Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяМенеджментКак проводить совещание?

Как проводить совещание?

22 Окт 2021

Содержание

Одним из эффективных инструментов управления является проведение совещаний. Другими словами, координация, собрание, митинг или планерка. Главная цель такой встречи - согласование действий отдельных сотрудников и подразделений. Это позволяет эффективно использовать ресурсы компании.

Иногда такие встречи затягиваются. Все устают и вместо энтузиазма и желания работать, после встречи сотрудники тратят время на «восстановление». Это происходит из-за неправильной организации и ошибок, которые совершают руководители. Рассказываем, как проводить совещание, чтобы оно приносила пользу и улучшало деятельность всех сотрудников.

1. Проводите совещания регулярно

В случае, если вы запускаете новый проект, проводите их ежедневно. В текущей деятельности будет достаточно одного раза в неделю. Проводится она в начале новой отчетной недели в одно и то же время.

2. Приглашайте на совещания сотрудников из непосредственного подчинения

Собирайте только тех сотрудников, которые находятся у вас в непосредственном подчинении. Например, директор собирает не всю команду, а только замов.

3. Не планируйте на совещании

Собрание не предназначено для составления планов. Каждый участник должен прийти на неё с готовым планом работы на следующую неделю. В плане должны быть прописаны задачи с точки зрения приоритетов. Они должны быть реалистичными и выполнимыми.

Задача руководителя — добиться, чтобы сотрудники составляли планы. Действия людей можно согласовать, когда известно, что будет делать каждый из них.

4. Измеряйте результаты по каждому сотруднику

Пусть каждый сотрудник приходит на совещание с цифрами, которые показывают, как меняются его результаты. 

5. Не занимайтесь обучением

Участники совещания должны быть компетентны в вопросах, которые рассматриваются на совещании. Иначе собрание превратится в обучение сотрудников, которые не разбираются в вопросе. При этом компетентные и подготовленные сотрудники будут терять рабочее время. Совещание — это не тренинг. Если сотрудник в чем-то не разбирается, организуйте для этого отдельную встречу.

6. Переносите совещание, когда один из участников не готов

Если участники совещания приходят без планов, совещание из быстрого действия по согласованию превращается в долгое действие по планированию. При этом те, кто пришел с составленными планами, вынуждены ждать, пока неподготовленные коллеги спланируют свои действия непосредственно во время совещания. Не позволяйте людям приходить неподготовленными. Проводить совещание, в этом случае, нужно на час позже. Добейтесь, чтобы они приносили планы и отчеты, и следуйте этому шаблону, который делает деятельность согласованной.

7. Организовывайте дополнительные встречи

Когда на встрече поднимается проблема, которую невозможно быстро решить, организуйте отдельное собрание. Обозначьте участников и попросите собрать необходимые сведения. Например, решить вопрос с недовольным клиентом. Для этого нужно связаться с отделом продаж, поговорить с клиентом, со службой доставки, менеджером, который вел заказ и так далее. Совещание — это не мозговой штурм. 

При правильной организации совещание длится около 30-40 минут. Начинается с быстрых отчетов по результатам по прошлой недели. Далее рассматриваются и одобряются планы и количественные цели для каждого подчиненного на следующую неделю. Далее планы согласовываются между подчиненными и отделами: производство, служба персонала, маркетинг, финансовый отдел и другие. На этом совещание закончена.

Совещание — это один из важнейших инструментов руководителя. Используйте ее умело, и эффективность сотрудников намного вырастет.

Ко всем статьям →