Операционный директор компании VARKA Андрей Колесов рассказал, как компания внедряла Platrum.
| До | После |
| Задачи и договоренности записывали в мессенджерах и заметках, они постоянно терялись и не выполнялись. | Все задачи ведутся в Platrum: есть дедлайны, ответственные и полный контроль через систему. |
| Регламенты хранились в облачных хранилищах. Ими было неудобно пользоваться и было невозможно поддерживать актуальность. Частые дубли документов. | Все материалы структурированы по папкам в базе знаний. Оперативный поиск информации и всегда актуальные документы. |
Компания VARKA — управляющая компания большой сети кофеен в Республике Беларусь. На данной момент в сети более 60 кофеен, также есть кофейные стойки по самообслуживанию. Компания масштабируется по франчайзинговой системе — партнёры используют товарный знак и бренд компании, а также получают все инструкции, чтобы запустить свой бизнес.
Компании 3,5 года. Общее количество сотрудников по сети — более 300 человек. Сейчас в управляющей компании — 51 человек. Но ещё в августе 2023 было всего 8 сотрудников. В таком стремительном росте помогали инструменты автоматизации управления Platrum.
Сервис начали внедрять в июне 2023, когда стали понимать, что впереди грядёт быстрый рост и нужна система, иначе большая часть процессов просто не будет работать корректно и эффективно.
Плюсы внедрения инструмента Задачи
Сначала мы внедрили инструмент Задачи. Потому что самой большой проблемой было то, что задачи терялись, а многие идеи забывались. Например, пообщался с партнёром, записал договоренности в блокнот, потом блокнот где-то забыл. Если записал задачи в заметки в телефон, они улетают вниз. Если ставить задачи команде в Телеграм, то в результате активной переписки они тоже теряются. Структурировать задачи в мессенджерах вообще не возможно. А в моменте быстрого роста важно, чтобы все было чётко.
Platrum стал спасением: задачи стало легко фиксировать, структурировать и следить за их выполнением. Каждый сотрудник начал записывать себе на доску задачи, а потом на еженедельных брифингах можно было оценить их готовность.
С ростом команды стало ещё важнее планировать время. В Platrum это легко сделать с помощью календаря, который позволяет распределить задачи на день.
Инструментом задачи пользуемся очень активно:
- отмечаем статусы;
- планируем работу на неделю;
- понимаем, в какое время есть свободный слот, и можно назначить собеседование или брифинг по проекту;
- ставим дедлайны;
- назначаем ответственного за задачу;
- ставим аудиторов и следим за процессом.
В результате внедрения Platrum задачи не просто перестали теряться, но стали выполняться в срок. Стало легко их контролировать и корректировать при необходимости.
Преимущества внедрения Базы знаний
Ещё один инструмент, которым мы активно пользуемся — это База знаний.
До её внедрения использовали Google диск и Dropbox. Раньше сотрудникам надо было переходить по ссылкам, искать документы, которые не всегда были актуальны и часто дублировались. Было неудобно пользоваться и сложно найти нужный документ.
В течение двух месяцев мы собирали воедино все регламенты, политики, стандарты, чек-листы, презентации, договоры и перенесли их в Базу знаний.
Теперь вся информационная база в компании структурирована чётко по разделам. Весь материал разбит по папкам отделов, и сотрудники могут быстро найти информацию, чтобы оперативно решить свой вопрос. Исчезла проблема дублей документов. Материалы легко поддерживать в актуальном виде.
Сейчас у нас остро встал вопрос обучения новых сотрудников, поэтому к Базе знаний мы планируем подключать Академию. Это инструмент, который позволяет выстроить максимально автоматизированную и эффективную систему обучения сотрудников. Удобно, что данные из Базы знаний также обновляются и в Академии. Таким образом, у нас всегда будут актуальные обучающие материалы.
Рекомендую подключать Platrum, так как он помогает структурировать информацию и автоматизировать многие операционные процессы. Удобно, что и Задачи, и База знаний, и Академия находятся на одной платформе. Это очень полезный инструмент для тех, кто планирует системно расти.
Также читайте кейс: Как внедрение Platrum помогло лидеру в отрасли пиломатериалов автоматизировать рутину в компании
