Содержание
Рассказываем, как сертифицированный партнёр Platrum PELLER MEDIA помог компании навести порядок в бизнесе, внедрив инструменты автоматизации бизнеса.
| До | После |
| Сотрудники с разными проблемами шли напрямую к руководителю компании. | Внедрение структуры компании показало сотрудникам схему подчиненности и все функции: кто за что отвечает, кто чем занимается. Теперь они знают к кому обратиться за решением проблемы. |
| Руководители тратят много времени на операционную деятельность, а хочется заниматься стратегическими задачами. | У руководителей появились главные метрики, дашборд и координации. Внедрение Platrum сплотило команду руководителей, и они стали активно проявлять инициативу в вопросах развития компании. |
| Регламенты хранятся в папке, универсальной для всех сотрудников, в распечатанном виде: неактуально, неудобно, мало информации. | Появилась оцифрованная структурированная База знаний с удобным поиском и актуальными регламентами. |
| Обучение новых сотрудников проходит по системе наставничества. Постоянные сотрудники в это время не выполняют свою основную работу. | Обучение стало автоматизированным, сотрудники перестали тратить время на наставничество и стали работать на результат. |
По словам руководителя отдела развития Кристины Волковой: “По факту, Platrum объединил людей в компании”
Транспортная, логистическая компания ООО «ЦЕНТРАЛ ТРАНС» с 2010 года организовывает междугородние и международные перевозки любой сложности и услуг спецтехники на территории России и стран СНГ. В компании работает более 50 сотрудников.
Цифры:
- 1546 единиц — транспортных средств в оперативном управлении;
- 756 000 тонн — грузов клиентов перевезено за время работы компании;
- 680 000 000 т-км — грузооборот компании с момента основания
- 12 стран — направления перевозок всеми видами автомобильного транспорта
Проблемы, с которыми столкнулась компания
Из-за резкого увеличения штата в управлении компанией начался хаос и появилась острая потребность в структурировании и автоматизации процессов. Руководители тратили много времени на операционную деятельность, а хотелось заниматься стратегическими задачами.
Было важно, чтобы линейные сотрудники начали слышать непосредственных руководителей. Хотелось, чтобы команда руководителей проявляла большую инициативу в вопросах развития компании.
С чего начинали структурирование бизнеса
В декабре 2021 года руководство компании обратилось к партнёрам PELLER MEDIA за лицензиями Platrum без дополнительных услуг. Но когда компания стала стремительно расти, было принято решение воспользоваться услугами внедрения инструментов с сопровождением, при котором ведётся подробная работа с каждым руководителем отдела.
Структура компании
Внедрение начали со структуры компании. Клиенту было важно, чтобы новые сотрудники понимали уровни подчиненности в компании и свои функции: кто за что отвечает, кто чем занимается.
Проблема:
Раньше сотрудники с разными проблемами шли напрямую к руководителю компании.
Евгений Тихонов, руководитель компании: “Как будто я один за все отвечал в компании, но это не так, и хотелось дистанцироваться и чтобы коллеги самостоятельно принимали решения и знали когда, к кому нужно обращаться по каждому вопросу”.
Основная сложность в создании структуры состояла в многофункциональности коммерческого департамента: отдел продаж разбит на несколько направлений и на разные сегменты рынка. В компании обширная система получения лидов: тендеры, госзаказы и прочее.
Также логисты компании занимаются как продажей услуг компании, так и исполнением обязательств по договору. Один и тот же сотрудник может принимать заказ, подбирать транспортную компанию, ставить машину на рейс, и также контролировать порядок оплат от клиента. Нужно было разобраться в хитросплетениях уровней подчинения.
Итог внедрения структуры
Была создана структура с учётом специфики компании и проведено обучение сотрудников.
Описание и продукт каждой должности, подробно расписанные функции – оказались крайне необходимыми инструментами для жизнедеятельности компании.
Например:
НАЙМ И АДАПТАЦИЯ СОТРУДНИКОВ (HR) Продукт: Нанятые сотрудники, прошедшие испытательный срок с отличными результатами.
РАЗРАБОТКА РЕКЛАМНЫХ МАТЕРИАЛОВ (РУКОВОДИТЕЛЬ НАПРАВЛЕНИЯ) Продукт: Качественно и в срок разработанные рекламные материалы с высокой конверсией в целевое действие.
В создании структуры активное участие принимали генеральный директор и HR.
