Одним из эффективных инструментов управления является проведение совещаний. Другими словами, координация, собрание, митинг или планерка. Главная цель такой встречи - согласование действий отдельных сотрудников и подразделений. Это позволяет эффективно использовать ресурсы компании.
Иногда такие встречи затягиваются. Все устают и вместо энтузиазма и желания работать, после встречи сотрудники тратят время на «восстановление». Это происходит из-за неправильной организации и ошибок, которые совершают руководители.
Что такое организация совещаний
Слово «совещание» у многих вызывает зевоту и флешбэки к трёхчасовым обсуждениям, кто не вынес мусорное ведро. Но на самом деле правильная организация совещаний — это не пытка, а суперсила.
Хорошая организация совещаний начинается с одного вопроса: «зачем мы собрались?». Если ответа нет — совещание отменяется. Если есть — вы чётко понимаете, сколько времени займёт встреча, кто нужен обязательно, а кто может посмотреть запись.
Секрет эффективной организации совещаний — в трёх правилах: повестка за 24 часа (чтобы люди успели подумать), таймер на каждый пункт (чтобы не улететь в обсуждение цвета логотипа) и жёсткий запрет на ноутбуки во время выступления спикера. Без организации совещаний ваша команда тратит 10 часов в неделю на болтовню. С ней — 2 часа на решения.
И главное: правильно настроенная организация совещаний позволяет не путать собрание с племенным танцем. Вы приходите, решаете задачи, расходитесь. Без обид, без скуки и без фразы «надо бы ещё раз собраться, обсудить, что мы тут обсудили».
Как проводить совещание
Рассказываем, как проводить совещание, чтобы оно приносила пользу и улучшало деятельность всех сотрудников.
1. Проводите совещания регулярно
В случае, если вы запускаете новый проект, проводите их ежедневно. В текущей деятельности будет достаточно одного раза в неделю. Проводится она в начале новой отчетной недели в одно и то же время.
2. Приглашайте на совещания сотрудников из непосредственного подчинения
Собирайте только тех сотрудников, которые находятся у вас в непосредственном подчинении. Например, директор собирает не всю команду, а только замов.
3. Не планируйте на совещании
Собрание не предназначено для составления планов. Каждый участник должен прийти на неё с готовым планом работы на следующую неделю. В плане должны быть прописаны задачи с точки зрения приоритетов. Они должны быть реалистичными и выполнимыми.
Задача руководителя - добиться, чтобы сотрудники составляли планы. Действия людей можно согласовать, когда известно, что будет делать каждый из них.
4. Измеряйте результаты по каждому сотруднику
Пусть каждый сотрудник приходит на совещание с цифрами, которые показывают, как меняются его результаты.
5. Не занимайтесь обучением
Участники совещания должны быть компетентны в вопросах, которые рассматриваются на совещании. Иначе собрание превратится в обучение сотрудников, которые не разбираются в вопросе. При этом компетентные и подготовленные сотрудники будут терять рабочее время. Совещание - это не тренинг. Если сотрудник в чем-то не разбирается, организуйте для этого отдельную встречу.
Сколько времени вы тратите на обучение сотрудников?
Создайте и автоматизируйте курсы обучения в компании:
- Быстрая адаптация новых сотрудников
- Сотрудники не тратят время на передачу опыта вручную
- Создание курсов в пару кликов
6. Переносите совещание, когда один из участников не готов
Если участники совещания приходят без планов, совещание из быстрого действия по согласованию превращается в долгое действие по планированию. При этом те, кто пришел с составленными планами, вынуждены ждать, пока неподготовленные коллеги спланируют свои действия непосредственно во время совещания. Не позволяйте людям приходить неподготовленными. Проводить совещание, в этом случае, нужно на час позже. Добейтесь, чтобы они приносили планы и отчеты, и следуйте этому шаблону, который делает деятельность согласованной.
7. Организовывайте дополнительные встречи
Когда на встрече поднимается проблема, которую невозможно быстро решить, организуйте отдельное собрание. Обозначьте участников и попросите собрать необходимые сведения. Например, решить вопрос с недовольным клиентом. Для этого нужно связаться с отделом продаж, поговорить с клиентом, со службой доставки, менеджером, который вел заказ и так далее. Совещание - это не мозговой штурм.
При правильной организации совещание длится около 30-40 минут. Начинается с быстрых отчетов по результатам по прошлой недели. Далее рассматриваются и одобряются планы и количественные цели для каждого подчиненного на следующую неделю. Далее планы согласовываются между подчиненными и отделами: производство, служба персонала, маркетинг, финансовый отдел и другие. На этом совещание закончена.
FAQ
Как правильно проводить совещания?
Главное правило: начинайте с одного вопроса — «зачем мы собрались?» Если ответа нет, отменяйте встречу. Если есть — пишите повестку за 24 часа, назначайте ведущего (он следит за временем) и секретаря (он записывает решения). И железное правило: никаких ноутбуков и телефонов, кроме тех, кто показывает презентацию. Идеальное совещание — это когда к концу все знают, кто что делает, а не просто обменялись мнениями и разошлись.
Сколько длится совещание?
15–30 минут на оперативку, 45 минут на плановое совещание, 60 минут — максимум, если обсуждаете стратегию. Всё, что дольше, — это уже не совещание, а тренировка выживания. Если не уложились в час — значит, не было чёткой повестки или кто-то ушёл в философию. Правило: «Регламент — жесткий, как бетон». Таймер на телефоне — лучший модератор.
Как проводить совещание по продажам?
Три темы и только три. Первая: кто выполнил план, а кто нет и почему. Вторая: где застряли сделки и кому нужна помощь. Третья: одна фишка, которую пробуем на следующей неделе. Никаких «давайте обсудим работу маркетинга» и «а что там с новым логотипом». Совещание по продажам — это цифры и действия. Если через 30 минут вы не знаете, кто и что сделает до завтра, совещание провалено.
Как провести собрание с сотрудниками?
Начните с хороших новостей (2 минуты). Потом — факты, а не оценки: не «вы плохо работаете», а «срок сдачи проектов вырос на 20%». Потом — три вопроса каждому: «Что получилось? Что не получилось? Что нужно для решения?» И закончите конкретными задачами. И никогда не устраивайте разнос на публику. Хотите поругать — позовите в зумыч один на один. Хвалите — при всех.
Какие вопросы к совещанию нужно задавать, чтобы оно не было пустой тратой времени?
Пять волшебных вопросов в конце: 1) Какие решения мы приняли? 2) Кто это делает? 3) К какому сроку? 4) Кто проверит? 5) Нужно ли нам вообще следующее совещание на эту тему? Если на последний вопрос ответили «нет» — вы сэкономили себе час жизни. Если «да» — назначаете его сразу, с повесткой и длительностью. Хорошее совещание рождает действия, а не следующее совещание.
Совещание - это один из важнейших инструментов руководителя. Используйте ее умело, и эффективность сотрудников намного вырастет.
Также читайте: Как эффективно провести совещание. 13 нестандартных фишек
