Содержание
Основатель компании Edmasters Ксения Пустыльник решила оптимизировать работу своего бизнеса, и сделать так, чтобы большинство процессов проходило без ее участия.
Рассказываем, как компания, оказывающая консультационные услуги по образованию за рубежом, навела порядок в операционке, а руководитель получила наконец возможность сосредоточиться на стратегических задачах.
Компания EDMasters помогает школьникам подготовиться к поступлению в университеты, школы и колледжи за рубежом. Компания активно развивается: за последний год штат сотрудников вырос в 4 раза и сейчас в компании работает более 20 человек. Еще год назад основатель компании понимала, что бизнес будет расти и для будущего масштабирования необходимо изначально отлаживать процессы, чтобы избежать бардака.
Проблема
На момент принятия решения, задачи бизнеса решались с помощью разных инструментов. Финансы велись в одной системе, задачи — в другой, пароли — в третьей, обучение и проверка знаний персонала — в четвертой. В каждой программе нужно было разбираться, учить новых сотрудников в них работать и пользоваться функциями, контролировать актуальность данных, следить за их структурностью и безопасностью.
Это отнимало много времени и сил, поэтому Ксения решила свести все бизнес-процессы в одном месте и внедрила в своей компании сервис Platrum.
Как проходило внедрение Platrum
Мы поговорили с HR-директором компании EDucation Masters Марией. Она рассказала нам, каких результатов добилась компания после внедрения Platrum.
Что было до внедрения инструментов
Мария, какими инструментами вы пользовались до внедрения Platrum и почему было решено их поменять?
С самого начала все регламенты и документы компании находились на привычном для нас Google Диске. Для создания и хранения внутренней документации мы использовали Google Документы. В какой-то момент файлов стало слишком много и пришло понимание, что их нужно структурировать.
Особенно тяжело приходилось финансистам, которые сводили все финансовые отчеты в Excel Таблицы и тратили уйму времени на построение графиков, финансовое планирование, бюджетирование. При этом всегда был страх сдвинуть ячейку и сбить все расчеты.
Также в Google Документах хранились пароли от сервисов и баз данных. Конечно, мы понимали, что доступы не были в безопасности, но другого решения не было. В период большой текучести кадров, были опасения, что уволенные сотрудники сохранят и заберут с собой пароли компании и бизнес будет под угрозой.
Для планирования задач мы использовали удобный для нас сервис — Asana. Но при расширении команды и росте пользователей, выросла и стоимость его использования. Нам пришлось отказаться от этого сервиса в пользу Platrum. К слову, в управлении задачами он ничем не уступает Asana.
Единственное, не хватает напоминаний о задачах, но думаю, эту функцию скоро доработают. В остальном функционал такой же. Сервис оказался удобнее, чем мы думали. У него интуитивно-понятный интерфейс, есть инструкции и работает поддержка.
Процесс внедрения
Почему решили переходить в Platrum? С чего началось внедрение?
Основатель нашей компании проходила курс, где предлагалось создать организующую структуру компании в сервисе Platrum. В феврале 2021 мы воспользовались платформой и создали собственную структуру компании. А затем открыли для себя много других полезных инструментов.
Внедрение началось с инструмента Финансы и финансовое планирование. В мае 2021 финансисты полностью перешли с Google-таблиц в Platrum.
Затем мы начали заполнять базу знаний, перенесли туда регламенты и инструкции, начали создавать обучающие тренинги. В июле внедрили систему финансовых заявок. Теперь любой сотрудник мог получить одобрение своих расходов, заполнив специальную форму.
В ноябре компания перешла к управлению задачами через Platrum. На данный момент мы активно создаем систему тестирования для сотрудников, чтобы проверять усвоенные знания.
Что изменилось после внедрения
Какими инструментами пользуетесь сейчас и как улучшились процессы благодаря Platrum?
Больше всего изменений в работе произошло в Финансовом отделе. Как я уже говорила, раньше всё фиксировалось в Google Таблицах и Excel. Сейчас все сконцентрировано в Platrum, где есть удобные отчеты PnL, ДДС и Баланс. Мы отслеживаем:
- остатки на счетах,
- данные по состоянию счетов (в рублях, долларах, евро),
- а также ведем в Platrum бюджетирование и финпланирование.
При этом мы сами добавляем нужные формулы для расчетов средств компании и финансовых показателей.
Отдел маркетинга тоже активно использует Platrum. Их внутренние документы, графики и результаты работы хранятся в разделе “Отдел маркетинга” в Базе знаний. Доступы к документам имеют сотрудники, которым они нужны для работы.
Мы с Ксенией (т.е. HR-директор и основатель компании) ежедневно пользуемся инструментами Platrum. Структура компании дает понимание, куда двигаться в плане найма. В ней отображены все закрытые и незакрытые должности, видно, кто за что отвечает и какие вакансии нужно подобрать. Например, из нашей структуры компании, я вижу, что в отделе квалификации пока вообще нет сотрудников.
Также на в структуре прописан ценный конечный продукт - желаемый результат работы каждой должности. Сотрудники об этом знают и стремятся выполнять свои показатели. А результаты их работы и выполнение KPI отображаются на графиках в метриках, которые можно наглядно увидеть в Platrum.
Сейчас я разрабатываю систему адаптации новых сотрудников с помощью тестирования в Platrum. Также мы вводим автоматическую систему проверки знаний всех сотрудников по регламентам и документам, добавленным в базу знаний.
На сегодняшний день у нас больше 20 сотрудников и проверять знания индивидуально каждого стало сложно, тогда как тренинги позволяют сэкономить и их, и мое рабочее время и грамотно донести до всех необходимую информацию.
Главные изменения
С уверенностью могу сказать, что Platrum — качественный рабочий инструмент для наведения порядка в компании. Он дает структурность в процессах. Открываешь Platrum и через задачи, отчеты и метрики видишь, кто что делает.
При добавлении документов и паролей от сервисов точно знаешь, что они в безопасности и доступы есть только у тех, кому они нужны.
Конечно, пока система не идеальная, есть функции, которых нам не хватает. Но техническая поддержка и менеджер, который нас курирует, всегда на связи и готовы объяснить функционал и помочь с доработками.
Как поменялись процессы после внедрения
| До | После |
| Приходилось контролировать работу сотрудников и всех процессов | Основатель бизнеса не занимается операционкой и сфокусирован на стратегических задачах |
| Финансисты вели десятки Excel-файлов. Отчетность собиралась очень медленно, а в финансах происходила путаница. | Все данные по состоянию счетов сконцентрировали в основных финансовых отчетах PnL, ДДС и Балансе, связанных между собой. |
| Обучение новых сотрудников занимало много ресурсов, а некоторые увольнялись до окончания испытательного срока. | Сотрудники внедряют знания с первого дня работы в компании. Новички стали выходить на результат в 3 раза быстрее. |
Также читайте: Кейс внедрения контроля качества
