привлечение новых кадров.

Форматы обучения сотрудников

Рассмотрим два формата корпоративного обучения сотрудников: внутреннее и внешнее получение знаний.

Внутренняя система обучения в компании или бесплатное обучение. Для сотрудников, это безусловно так, но не надо забывать, что компания тратит на организацию обучения ресурсы.

Обучение происходит силами компании. Это может быть 

• обучение сотрудников на рабочем месте, когда руководитель обучает группу стажеров;
• наставничество, когда самый сильный сотрудник берет под свое крыло новичка;
• онлайн обучение сотрудников - самостоятельное изучение инструкций или просмотр заранее записанных лекций.

При таком формате сотрудник обучается без отрыва от производства. Он работает, выполняет функции и показывает первые результаты. Если результаты растут - обучение можно продолжать. Так компания пропорционально инвестирует в сотрудника в зависимости от результатов.

Внешнее обучение - обучение проводят нанятые тренеры по своим программам. В зависимости от договоренности между работодателем и сотрудником оплачивает обучение одна из сторон. Если оплату на себя берет компания, то обучение финансируется тем сотрудникам, кто показывает высокие результаты или тому кто занимает определенную должность. Это должны быть вовлеченные, преданные компании люди.

Как организовать обучение сотрудников

Рассмотрим бесплатное обучение сотрудников, организованное силами компании. Создавая курсы, по приведенной ниже структуре вы сможете снять с себя множество проблем, связанных с введением в должность и адаптацией новеньких.

Корпоративное обучение новых сотрудников

Темы для обучения новеньких сотрудников должны включать в себя общие знания о компании и специфические знания должности.

Общие знания

Процесс обучения сотрудников предполагает:

1. Изучение продукта компании. Расскажите сотрудникам о ценности продукта для клиентов, в чем его уникальность и преимущество перед конкурентами.

2. Изучение миссии компании. Объясните для чего работает компания, в чем глобальный смысл ее деятельности, а значит и работы каждого человека в ней. Сотрудники, которые знают, зачем существует компания, более мотивированы на работу и не воспринимают компанию, как средство по зарабатыванию денег. Многим людям важно, где они работают и что создают.

3. Знакомство с целями компании на квартал, год и пять лет. Озвучьте цели компании и объясните почему они звучат именно так.

4. Знакомство с историей компании. Как зародилась компания, этапы ее развития, что способствовало ее трансформации.

5. Изучение политики компании - общие правила и стандарты. Например, правила корпоративного общения, дресс-код, рабочий режим.

Подробно о том, что такое политика компании, рассказали в статье.

Обучение сотрудников по должностной инструкции

В данном разделе обязательного обучения сотрудников объясняется, что нужно делать, чтобы качественно выполнять функции на должности.

1. Название должности. Удивительно, но многие сотрудники не задумываются о названии должности. Но именно она дает общее понимание о деятельности.

Например, менеджер по продажам - это не просто продавец, это человек, управляющий личными продажами. Он следит за заказом и предпринимает действия, чтобы он дошел до оплаты. Менеджер проектов - сотрудник, управляющий целями, людьми, ресурсами, планами и дедлайнами проекта.

2. Замысел должности. Объясните с какой целью возникла эта позиция в компании и зачем она существует.

Например, должность аккаунт менеджера существует для того, чтобы заботиться о клиентах и “не бросать их”, когда заявка уже отработана в отделе продаж, но еще не перешла в производство.

3. Продукт должности. Расскажите о результате, который должен производить человек на должности.

Например, маркетолог производит рекламные компании, воронки и лиды. Hr-менеджер - - закрытые вакансии, копирайтер - статьи и рекламные тексты.

4. Главная метрика должности. Расскажите, к какой метрике привязана должность, то есть к какому результату должен стремиться сотрудник. Именно к метрикам привязывается заработная плата сотрудников.

Например, метрика маркетолога - это количество теплых лидов, которые пришли с его рекламы. Метрика hr-менеджера - это сотрудники, которые успешно прошли испытательный срок.

5. Объяснение, кто является руководителем. Объясните, человеку кому он подчиняется. Так у него не будет вопросов, что делать, когда задачи приходят от разных людей и какие задания ставить в приоритет.

6. Рассказ о системе мотивации. Приведите примеры и формулы расчета.

О том, как внедрить денежные бонусы, рассказали в статье.

7. Описание полномочий: что он может делать самостоятельно, не согласовывая с руководителем. 

Например, без согласования менеджер по продажам может давать скидку до 5%.

8. Технология должности. Опишите, что конкретно должен делать сотрудник. По возможности распишите конкретные шаги.

