Содержание
Любой проект начинается с идеи, затем ставится цель и в итоге проект завершается результатом.
Например, девушка делает классные торты. У неё рождается идея зарабатывать на своём умении. Она ставит цель: открыть свою кондитерскую. Когда девушка этого достигает, проект запуска кондитерской реализован.
Ниже разберёмся, что такое структура управления проектом, зачем её создают и как поэтапно разработать структуру проекта.
Что такое структура проекта
Структурой проекта называют систему элементов, которые нужны для успешной организации проекта. Такими элементами являются:
- цели, а также желаемые результаты проекта;
- бюджет с графиком финансирования;
- матрица для распределения ответственности и участники проекта;
- задачи вместе с графиком их выполнения;
- матрица рисков вместе с планом снижения негативных последствий.
Зачем нужна структура проекта
Структура реализации проекта создаётся, чтобы достичь цели проекта при оптимальном соотношении не только качества с ценой, но и потраченного времени.
Все руководители были бы счастливы, если бы проект можно было сделать максимально быстро, с высоким качеством да ещё дёшево. Но мы живём не в таком идеальном мире, где это возможно.
Поэтому в любом проекте основную ставку возможно сделать лишь на два фактора из трех. Принцип приоритета двух факторов является основным в управлении проектами.
Допустим, небольшая строительная компания занимается проектом постройки торгового центра. Если руководство фирмы хочет сделать работу быстро и дёшево, то снизится качество работ. Так как им придется нанять сразу много строителей, чтобы работы завершить быстрее. Фирма предпочтёт небольшому числу профессионалов, толпу гастарбайтеров.
Если фирма будет строить быстро и качественно, уже не получится дёшево. Потребуется привлечение высокооплачиваемых профессионалов. Такие работники всё сделают быстро и качественно, но им придётся хорошо заплатить.
Если торговый центр строить качественно, но при этом дёшево, потребуется больше времени. Потребуются классные строители, но привлечь большое количество таких профессионалов не получится, поскольку это будет дорого. Поэтому придётся вести работы ограниченным числом профи в своём деле. Они всё сделают качественно, но не так быстро, как толпа плохо обученных гастарбайтеров.
Как сделать структуру проекта
Разработка структуры проекта нужна для выделения приоритетов и их грамотной балансировки. Дальше разберёмся, как разделить структуру работы над проектом на семь частей.
1. Что нужно делать и для чего? Чтобы ответить на этот вопрос создаётся интеллект-карта под названием "дерево целей". В центре прописывают главную цель проекта. К ней подписывают задачи, которые надо выполнить, чтобы добиться этой цели. Ко всем задачам приписывают подзадачи. К всем подзадачам приписывают второстепенные подзадачи и так дальше. В итоге получается карта, на которой в центре прописано общее, а чем ближе к краю, тем более частное. Вот такая иерархическая структура проекта. Чем подробнее всё прописано, тем лучше.
В примере со стройкой основная цель - построить торговый центр. Задачи - закупить стройматериалы, нанять работников, провести строительные работы. Задача строительных работ делится на подзадачи: вырыть котлован, заложить фундамент, построить стены и прочие. Задача заливки фундамента делится на подзадачи: уложить песчаную подушку, установить опалубки, провести армирование.
2. Как делать? При втором шаге решают, в каком порядке решать задачи с подзадачами. Определяют между ними связи. Для примера, вначале укладка фундамента, затем нанимают специалистов по возведению стен, затем эти стены строят, потом делают перекрытия между этажами центра.
Благодаря второму шагу получается сетевая модель проекта. Она помогает разобраться, как быстрее завершить проект и все его этапы. Становится ясно, что и когда именно нужно делать. Также, по сетевой модели становиться виден критический путь проекта - цепочка задач, без решения которых проект не завершить.
О планировании и постановке задач читайте статью.
3. Когда делать? А здесь уже опираясь на сетевую модель проекта составляют график выполнения работ, прописывают сроки начала и окончания.
Сначала на базе собственного опыта и опыта коллег прикидывают длительность всех рабочих процессов, затем анализируют, реальны ли такие сроки в данном случае. В нашем случае смотрят, сколько получится использовать строителей и техники, и сколько своего времени на эти работы смогут выделить все участники строительства.
Лучше на этом этапе понять, что для поддержания нужного темпа стройки не хватает ещё одного крана или троих сварщиков. Чем это выяснится уже в процессе работ и сорвёт все сроки.
4. Кто делает? При этом шаге чётко распределяют роли внутри команды проекта. Кто закупает материалы, кто занимается решением бюрократических вопросов, кто ищет работников. Лучше это сделать сразу и всё прописать. Чтобы по ходу реализации проекта не начинались конфликты из-за того, кто и что должен делать.
В таком распределении хорошо помогает матрица RACI. По вертикали прописывают сами задачи, по горизонтали - кто их выполняет. На их пересечениях ставят буквы, по которым понятна степень ответственности:
- R (responsible) — отвечающий за часть задачи или подзадачу. Например, сотрудник, который отвечает за найм монтажников.
- А (accountable) — отвечающий за всю задачу целиком. Он делегирует подзадачи R-участникам. Например, отвечает за найм всех специалистов для стройки торгового центра.
- С (consult) - отвечающий за консультирование по вопросам, в которых он компетентен. Это эксперт. Например, строитель с опытом возведения торговых центров.
- I (informed) - тот, кто всегда должен быть в курсе, на какой стадии находятся работы. У нас это руководитель стройки. Все участники, ответственные за свои направления, должны держать его в курсе, если случаются какие-то задержки.
5. Во сколько обойдётся проект? Только после проработки первых четырёх пунктов берутся за бюджет проекта. Если же проект начинают без чёткой структуры, денег может и не хватить чтобы его завершить. Либо придётся снижать качество. Неожиданно могут проявиться какие-то неучтённые задачи, требующие расходов.Например, заранее не прописали все подзадачи для выполнения требований пожарной безопасности.
На пятом шаге всегда можно вернуться к первому пункту и прикинуть: точно ли нужен компании этот проект по такой цене? Лучше задаться таким вопросом в этот момент, чем в процессе реализации понять, что денег на его завершение не хватает.
6. А что, если?... На шестом этапе готовят матрицу рисков. Нужно заранее предусмотреть, какие могут случиться неприятности, и как от них можно будет защититься.
Стоит прописать все сценарии, которые ведут к срыву сроков, ухудшению качества и к удорожанию проекта. Затем их следует обсудить с командой проекта, чтобы совместно проработать планы преодоления проблем. Потом в случае цейтнота уже не придётся ломать голову, как спасать проект. Достаточно будет приступить к реализации заранее подготовленного плана.
Например, пропали стройматериалы у одного поставщика, а у команды проекта заранее подобраны другие поставщики. И даже проведена проверка качества их товаров.
7. Всё начинать снова. Рекомендуется повторить все шесть предыдущих шагов не менее трёх раз. Практика показывает, что в результате структура становится более детальной. В неё получается добавить многое, что не пришло в голову с первого раза.
Вместо послесловия
Подробная структура проекта позволит после его запуска не терять время на раздумья, что и когда делать, кому и что поручить. А просто выполнять поставленные задачи.
Для этого структуру проекта с "деревом целей", сетевой моделью проекта, графиком выполнения работ, матрицей RACI, бюджетом и матрицей рисков нужно не прятать куда подальше. Её лучше всегда держать под рукой при реализации проекта. И сверять все действия с наработанными материалами.
Также читайте: Как выбрать сервис для управления задачами и проектами
