Как внедрить структуру компании

Расскажем, что такое структура компании и какие проблемы в бизнесе она помогает решить. Также вы узнаете, как правильно внедрить структуру компании и какие инструменты для этого можно использовать.

Структура компании или организующая схема отображает строение компании, отделы и подразделения, состав сотрудников, их взаимодействие, уровни подчинения и функции каждой должности. Каждая компания должна создавать структуру, учитывая собственные задачи и бизнес-процессы.

Структура компании - это фундаментальный инструмент в управлении бизнеса. На ней основывается организация всех бизнес процессов.

Частые проблемы в бизнесе

1. Как правило, сотрудники видят только свою область деятельности. Они не понимают, чем занимаются их коллеги. Из-за этого формируется ощущение, что результат делает только один отдел. Если в компании не ведётся работа по объяснению, кто и чем занимается, возникает проблема с пониманием роли и успехов разных подразделений.
2. Сотрудники обращаются за помощью не по адресу и отвлекают друг друга. Это возникает из-за того, что сотрудники не знают, какие функции выполняют их коллеги. Так, чтобы получить новую ручку, сотрудник обращается не к офис-менеджеру, а к операционному директору.
3. Сотрудники “по дружбе” берут функции и собственник не может требовать их выполнения. В небольшой компании владелец распределяет возникающие области ответственности между топ-менеджерами. Например, один из топов организовывает аккаунтинг поддержки. И поначалу человек справляется с этой функцией и все привыкли, что ему можно задавать вопросы в этой области. Но с ростом компании руководитель перестаёт справляться и пропадает результат. Но у владельца складывается впечатление, что область под контролем, но на самом-то деле контроль отсутствует.
4. Компания развивается хаотично и непонятно, когда произойдет её рост. Например, найм новых людей происходит после того, как случился аврал или проблема. И этот найм не прогнозируемый. Например, возникли проблемы с аккаунтингом - наняли директора по аккаунтингу, а его функции сняли с другого топ-менеджера. Т.е. зоны роста определены не через стратегическое планирование, а примерное представление о том, что же ждёт компанию в будущем.
5. Редкий сотрудник может сказать, какой результат от него ждут. Он не понимает, что является результатом его деятельности, и поэтому плохо выполняет свои функции. Даже если существует должностная инструкция, там не прописан конкретный результат выполняемой работы. А если сотрудник не может назвать свой результат, то он не может его достичь и тем более улучшать. Также сотрудники не понимают, к какому результату стремится компания в целом. А значит, люди выполняют совместную деятельность, не договариваясь о результате и не понимая до конца, зачем они это делают.

Как структура компании помогает бизнесу

Правильно созданная структура компании решает все эти проблемы:

1. Описывает будущее. Правильная структура должна описывать будущие области деятельности, где будет развиваться компания. Тогда будет понимание, какая должность понадобится и через какое время.
2. Правильная структура делит функции сотрудников и даёт понимание своих функций и места в компании.
3. Структура помогает находить слабые места и “узкие горлышки” компании. Это помогает сконцентрировать своё внимание в одном направлении и решать конкретную проблему.

Что такое правильная структура компании 

Структура компании должна отображать:

1. Все функции компании.
2. Всех сотрудников компании. За каждой функцией закреплён сотрудник. Один сотрудник может отвечать за несколько функций.
3. У каждой функции должен быть прописан продукт, который она производит. Результат работы сотрудника: продажи, прибыль, коммерческие предложения. Когда структура показывает продукт, то, во-первых, сам сотрудник понимает, что от него хотят, а во-вторых, коллегам проще сориентироваться, к кому обратиться за помощью.
4. В структуре должен быть отображён продукт всей компании, чтобы каждый сотрудник понимал, для чего он выполняет свою функцию.
5. В идеале структура компании должна быть построена в соответствии с потоком производства.

Если структуру компании выстраивать таким образом, она будет работать более эффективно и решать многие проблемы бизнеса.

Как внедрить структуру компании

1. Начните описывать продукт компании. То, за что готовы платить ваши клиенты. Если такого понимания нет, то необходимо описать, какой же результат получает клиент.
2. Сделайте первый драфт структуры компании в любом инструменте. Цель - просто сделать. Когда структура будет хоть как-то прописана, это даст понимание, что нужно изменить и куда двигаться.
3. Пропишите продукты для каждой функции. В идеале это то, за что вы готовы платить сотрудникам при выполнении этой функции. Можете сразу прописать, как вы видите это в будущем. К продукту функции можно привязать KPI.
4. Расставьте сотрудников на те функции, которые они сейчас выполняют. Один человек может быть на нескольких функциях. На старте это не страшно. Каждый человек, который работает в компании, должен быть отображен в структуре.
5. Соберите сотрудников и расскажите им о внедрении структуры и зачем это делается. Сначала можно познакомить со структурой компании топ-менеджеров и обсудить с ними, как её улучшить и какие плюсы и минусы они в ней видят. Каждое ознакомление сотрудников со структурой должно сопровождаться рассказом, как это поможет им в работе, какие бонусы принесёт и как улучшить жизнь всей компании. Рассказывайте про выгоды от внедрения.

Структура компании будет постепенно меняться и дорабатываться. Это нормально. Главное - начать её делать. Нельзя с первого раза написать идеальную структуру компании. Это и не нужно.

Инструменты, которые помогают внедрить структуру компании

• Обычный блокнот и ручка. Подойдет для создания самых первых схем.
• Excel таблицы.
• Visio - это оффлайн инструмент. Это неудобно, так как все сотрудники должны иметь к структуре доступ.
• Google Docs - также даёт возможность предоставить доступ к структуре всем сотрудникам.
• Lucidchart, Mindmap, Miro, Draw.io - инструменты для рисования диаграмм. Их неудобно использовать во время быстрого роста и смены сотрудников.
• Сервис для создания структуры компании от Platrum.

В Platrum есть:

• есть готовые шаблоны структур компании;
• можно отметить имена сотрудников на испытательном сроке другим цветом;
• есть уровни иерархии, которым можно задавать название. Например, руководитель каждого нового отдела отобразится как “Начальник”. Также можно менять порядок отображения отделов в иерархии;
• должностные обязанности и продукт для каждого отдела и сотрудника;
• есть экспорт/ импорт, история версий;
• можно распечатать структуру компании и повесить на стену.

Выгоды от внедрения структуры компании

1. Сотрудники начинают понимать, какую роль отделы компании коллеги играют в развитии компании. Они видят, какие функции выполняют их коллеги и чем конкретно они занимаются.

2. Появляется понимание, к кому можно обратиться за помощью или задать вопрос. Рабочий процесс становится более концентрированный и эффективный.

3. С разделением функций работа становится более эффективной. Гораздо проще регламентировать деятельность и исправлять "узкие горлышки" в существующих процессах.

4. Легко спрогнозировать и спланировать найм новых сотрудников.

5. Каждому сотруднику становится понятно, какой результат от него ждут и что является результатом его деятельности. А значит, он может его улучшать.

6. Сотрудники наглядно видят цель, к которой стремится компания, и ощущают себя причастными к её реализации.

Структура компании значительно облегчает работу как вам, так и вашим сотрудникам. Вы можете видеть, кто из сотрудников и за какую функцию в компании несет ответственность, а также узнаете, каких сотрудников вам не хватает. А сотрудники, в свою очередь, могут быстро найти нужного коллегу и задать ему вопрос напрямую, а не через длительный поиск ответственного.

Четкая структура перед глазами наглядно показывает функции и ключевые показатели сотрудников и, тем самым, помогает управлять компанией.