Как внедрить структуру компании

Расскажем, что такое структура компании и какие проблемы в бизнесе она помогает решить. Также вы узнаете, как правильно внедрить структуру компании и какие инструменты для этого можно использовать.

Структура компании или организующая схема отображает строение компании, отделы и подразделения, состав сотрудников, их взаимодействие, уровни подчинения и функции каждой должности. Каждая компания должна создавать структуру, учитывая собственные задачи и бизнес-процессы.

Структура компании - это фундаментальный инструмент в управлении бизнеса. На ней основывается организация всех бизнес процессов.

Частые проблемы в бизнесе

1. Как правило, сотрудники видят только свою область деятельности. Они не понимают, чем занимаются их коллеги. Из-за этого формируется ощущение, что результат делает только один отдел. Если в компании не ведётся работа по объяснению, кто и чем занимается, возникает проблема с пониманием роли и успехов разных подразделений.
2. Сотрудники обращаются за помощью не по адресу и отвлекают друг друга. Это возникает из-за того, что сотрудники не знают, какие функции выполняют их коллеги. Так, чтобы получить новую ручку, сотрудник обращается не к офис-менеджеру, а к операционному директору.
3. Сотрудники “по дружбе” берут функции и собственник не может требовать их выполнения. В небольшой компании владелец распределяет возникающие области ответственности между топ-менеджерами. Например, один из топов организовывает аккаунтинг поддержки. И поначалу человек справляется с этой функцией и все привыкли, что ему можно задавать вопросы в этой области. Но с ростом компании руководитель перестаёт справляться и пропадает результат. Но у владельца складывается впечатление, что область под контролем, но на самом-то деле контроль отсутствует.
4. Компания развивается хаотично и непонятно, когда произойдет её рост. Например, найм новых людей происходит после того, как случился аврал или проблема. И этот найм не прогнозируемый. Например, возникли проблемы с аккаунтингом - наняли директора по аккаунтингу, а его функции сняли с другого топ-менеджера. Т.е. зоны роста определены не через стратегическое планирование, а примерное представление о том, что же ждёт компанию в будущем.
5. Редкий сотрудник может сказать, какой результат от него ждут. Он не понимает, что является результатом его деятельности, и поэтому плохо выполняет свои функции. Даже если существует должностная инструкция, там не прописан конкретный результат выполняемой работы. А если сотрудник не может назвать свой результат, то он не может его достичь и тем более улучшать. Также сотрудники не понимают, к какому результату стремится компания в целом. А значит, люди выполняют совместную деятельность, не договариваясь о результате и не понимая до конца, зачем они это делают.

Как структура компании помогает бизнесу

Правильно созданная структура компании решает все эти проблемы:

1. Описывает будущее. Правильная структура должна описывать будущие области деятельности, где будет развиваться компания. Тогда будет понимание, какая должность понадобится и через какое время.
2. Правильная структура делит функции сотрудников и даёт понимание своих функций и места в компании.
3. Структура помогает находить слабые места и “узкие горлышки” компании. Это помогает сконцентрировать своё внимание в одном направлении и решать конкретную проблему.

Что такое правильная структура компании 

Понятие правильной структуры бизнеса выходит далеко за рамки организационной схемы «директор — отделы». Создать правильную структуру — значит выстроить систему, где зоны ответственности, потоки решений и KPI каждого звена жестко увязаны со стратегической целью. В основе такой структуры бизнеса лежат три принципа: отсутствие двойного подчинения, закрепление каждой функции за конкретным юнитом и короткий цикл обратной связи. Без такой структуры компании даже лучшие сотрудники будут бесконечно «координироваться» и тратить 80% времени на внутренние согласования. Добиваясь правильной структуры бизнеса, вы автоматически снижаете хаос и повышаете предсказуемость результатов.

Признаки того, что до правильной структуры вам еще далеко: один и тот же вопрос решается через три уровня, а любая ошибка «размазана» по пятерым сотрудникам. Внедрение правильной структуры бизнеса позволяет разорвать порочный круг: перестать «тушить пожары», начать делегировать и масштабироваться без найма армии контролеров. Помните: правильная структура бизнеса не рождается в за вечер — она вырастает из регулярного аудита действий и готовности убить «удобные» процессы, которые тормозят развитие.

