Содержание
Как руководитель вы наверняка сталкивались с тем, что не все распоряжения исполняются сотрудниками вовремя. Это создает проблемы и приводит к потере денег компании. Например, вы собираетесь провести встречу с важным клиентом и просите сотрудников подготовить презентацию, но ваше распоряжение не выполнено, и презентацию в срочном порядке приходится готовить самому или идти к клиенту неподготовленным.
Есть несколько причин, почему сотрудники не выполняют поручения. Одна из них - низкий уровень дисциплины. Другая - сильная загруженность подчиненных. Такое часто встречается в небольших компаниях, где у сотрудников много разных обязанностей. Вот несколько идей, как научить их выполнять задачи в срок.
Научите сотрудников планировать свою деятельность
В начале каждой отчетной недели подчиненный приходит к руководителю на совещание и приносит план работы на неделю с выстроенными по приоритету задачами, сроками, расчетом времени выполнения задачи. Руководитель оценивает план, сопоставляет с приоритетами и задачами, которые стоят перед отделом, проверяет реалистичность выполнения плана и одобряет этот план.
Планирование - это базовый инструмент каждого руководителя. Добейтесь, чтобы подчиненные приходили к вам с готовым планом, и обсуждайте его вместе. Как правильно проводить совещания, читайте в нашей статье.
Давайте распоряжения письменно
Чтобы сотрудник смог выполнять задачи в срок, давайте любое распоряжение только в письменно виде. Если вы не используете специальные программы, где вы ставите подчиненным задачи, используйте email, корпоративный чат или листок бумаги. Так руководитель видит, какие распоряжения он дал, о каких надо напомнить, а какие проконтролировать. Сотрудники привыкают к тому, что руководитель все помнит и все проверит и повышают свой уровень дисциплинированности.
Не перенимайте проблемы от сотрудников
Не позволяйте сотрудникам бежать к вам с каждой проблемой. Вы, как более компетентное звено, естественно, способны решить их вопросы, но выполняя их работу, вы лишаете ответственности своих подчиненных, снижая компетентность. Зачем стараться решить проблему, когда руководитель за все берется.
Требуйте, чтобы вместе с вопросом они приносили решение. Например, у сотрудника возник вопрос, как быть с клиентом, который просит скидку. Обычно он идет к руководителю и тот принимает решение. Но теперь сотруднику необходимо оценить клиента, его историю покупок, оплат, постоянный ли это клиент, и на основе этих данных прийти к руководителю с предложением давать ли ему скидку и на каких условиях. Подчиненный найдет решение и в процессе осознает, что это в области его компетентности и, скорее всего, уже не пойдет к руководителю, а решит вопрос сам.
Используйте шкалу воздействия
Любые дисциплинарные или рабочие нарушения можно исправить, применяя шкалу воздействия. Если сотрудник не выполняет поручения, нарушает сроки или опаздывает, не доводите это до привычного поведения. Начните оказывать на него давление, чтобы остановить нарушение. Воздействие должно увеличиваться шаг за шагом с каждым нарушением, чтобы побудить сотрудника выполнять задачи в срок.
Уровни шкалы воздействий:
- выражение недовольства;
- устное замечание;
- устный выговор;
- письменный выговор;
- лишение премии или штраф;
- временное понижение в должности;
- понижение в должности;
- увольнение.
Например, сотрудник опоздал впервые и получил неодобрительный взгляд руководителя. Опоздал повторно - руководитель предупредил, что это недопустимо. Если сотрудник опаздывает cнова, руководитель делает выговор: «Своими действиями ты наносишь вред компании, если ты не прекратишь опаздывать, будут приняты меры».
Таким образом, шкала воздействия - это последовательность действий, которая применяется в отношении сотрудника, если он что-то нарушает.
Важный момент: причина регулярных нарушений не в сотрудниках, а в действиях руководителя, который долгое время закрывал глаза на нарушения, из-за чего потребовалось принимать суровые меры в виде лишения премий или увольнения.
Разработайте шкалу, соответствующую особенностям вашей компании. Далее добейтесь, чтобы она работала без исключений. Например, если руководитель отела не применил воздействие к своему подчиненному, на этого руководителя должно быть применено воздействие этого уровня. Если линейный менеджер не сделал замечания своему подчиненному, руководитель должен указать на это линейному менеджеру и сделать ему выговор. Это дисциплинирует и способствует успеху бизнеса.
Сотрудник отказывается выполнять указания
Без подчинения сотрудников руководитель не может делать свою работу. Поэтому руководитель учится управлять подчиненными и добивается выполнения поставленных им задач. В противном случае руководитель не выполняет свои прямые обязанности и не справляется со своими задачами.
Когда сотрудник, несмотря на все предпринимаемые меры, не собирается следовать руководству и подчиняться, его надо уволить. Он может быть отличным экспертом с хорошим потенциалом, но руководитель не сможет его использовать.