Например, что нужно сделать, чтобы закрыть клиента.

Повышение квалификации сотрудников

Кроме обучения новеньких сотрудников, компании организовывают повышение квалификации команды. Оно проводится, чтобы улучшить и актуализировать знания и навыки сотрудников определенной специальности. Повышение квалификации помогает быть в тренде, применять последние технологии в решении задач и оптимизировать бизнес-процессы.

Сотрудники начинают глубже разбираться в вопросах и смотреть на привычные обязанности под новым углом, что приносит прибыль компании.

Повышение квалификации в рамках компании помогает:

• воспитать профессиональные кадры;
• актуализировать знания сотрудников, например по продукту, особенно если это технически сложный продукт;
• овладеть новыми навыками, например по планированию, делегированию, расстановки приоритетов в задачах, тайм-менеджменте и т.д, или изучение новых программных обеспечений, которые внедряются в организации;
• повысить мотивацию сотрудников;
• уменьшение текучести кадров, так как у человека появляются возможности для карьерного роста.

Повышать квалификацию сотрудников можно на рабочем месте. Как может происходить корпоративное обучение в этом случае:

• Обмен опытом. Например, сотрудники разных филиалов делятся полученными наработками в продажах.
• Смена должности, с целью понимания нюансов работы организации.
• Ассистирование - эффективно при смене должности внутри компании. Например, сотрудник готовится занять руководящую должность и часть рабочего времени выполняет роль помощника вышестоящего руководителя.
• Проектные группы - над проектом работают люди с разными навыками. Происходит интерактивное обучение и получение необходимых навыков и знаний.
• Кейс-обучение - сотрудники учатся решать реальные задачи на примерах из жизни компании.
• Продуктовые дни - вебинар или офлайн встречи об изменениях в продукте.

Автоматизация обучения сотрудников

Когда требуется обучить большое количество персонала и проверить их знания, не обойтись без автоматизации обучения:

• масштабирование компании, быстрый рост;
• открытие новых филиалов по всей территории;
• текучесть кадров;

Автоматизация обучения начинается с создания инструкций. Пока все правила компании передаются “из уст в уста”, ни о какой автоматизации не может быть и речи. Унифицируйте существующий порядок. Начните с наиболее важных областей. Пишете простым языком и приводите примеры из практики компании.

Подробно о том, как писать инструкции для сотрудников, рассказали в блоге.

Автоматизированные системы позволяют обучить сотрудников по единым стандартами и управлять обучением персонала. Сотруднику просто выдается пароль, он заходит на корпоративную платформу обучения и получает доступ к знаниям. По окончанию обучения он проходит тест. 

Например, федеральная сеть строительных магазинов часто набирает операторов колл-центра, или издательство, которому постоянно требуются редакторы. Новенькие сотрудники заходят на корпоративный портал и обучаются самостоятельно.

Для организации такого обучения существуют специальные платформы корпоративного обучения, например Platrum. Они позволяют решать несколько задач.

• создание базы инструкций и регламентов, которые можно изучать дистанционно в любой момент.
• создание специализированных дистанционных курсов. Например, курсы обучения менеджеров по продажам, курсы для hr-специалистов и т.д. Это могут быть видео или аудио уроки, игровые задания. Сотрудник проходит курсы, без участия руководителя или тренера.
• удаленное администрирование обучения - назначение курсов, выдача доступов, установка сроков прохождения.
• проверка знаний сотрудников. В конце курса, человек проходит тестирование, которое помогает оценить результаты прохождения и при необходимости назначить повторное прохождение курсов.
• анализ результатов обучения. Возможность составления отчетов по пройденным, незавершенным и самым популярным курсам.

Преимущества автоматизации обучения:

1. Сокращение затрат компании на организацию традиционного обучения или на оплату контрагентам.
2. Возможность обучать сотрудников в любом месте в любое время.
3. Регулярное обучение персонала без отрыва от производства.
4. Возможность повышения квалификации сотрудников.
5. Унифицированные стандартизированные знания.

Автоматизация поможет сэкономить ценное время руководителей и унифицировать знания по всей организации. Создайте курс на платформе по обучению, внедрите тестирование и следите за статистиками прохождениями курсов.

Теперь вы знаете как обучать сотрудников бесплатно, организовывая курсы внутри компании собственными силами. Создавайте регламенты, записывайте аудио и видео уроки, транскрибируйте их в текстовые лекции. В инструкциях приводите успешные и не успешные примеры. Бесплатное обучение сотрудников поможет быстро масштабироваться, так как новенькие быстро узнают, как работают процессы в компании, они будут знать продукт, как он работает и все необходимые скрипты.

Также читайте: Проверка знаний персонала