Внедрение метрик
После того, как определили продукт работы каждого департамента и каждого отдела начали внедрять метрики. При создании метрик стало понятно, что у некоторых руководителей был неправильно определен продукт должности, поэтому работа с метриками помогла их скорректировать.
Начали с главных метрик для руководителей отделов. Например, для Руководителя отдела логистики были внедрены такие показатели:
- сумма операционной прибыли отделом самостоятельно;
- сумма операционной прибыли через РОЛ.
Цель РОЛ — плавно снять с себя функции продаж (в т.ч переговоры с ключевыми клиентами) и делегировать их подчиненным, чтобы направить внимание на стратегическое развитие отдела.
Динамика метрик покажет, получается ли достигать цели, и поможет вовремя среагировать, если – нет.
Главные метрики всех руководителей были выведены на основной дашборд. Так можно наглядно оценить результаты каждого, и с учетом подведенных итогов, обсудить планы предстоящей недели. Руководитель компании отметил, что благодаря этому инструменту сплоченность команды заметно увеличилась.
Для сотрудников-специалистов также были внедрены метрики. Их определяют и назначают непосредственные руководители. Хорошее владение этим инструментом — одна из компетенций управленца.
Руководители заполняют все метрики еженедельно, сотрудники (в зависимости от должности) — ежедневно или еженедельно.
База знаний и Академия
До знакомства с Platrum все регламенты хранились в специальной папке, универсальной для всех сотрудников, в распечатанном виде. Из-за этого:
- было невозможно быстро найти нужный раздел;
- редко актуализировали информацию;
- новых сотрудников обучали через систему наставничества и когда сотрудник понимал, что в папке нет нужной информации он обращался к наставнику, на которого ложилась основная нагрузка по обучению.
С появлением Базы знаний Platrum:
- стали заметны недочеты и ошибки в имеющихся регламентах, и их начали усовершенствовать;
- информацию разбили на разделы по направлениям работы в компании.
- появились папки отделов, папка для передачи информации от одного отдела другому, папка для всех сотрудников и папка только для руководителей;
- новые статьи в БЗ появляются на основе решения проблемных ситуаций: решение проблемы подробно описывается и вносится в соответствующий раздел;
- на основе статей создаются обучающие программы и аттестации сотрудников в форме тестирования.
Например, экзамен по договорам компании разбит на 3 блока вопросов по направлениям логистики. Здесь много открытых вопросов, чтобы сотрудники внимательнее вникали в статьи.
Пока сотрудник не пройдет обязательные тесты, он находится в статусе ”ученика-стажера” и не может выполнять свои обязанности: получать лиды, оформлять договора. Его мотивация также рассчитывается по ставке стажёра. Но с момента успешного завершения тестирования статус и мотивация возвращаются на свои места.
Итоги внедрения базы знаний
Постоянные сотрудники тратят гораздо меньше времени на обучение новых сотрудников. У них появилось больше времени на достижение результатов.
Стало очень удобно и быстро искать любую информацию.
Тестирование показало текущий уровень профессионализма сотрудников.
База Знаний – новый и важный для компании инструмент, который позволил актуализировать и собрать всю информацию воедино и структурировать ее так, как давно этого хотелось.
Итоги
Благодаря отчётам по метрикам результаты работы компании стали более наглядными, проявились сильные места, узкие горлышки и зоны роста.
Все руководители и большинство линейных сотрудников стали лучше понимать, что и для чего они делают, кто за что отвечает в компании, какую работу над ошибками нужно провести.
Некоторые сотрудники, увидев подробное описание своих функций, продукта и метрик, — поняли, что им это не подходит. И просили либо перейти на другую должность, чтобы заниматься другим направлением и расти в нем, либо принимали решение покинуть компанию.
База знаний позволила оцифровать информацию, появилась структура в регламентах, а накопившаяся за годы информация наконец-то стала актуальной. Теперь можно легко найти нужную информацию в системе.
Начали применять автоматизированное обучение: сотрудники стали тратить меньше времени на наставничество и сосредоточились на своих функциях.
В целом, внедрение Platrum сплотило руководителей: они стали чаще контактировать между собой, делиться опытом, – и всё это уже положительно сказалось на внутренней атмосфере в компании и непосредственно ее бизнес-результатах.
Также читайте: Как управляющая компания сети кофеен VARKA смогла быстро масштабироваться в 6 раз благодаря Platrum
