Содержание
Продолжаем разбирать инструменты, которые помогают навести порядок в управлении и существующих процессах. Один из таких инструментов - структура компании.
Структура компании - это иерархическая схема организации, отражающая отделы, обязанности и функции сотрудников и систему взаимодействий между ними. В статье подробно остановимся на том, как разработать оргструктуру компании.
От того, насколько точно и правильно составлена оргструктура компании, зависит эффективная реализация стратегических планов бизнеса. Каждый отдел в компании и каждая должность отвечает за определённые задачи, осуществление которых и приводит к воплощению миссии компании в целом.
При разработке оргструктуры компании необходимо распределить функции сотрудникам и отделам, чтобы понять, кто и за что отвечает, а также объединить эти функции, чтобы достичь поставленной цели самым оптимальным и эффективным способом.
I этап: разделение функций
Разработка структуры компании начинается с осознания того, какие функции выполняют ваши сотрудники, и какие должности необходимы для реализации тех или иных задач. Для этого:
- Проанализируйте деятельность каждой рабочей единицы в компании. Определите зоны ответственности и распишите её функции. Может оказаться, что один сотрудник выполняет функцию и бухгалтера, и операционного директора, и менеджера по продажам. Это разные функции. И те функции, которые не соответствуют должности сотрудника, нужно распределить между соответствующими должностями или взять на функцию отдельного человека. Картина, когда один человек отвечает за многие задачи, как правило, наблюдается в стартапах и небольших бизнесах, но с расширением штата и ростом компании подобное положение может замедлять масштабирование и создавать коммуникационные трудности в команде. Необязательно моментально брать на должность отдельного сотрудника, но отразить данную функцию в структуре необходимо.
- Когда функции разделены, для каждой из них прописывается результат её деятельности. Например, результатом деятельности маркетолога может быть реклама, которая приводит новых клиентов. Результат деятельности бухгалтера - вовремя и правильно сделанный годовой отчёт. Также за каждой функцией закрепляется конкретный сотрудник. Поэтому если у вас не хватает людей в штате, выделенные функции закрываются людьми, которые уже работают в вашей команде.
- Далее для должностей прописываются KPI или ключевые показатели эффективности. Простыми словами, это то, в чём можно измерить работу конкретного сотрудника, и то, за что вы готовы платить зарплату. Если за увеличение KPI вы готовы увеличивать зарплату, то метрика выбрана правильно. Например, KPI маркетолога - 100 привлечённых клиентов, а не 10 красивых красочных баннеров (которые вовсе могут не привести клиентов).
II этап: создание отделов
Следующий этап разработки оргструктуры - это интеграция. Здесь начинается объединение смежных функций. В результате группировки получатся отделы, которые и составят основу структуры. Как показал опыт, независимо от деятельности, в оргструктуре успешной организации должны присутствовать следующие отделы:
- Отдел руководителей.
- Отдел персонала.
- Отдел маркетинга.
- Отдел продаж.
- Финансовый отдел.
- Отдел разработки или производство.
- Отдел контроля качества.
- Связи с общественностью.
Как видно, объединение в отделе происходит по выполнению тех или иных функций и реализации тех или иных задач. Именно поэтому так важно исключить ситуации, когда один сотрудник выполняет функции, относящиеся к разным отделам. Это нарушает иерархию и противоречит смыслу структуры компании, так как создает “бардак” в организации. Создание отделов по объединению функций позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и специализироваться в конкретной области.
III этап: система взаимодействий
Основная суть разработки оргструктуры не только в том, чтобы создать красивую визуальную схему должностей и отделов, но и в том, чтобы отразить систему взаимодействий между ними. В правильно выстроенной структуре есть два пути взаимодействия между должностями.
- Коммуникационный путь взаимодействия, когда сотрудники общаются друг с другом, минуя руководителя. Например, чтобы получить пачку бумаги, сотрудник обращается не к руководителю, а к завхозу. Если нужна консультация юриста - сотрудник может обратиться к нему напрямую.
- Командный или иерархический путь взаимодействия определяет общение руководителей с подчинёнными. Если непосредственный руководитель игнорирует проблему или откладывает её решение на потом, сотрудник может обратиться к вышестоящему руководителю.
Прелесть оргструктуры в том, что на ней отображён каждый сотрудник компании, каждая должность, а также все взаимосвязи внутри организации. Так решать возникающие вопросы становится гораздо быстрее, а общение внутри команды происходит гораздо эффективнее.
Лайфхаки в создании структуры компании
- Разместите на структуре компании описание продукта компании, то есть то, за что готов платить ваш клиент. Так каждый сотрудник компании, обращаясь к структуре, будет видеть цель, к которой стремится организация.
- Сделайте первое описание структуры компании. Используйте для этого любой визуальный редактор или лист бумаги. Главное сделать первый драфт. Описание функций можно начать в простом блокноте. Также можно использовать Excel или другие сервисы. Например, в сервисе Platrum можно использовать готовый шаблон для создания оргструктуры компании, а имена новых сотрудников, находящихся на испытательном сроке, будут отображаться другим цветом.
- Пересмотрите оргструктуру, если у одного сотрудника окажется два руководителя. Руководитель должен быть один. В качестве временной меры можно разделить выполнение функций по времени: пн, ср - с одним руководителем, вт, чт - с другим. В противном случае неизбежна путаница в приоритетах по задачам.
- Сделайте оргструктуру в соответствии с потоком производства. Это поможет быстро выходить из кризиса, находить и закрывать узкие горлышки.
Поток производства состоит из сотрудников, офиса, рекламы, продаж, выручки, покупки материалов, производства продукции, найма и обучения новых сотрудников, контроля качества. Разрабатывая структуру компании таким образом, вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет сотрудников по найму, нет маркетологов, пиарщиков, отдела контроля качества.
Просто начните прописывать структуру компании, и это поможет вам продвинуться дальше. А о том, как правильно внедрить структуру компании, читайте в нашей статье.