Структура компании должна отображать:

1. Все функции компании.
2. Всех сотрудников компании. За каждой функцией закреплён сотрудник. Один сотрудник может отвечать за несколько функций.
3. У каждой функции должен быть прописан продукт, который она производит. Результат работы сотрудника: продажи, прибыль, коммерческие предложения. Когда структура показывает продукт, то, во-первых, сам сотрудник понимает, что от него хотят, а во-вторых, коллегам проще сориентироваться, к кому обратиться за помощью.
4. В структуре должен быть отображён продукт всей компании, чтобы каждый сотрудник понимал, для чего он выполняет свою функцию.
5. В идеале структура компании должна быть построена в соответствии с потоком производства.

Если структуру компании выстраивать таким образом, она будет работать более эффективно и решать многие проблемы бизнеса.

Как внедрить структуру компании

1. Начните описывать продукт компании. То, за что готовы платить ваши клиенты. Если такого понимания нет, то необходимо описать, какой же результат получает клиент.
2. Сделайте первый драфт структуры компании в любом инструменте. Цель - просто сделать. Когда структура будет хоть как-то прописана, это даст понимание, что нужно изменить и куда двигаться.
3. Пропишите продукты для каждой функции. В идеале это то, за что вы готовы платить сотрудникам при выполнении этой функции. Можете сразу прописать, как вы видите это в будущем. К продукту функции можно привязать KPI.
4. Расставьте сотрудников на те функции, которые они сейчас выполняют. Один человек может быть на нескольких функциях. На старте это не страшно. Каждый человек, который работает в компании, должен быть отображен в структуре.
5. Соберите сотрудников и расскажите им о внедрении структуры и зачем это делается. Сначала можно познакомить со структурой компании топ-менеджеров и обсудить с ними, как её улучшить и какие плюсы и минусы они в ней видят. Каждое ознакомление сотрудников со структурой должно сопровождаться рассказом, как это поможет им в работе, какие бонусы принесёт и как улучшить жизнь всей компании. Рассказывайте про выгоды от внедрения.

Структура компании будет постепенно меняться и дорабатываться. Это нормально. Главное - начать её делать. Нельзя с первого раза написать идеальную структуру компании. Это и не нужно.

Инструменты, которые помогают внедрить структуру компании

• Обычный блокнот и ручка. Подойдет для создания самых первых схем.
• Excel таблицы.
• Visio - это оффлайн инструмент. Это неудобно, так как все сотрудники должны иметь к структуре доступ.
• Google Docs - также даёт возможность предоставить доступ к структуре всем сотрудникам.
• Lucidchart, Mindmap, Miro, Draw.io - инструменты для рисования диаграмм. Их неудобно использовать во время быстрого роста и смены сотрудников.
• Сервис для создания структуры компании от Platrum.

В Platrum есть:

• есть готовые шаблоны структур компании;
• можно отметить имена сотрудников на испытательном сроке другим цветом;
• есть уровни иерархии, которым можно задавать название. Например, руководитель каждого нового отдела отобразится как “Начальник”. Также можно менять порядок отображения отделов в иерархии;
• должностные обязанности и продукт для каждого отдела и сотрудника;
• есть экспорт/ импорт, история версий;
• можно распечатать структуру компании и повесить на стену.

Выгоды от внедрения структуры компании

1. Сотрудники начинают понимать, какую роль отделы компании коллеги играют в развитии компании. Они видят, какие функции выполняют их коллеги и чем конкретно они занимаются.

2. Появляется понимание, к кому можно обратиться за помощью или задать вопрос. Рабочий процесс становится более концентрированный и эффективный.

3. С разделением функций работа становится более эффективной. Гораздо проще регламентировать деятельность и исправлять "узкие горлышки" в существующих процессах.

4. Легко спрогнозировать и спланировать найм новых сотрудников.

5. Каждому сотруднику становится понятно, какой результат от него ждут и что является результатом его деятельности. А значит, он может его улучшать.

6. Сотрудники наглядно видят цель, к которой стремится компания, и ощущают себя причастными к её реализации.

Структура компании значительно облегчает работу как вам, так и вашим сотрудникам. Вы можете видеть, кто из сотрудников и за какую функцию в компании несет ответственность, а также узнаете, каких сотрудников вам не хватает. А сотрудники, в свою очередь, могут быстро найти нужного коллегу и задать ему вопрос напрямую, а не через длительный поиск ответственного.

Четкая структура перед глазами наглядно показывает функции и ключевые показатели сотрудников и, тем самым, помогает управлять компанией.

