Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяПланированиеКак выбрать сервис для управления задачами и проектами

Как выбрать сервис для управления задачами и проектами

Содержание

Сейчас уже все понимают, что для реализации любого проекта нужно подготовить чёткий план. Затем поставить задачи перед сотрудниками и командой для его последовательной реализации. Чтобы каждый работник знал, что именно и в какие сроки он должен сделать.

Потом нужен контроль выполнения задач, которых бывает огромное количество. Удержать всю информацию в голове ни сотрудникам, ни руководителю проекта не реально. Поэтому её приходится как-то фиксировать, чтобы ничего не упустить. Расскажем, как это делать эффективно с помощью современных технологий, а также о том, как выбрать сервис для управления задачами и проектами.

Для чего нужны сервисы для управления задачами и проектами

Раньше управление задачами и проектами проводили вручную с помощью списков и таблиц. Это было неудобно и многие моменты упускались в силу человеческого фактора.

Сейчас управлять задачами и проектами гораздо удобнее благодаря специальным сервисам. В таких сервисах всё структурировано и предельно наглядно. Каждый сотрудник видит на каком этапе находится реализация его задачи, все необходимые ему документы и данные. А руководитель в любую секунду может получить всю интересующую его информацию: кто и чем занимается в данный момент, насколько продвинулась работа, где возникли сложности.

Преимущества сервисов для управления задачами и проектами

Любой проект нуждается в эффективном управлении. Будь это организация свадьбы, разработка новых IT-технологий или открытие бизнеса по франшизе. Специальные сервисы дают массу преимуществ в управлении задачами и проектами. Ниже приведём лишь некоторые из них.

Система управления задачами Канбан

Сервисы, использующие систему канбан, помогают управлять задачами с помощью их перемещения по этапам исполнения. Это очень удобно и наглядно. В процессе передвижения у задачи меняется статус. Например, вначале "нужно сделать", затем "выполняется" и в итоге "выполнена".

При этом за каждой задачей закрепляется конкретный сотрудник и менеджер видит на каком этапе выполнения находится любая задача его подчинённых.

Система канбан позволяет разделять сложные задачи на менее трудоёмкие, контролировать работу и рационально распределять обязанности сотрудников.

Для применения системы канбан нужно создать три доски: "нужно выполнить", "в работе" и "выполнено". Названия досок могут быть и немного иными, но смысл тот же самый. В первую вносят все задачи и указывают ответственных за их выполнение сотрудников. В процессе работы задачи будут перемещаться с доски на доску и их статусы изменятся.

При необходимости есть возможность использовать и более трёх досок со статусами.

Пример: для запуска онлайн магазина еды для вегетарианцев менеджер создаёт задачи и вносит их в первую доску: "нужно выполнить". Там могут быть "закупить товар", "арендовать склад", "создать сайт", "создать сообщество ВКонтакте", "запустить рекламу в телеграмме" и другие. За каждой закрепляется ответственный сотрудник.

Далее задачи переходят на доску "в работе". Выполненные задачи оказываются на третьей доске "выполнено". А "запустить рекламу в телеграмме" попадает в папку "отложенные", поскольку менеджер решил направить деньги на закупку товаров, чтобы расширить ассортимент.

В процессе выполнения задач в режиме реального времени видно, какие из них выполняются с отставанием и принимает меры, чтобы это исправить. Например, меняет ответственных сотрудников или выделяет дополнительные ресурсы, чтобы а была выполнена в срок.

Управление задачами и проектами в удалённом режиме

Сервис позволяет эффективно управлять проектами и задачами из любой точки мира и с любого устройства, даже с обычного смартфона.

Руководитель может находиться в Грузии или Тайланде и управлять проектом, который реализуется в Красноярске. Более того, все члены команды могут находиться в любой точке мира, если от них требуется только удаленное взаимодействие.

Автоматизация всех процессов

Многие процессы в сервисах выполняются автоматически и сотрудникам не приходится всё вбивать вручную, совершая массу рутинных однотипных действий.

Сервис позволяет автоматизировать перенос задач с доски на доску, настроить кнопки на карточках, нажатием на которые выполняется сразу несколько действий. Например, при нажатии на такую кнопку, задачи будут автоматически отсортированы по дате их выполнения.

Интеграция приложений и рабочих инструментов

Сервисы дают возможность интегрировать в свою работу приложения и рабочие инструменты которыми привыкла пользоваться команда. Например, Google Диск, Календарь и другие.

Это помогает максимально быстро адаптироваться к работе всем членам команды и продолжать работать с привычными инструментами. 

Как выбрать лучший сервис

Сервисов для управления задачами и проектами огромное множество. Вот несколько критериев, которые помогут вам выбрать подходящий.

Хранение данных на территории РФ

Начнём с юридического аспекта. Чтобы у компании не возникло проблем с надзорными и контролирующими органами, стоит выбрать сервис, который хранит все данные на территории РФ.

Иначе компания случайно может нарушить 152-ФЗ "О персональных данных"? cогласно которому, при использовании персональных данных, вся информация должна храниться и обрабатываться на серверах, расположенных в РФ.

А персональными данными являются даже ФИО сотрудников компании и клиентов.

Универсальность

Не все сервисы универсальны и подходят для работы как малого бизнеса, так и для крупных корпораций. Чтобы не возникло сложностей, лучше пользоваться универсальным сервисом. Он будет хорошим помощником независимо от отрасли, в которой работает компания.

Например, действительно универсальный сервис должен быть удобен и команде из трёх человек, занимающейся бухгалтерским обслуживанием по аутсорсингу, и крупному производителю горных велосипедов, который имеет свой коллектив инженеров, бухгалтерию, отдел кадров, маркетинга и контроля качества.

Удобство работы с задачами

Чтобы с задачами было удобно работать, сервис должен давать возможность прикреплять к каждой задаче контент и материалы вложениями. 

Это экономит время на передачу документов через мессенджеры или почту и ничего не теряется. Никому из членов команды не приходится искать материалы по разным папкам. Всё доступно в одном месте всем сотрудникам.

Также, важно иметь возможность оставлять комментарии к задачам. Это облегчает и ускоряет коммуникацию между участниками проекта. Можно быстро задать вопрос и сразу получить ответ. Можно оставить комментарий сразу для всех сотрудников и не придётся отправлять его каждому по отдельности.

Удобно, если есть возможность выдавать доступ к задачам не только на конкретного сотрудника, но и на должность. В таком случае при смене сотрудника, новичок сразу получает все необходимые доступы и всю нужную ему информацию.

Выбирайте сервис с календарём задач, интегрированным с Google календарём. Тогда с задачами можно будет работать где угодно и менеджер с сотрудниками в своём личном календаре получат напоминания, чтобы ничего не упустить в работе.

Возможность бесплатно протестировать сервис

Чтобы не ошибиться с сервисом перед покупкой подписки, хорошо бы иметь возможность протестировать его функционал бесплатно. Это важный аспект при выборе сервиса.

Так вы сможете убедиться в качестве предоставляемых услуг. Например, в Platrum есть пробный тестовый период 14 дней и даже бесплатный тариф, который подойдет небольшим компаниям.

О том, как работать с инструментом Задачи, рассказали в обзорном видео 

Вместо послесловия

Сервисы для управления задачами и проектами позволяют ускорить коммуникацию между всеми членами команды,  повысить управляемость проекта со стороны руководителя, увеличить производительность труда и реализовать проект быстрее.   Нужно лишь подобрать сервис с наилучшими функциями.

Также читайте: Agile: метод управления проектами

Ко всем статьям →