Содержание
Не секрет что для реализации любого проекта нужно подготовить чёткий план. Затем поставить задачи перед сотрудниками и командой для его последовательной реализации. Чтобы каждый работник знал, что именно и в какие сроки он должен сделать.
Потом нужно контролировать выполнение задач, которые удержать в голове ни сотрудникам, ни руководителю проекта просто не реально. Чтобы ничего не упустить - все фиксируйте.
Расскажем, как современные технологии помогают сделать это легко и просто, а также о том, как выбрать сервис для управления задачами и проектами.
Для чего нужны сервисы для управления задачами и проектами
Раньше задачи фиксировали в списках и таблицах. Это было неудобно и многое, в силу недосмотра, упускалось из вида.
Сейчас управлять задачами и проектами помогают специальные сервисы. В них всё структурировано и предельно наглядно. Каждый сотрудник видит на каком этапе находится реализация его задачи, можно прикрепить нужные документы и данные.
А руководитель в любую секунду может увидеть: кто и чем занимается на текущем спринте, насколько продвинулась работа, где возникли сложности.
Преимущества сервисов для управления задачами и проектами
Какой проект ни возьми - организация свадьбы, разработка новых IT-технологий или открытие бизнеса по франшизе - им нужно управлять. Специальные сервисы облегчают этот процесс и помогают управлять задачами и проектами.
Система управления задачами Канбан
Сервисы, использующие систему канбан, предлагают управлять задачами, перемещая их по этапам. Это удобно и наглядно. В процессе передвижения у задачи меняется статус. Например, вначале "нужно сделать", затем "выполняется" и в итоге "выполнена".
При этом за каждой задачей закрепляется конкретный сотрудник, а менеджер видит на каком этапе находится любая задача того или иного члена команды.
Система канбан позволяет разделять сложные задачи на менее трудоёмкие, контролировать работу и рационально распределять обязанности сотрудников.
Для применения системы канбан нужно создать три доски: "нужно выполнить", "в работе" и "выполнено". Названия досок могут быть другими, но смысл тот же. В первую вносят все задачи и указывают ответственных. Далее задачи будут перемещаться с доски на доску и их статусы изменятся.
Можно использовать и более трёх досок со статусами.
Пример: для запуска онлайн магазина еды для вегетарианцев менеджер создаёт задачи и вносит их в первую доску: "нужно выполнить". Там могут быть "закупить товар", "арендовать склад", "создать сайт", "создать сообщество ВКонтакте", "запустить рекламу в телеграмм" и другие. За каждой закрепляется ответственный сотрудник.
Далее задачи переходят на доску "в работе". Выполненные задачи оказываются на третьей доске "выполнено". А "запустить рекламу в телеграмм" попадает в папку "отложенные", поскольку менеджер решил направить деньги на закупку товаров, чтобы расширить ассортимент.
Так видно, какие задачи выполняются в срок, а какие с отставанием. И можно принять меры, чтобы это исправить. Например, сменить исполнителя или выделить дополнительные ресурсы.
Управление задачами и проектами в удалённом режиме
Сервис позволяет эффективно управлять проектами и задачами из любой точки мира и с любого устройства, даже с обычного смартфона.
Руководитель может находиться в Грузии или Тайланде и управлять проектом, который реализуется в Красноярске. Более того, все члены команды могут находиться в любой точке мира, если от них требуется только удаленное взаимодействие.
Автоматизация всех процессов
Многие процессы в сервисах выполняются автоматически и сотрудникам не приходится всё вбивать вручную, совершая массу рутинных однотипных действий.
Сервис позволяет автоматизировать перенос задач с доски на доску, настроить кнопки на карточках, нажатием на которые выполняется сразу несколько действий. Например, при нажатии на такую кнопку, задачи будут автоматически отсортированы по дате их выполнения.
Интеграция приложений и рабочих инструментов
Сервисы дают возможность интегрировать в свою работу приложения и рабочие инструменты, которыми привыкла пользоваться команда. Например, Google Диск, Календарь и другие.
Это помогает максимально быстро адаптироваться к работе всем членам команды и продолжать работать с привычными инструментами.
Как выбрать лучший сервис
Рынок предлагает массу сервисов для управления задачами и проектами. Вот несколько критериев, которые помогут выбрать подходящий.
Хранение данных на территории РФ
Начнём с юридического аспекта. Чтобы у компании не возникло проблем с надзорными и контролирующими органами, выбирайте сервис, который хранит все данные на территории РФ.
Иначе компания случайно может нарушить 152-ФЗ "О персональных данных", cогласно которому, при использовании персональных данных, вся информация должна храниться и обрабатываться на серверах, расположенных в РФ.
А персональными данными являются даже ФИО сотрудников компании и клиентов.
Универсальность
Не все сервисы универсальны и подходят для работы как малого бизнеса, так и для крупных корпораций. Чтобы не возникло сложностей, лучше пользоваться универсальным сервисом. Он будет хорошим помощником независимо от отрасли, в которой работает компания.
Например, действительно универсальный сервис должен быть удобен и команде из трёх человек, занимающейся бухгалтерским обслуживанием по аутсорсингу, и крупному производителю горных велосипедов, который имеет свой коллектив инженеров, бухгалтерию, отдел кадров, маркетинга и контроля качества.
Удобство работы с задачами
Чтобы с задачами было удобно работать, должна быть возможность прикреплять к задаче контент и материалы вложениями.
Это экономит время на передачу документов через мессенджеры или почту и ничего не теряется. Никому из членов команды не приходится искать материалы по разным папкам. Всё доступно в одном месте всем сотрудникам.
Здорово, когда есть возможность оставлять комментарии к задачам. Это облегчает и ускоряет коммуникацию между участниками проекта. Можно быстро задать вопрос и сразу получить ответ. Можно оставить комментарий сразу для всех сотрудников и не придётся отправлять его каждому по отдельности.
Удобно, если есть возможность выдавать доступ к задачам не только на конкретного сотрудника, но и на должность. В таком случае при смене сотрудника, новичок сразу получает все необходимые доступы и всю нужную ему информацию.
Выбирайте сервис с календарём задач, интегрированным с Google календарём. Тогда с задачами можно будет работать где угодно и менеджер с сотрудниками в своём личном календаре получат напоминания, чтобы ничего не упустить в работе.
Возможность бесплатно протестировать сервис
Чтобы не ошибиться с сервисом перед покупкой подписки, хорошо бы иметь возможность протестировать его функционал бесплатно. Это важный аспект при выборе сервиса.
Так вы сможете убедиться в качестве предоставляемых услуг. Например, в Platrum есть пробный тестовый период 14 дней и даже бесплатный тариф, который подойдет небольшим компаниям.
О том, как работать с инструментом Задачи, рассказали в обзорном видео
Вместо послесловия
Сервисы для управления задачами и проектами в разы ускоряют коммуникацию между всеми членами команды, делаю проект более управляемым, увеличиваю скорость реализации проекта. Нужно лишь подобрать сервис с наилучшими функциями.
Также читайте: Agile: метод управления проектами
