Содержание
Начальник попросил выступить с докладом, вас отправляют защищать честь компании на конференции или поручили обучить новых сотрудников. В любом из этих случаев вам не обойтись без презентации.
Эту статью мы подготовили для тех, кто для своей работы создает презентации. В ней рассказано о главных правилах и рекомендациях. Используя их, можно отлично подготовиться к выступлению.
Хорошо выстроенная презентация - залог успешного выступления. Согласитесь, лучше потратить лишний час на создание качественного контента, чем собирать негативную обратную связь.
При создании презентации, помните, что вас могут слушать люди, малознакомые с темой. Поэтому, выступление нужно построить так, чтобы все участники понимали, о чем пойдет речь.
Структура презентации
Любая презентация должна состоять из 3-х основных блоков:
- Вступление.
- Основная часть.
- Заключение.
Если в презентации пропущен один из блоков — выступление теряет смысловую нагрузку слушателям сложно понять о чем идёт речь.
Вступление
В этом блоке важно заинтересовать слушателей.
Титульный слайд.
Из него должно быть понятно кто автор и о чём пойдет речь в процессе выступления. Название выступления должно быть ясным, четким, по возможности, кратким. Выделите заголовок большим шрифтом.
Фон слайда презентации не должен затмевать его название.
Данные спикеров.
Если аудитория не знакома со спикерами, обязательно представьте их. Данные можно разместить на титульном слайде презентации или подготовь отдельный слайд, если спикеров будет несколько. Познакомьте аудиторию с экспертами, расскажите об их опыте, чтобы у слушателей уже формировался интерес к выступлению.
Структура выступления.
Познакомьте слушателей со структурой выступления. Для этого выведите на слайд основные блоки/тезисы, которые будут освещаться на встрече. Они также подогреют дополнительный интерес к выступлению.
Прочие детали.
Расскажите о длительности встречи, о правилах, как и когда можно задавать вопросы и прочих деталях, которые необходимо дать слушателям до основной части выступления.
Основная часть
Это самая важная и большая часть всей презентации. Здорово, когда выступление построено на рассказе или личном опыте. Рекомендуем всегда идти от некой истории, простой и понятной всем участникам.
Чтобы рассказ или история были интересной, используйте метод "Подковы". Он позволит:
- погрузить слушателей в возникшую проблему, дать понять, что они не единственные, кто сталкивается с подобным;
- показать варианты решения.
Как выглядит метод "Подковы" в действии?
Вы озвучиваете проблемную ситуацию, важные детали, факты и начинаете раскручивать ее, спускаясь вниз подковы, к пику проблемы:
“У меня был проект, над которым работал я и несколько сотрудников. Нагрузка постепенно росла, я стал расширять штат. Проблем становилось все больше, многие задачи не ркшались. Я стал погружаться в работу с головой, начались проблемы со здоровьем и сном…”
Таким образом вы заинтересовываете слушателей, ведь им откликнутся отдельные детали и факты. Оказавшись в пиковой точке подковы, дайте понять, что сложилась безвыходная ситуация и чтобы из нее выйти, должно произойти чудо.
Дальше произойдет движение вверх по подкове. Расскажите, что помогло двигаться вперед, что стало таким чудом. Это может быть какое-то событие, принятое решение, совет друга, конференция, книга и т.д.
“Я понял, что больше так не могу. Мои ресурсы были на исходе. Нужно было что-то делать. И тут я вспомнил / ко мне пришел / мне позвонили из….и я начал внедрять новые процессы”.
После этого расскажите в презентации о деталях и фактах, которые изменились. Расскажите подробности, примеры, процесс изменения или внедрения каких-то новых процессов. Расскажите о произошедшей трансформации и о влиянии "чуда".
Метод "Подковы" универсален для любой истории. Можно использовать подкову внутри подковы. Таким образом, вы рассказываете об одной большой истории, внутри которой есть маленькие.