FAQ

Как структурировать бизнес, чтобы он работал без вас?

Чтобы грамотно структурировать бизнес, начните с трех шагов. Шаг 1. Разделите функции — выделите четыре ключевых блока: производство/продукт, продажи/маркетинг, операции/логистика, финансы/учет. Шаг 2. Пропишите зоны ответственности — за каждую функцию отвечает ровно один человек, даже если он совмещает роли. Шаг 3. Создайте регламенты — опишите, как принимаются решения: кто подписывает закупки, кто утверждает скидки, кто нанимает стажеров. И главное правило, как структурировать бизнес без хаоса: не пытайтесь объять необъятное за месяц. Начните с «жирной точки» — самого проблемного отдела, выстройте его процессы, а затем двигайтесь дальше.

С чего начать структурирование, если в компании хаос и все всё делают?

Первое — зафиксируйте текущие процессы «как есть» простым списком или схемой. Второе — задайте трем-пяти ключевым сотрудникам один вопрос: «Твои главные задачи — это…?». Если ответы различаются больше чем на 30%, вы нашли корень хаоса. Третье — введите правило одного окна: каждый спорный вопрос имеет одного владельца. Не пытайтесь структурировать всё сразу. Выберите один процесс (например, выставление счетов или отгрузку товара), доведите его до прозрачности и только потом переходите к следующему. Хаос лечится не тотальной реорганизацией, а последовательным наведением порядка по одному узлу за раз.

Какие виды структур бизнеса существуют и какую выбрать?

Выделяют четыре базовых типа. Линейная (отдел продаж — цех — бухгалтерия) — подходит для микробизнеса до 5–7 человек, где собственник сам управляет всеми. Функциональная (директора по продажам, производству, маркетингу) — стандарт для компаний от 15 до 100 человек. Матричная (двойное подчинение: и функциональному руководителю, и проектному) — для IT, консалтинга, где важна гибкость. Дивизиональная (отдельные юниты по продуктам или регионам) — для крупных холдингов. Как выбрать структуру бизнеса? Простое правило: чем сложнее продукт и выше неопределенность, тем более гибкая структура нужна. Начинающей компании в 20 человек функциональная структура подойдет лучше всего.

Как понять, что существующая структура бизнеса сломалась и требует изменений?

Пять явных симптомов. Симптом 1. Один и тот же вопрос решается неделями, потому что «надо согласовать с тремя отделами». Симптом 2. Сотрудники регулярно делают работу друг друга, потому что «непонятно, чье это вообще». Симптом 3. Ключевые показатели проваливаются, но никто не может назвать виноватого — ответственность размазана. Симптом 4. Вы (собственник) все еще подписываете счета до 5000 рублей и утверждаете больничные. Симптом 5. Новичок в первый месяц не понимает, к кому прийти с вопросом. Если совпало хотя бы два пункта — структура бизнеса однозначно требует пересборки.

Какие главные ошибки при структурировании бизнеса совершают 90% владельцев?

Ошибка №1 — начать с оргсхемы и красивых прямоугольников. Правильно: сначала опишите процессы и потоки решений, только потом рисуйте структуру. Ошибка №2 — создавать идеальную структуру «на вырост», где есть и R&D, и отдел стратегии, и аналитика. В реальности эти люди сидят без дела, а операционка горит. Ошибка №3 — копировать структуру успешного конкурента. То, что работает на 500 сотрудников, убьет компанию из 20 человек. Ошибка №4 — забыть описать интерфейсы между отделами. Структура бизнеса работает не тогда, когда у каждого есть своя комната, а когда передача задач между комнатами отлажена.

Как часто нужно пересматривать и менять структуру бизнеса?

Для малого бизнеса — не чаще двух раз в год, для среднего — один раз в год, для крупного — один раз в два-три года. Главный триггер для пересмотра структуры бизнеса — не календарь, а события: выход на новый рынок, запуск новой линейки продуктов, резкий рост штата (на 30–40% за квартал), или, наоборот, падение производительности при неизменном количестве сотрудников. Но золотое правило: легкую корректировку (переподчинение, уточнение зон) делайте сразу, как только увидели проблему. А полную реструктуризацию — только после того, как месяц документировали болевые точки. Иначе получите «реформы ради реформ».

Также читайте: Как мебельная компания построила структуру компании и базу знаний в Platrum, чтобы владелец смог сосредоточиться на развитии