Заключение
Тезисы
После любого выступления нужно сделать лаконичные выводы. Для этого используйте короткие тезисы в конце презентации. Они помогут закрепить основную идею у участников. Как правило таких выводов несколько, поэтому сделайте их появление на слайде последовательным.
Не вводите новые идеи в конце выступления, а повторите те, о которых уже шла речь.
Ответы на вопросы
Включите в презентацию слайд, который подскажет, что наступило время для вопросов участников.
Обратная связь
Если вы создаете презентацию для публичного выступления, дайте возможность участникам оставить обратную связь. Это могут быть контакты для связи, ссылка на гугл-форму или QR код.
Основные правила при создании презентации
1 слайд = 1 мысль
Если идей больше, сделайте еще слайды. На одном слайде презентации должна быть написана одна главная мысль, про которую говорит спикер. Это одно из самых главных правил любой презентации. Не стоит вставлять огромный текст и читать его со слайда. Это не профессионально и некрасиво. Лучше раскройте голосом тот тезис, который указан в презентации.
Выделяйте предыдущие мысли серым цветом
1. Если у вас несколько тезисов, которые нужно перечислить, используйте следующий прием:
- один слайд - один тезис;
- затемняйте прошлый тезис (можно выделить серым цветом или уменьшить шрифт);
- подсвечивайте текущий тезис (можно выделить жирным или сделать шрифт больше).
Таким образом слушатели не будут терять мысль и всегда будут понимать о каком тезисе идет речь.
2. Если вы планируете раскрывать каждый тезис презентации подробнее, то используйте прием их последовательного появления на слайде. Иначе слушатели начинают теряться в выступлении, не понимая о каком тезисе сейчас идет речь.
3. Если тезисы на слайде - это обобщенное представления о чем-то (некий список, который вы не будете раскрывать подробно, но именно от него строите свое выступление), то не стоит использовать последовательное появление слайдов.
Используйте единый стиль презентации
Google-презентация предлагает выбрать необходимую тему и стиль презентации. Чтобы информация на слайдах смотрелась аккуратно, рекомендуем использовать внутренние макеты и вставлять необходимые данные в них.
При оформлении используйте корпоративный шрифт и цвета.
Используйте точные данные
Вся информация, используемая в презентации не должна противоречить вашим словам. Если вы не уверены в данных, не используйте их в своем выступлении. Кроме того, будьте аккуратны при демонстрации цифр и схем. Лучше показать точные значения, чем средние. Демонстрируйте факты, в которых уверены.
Количество слайдов и время выступления
Время выступления зависит от установленного тайминга. Если его нет, не стоит растягивать рассказ более чем на час. Слушатели устанут от длительного монотонного рассказа. Лучше сделать выступление короче, чем затянуть.
По количеству слайдов презентации нет ограничений. Их может быть 30, а может и 130. Главное придерживаться всех вышеуказанных правил и не останавливаться долго на одном слайде. Зрителям будет скучно смотреть 15 минут на один и тот же слайд.
Прорепетируйте свое выступление несколько раз в спокойной обстановке и будьте энергичны в процессе повествования.
Делитесь эмоциями
Все то, о чем вы рассказываете, необходимо сопровождать эмоциями — используйте реальные фотографии, скриншоты, стоп-кадры из фильмов или мемы. Они создают особое внимание к выступлению и вовлекают слушателей в рассказ. Им не захочется отвлекаться на внешние шумы.
Автономность презентации и спикера
Выступление подошло к концу. Презентацию направляют для просмотра в другой отдел… и новые участники ничего не понимают. Для них презентация - это набор непонятных картинок и выводов. Такого быть не должно.
Постройте презентацию так, чтобы она была полностью автономна от спикера и любой понял, о чем идет речь. Для этого излагайте мысли на слайдах последовательно и доступно. Соблюдайте логическую связь между ними.
Также читайте: Как задавать вопросы, чтобы получать ответы
