Содержание
Производственная мебельная компания с более чем 30 сотрудниками и филиалом в Астане долгое время работала в режиме постоянного хаоса. Управление задачами через мессенджер, обучение «из уст в уста» и полное отсутствие чёткой структуры загружали владельца операционной работой.
Внедрение платформы Platrum для создания структуры компании, базы знаний и системы задач позволило не только навести порядок, но и достичь главной цели — полностью вывести собственника из операционного управления, передав бразды правления наёмному генеральному директору.
Ключевой результат: владелец компании чётко описал должность гендиректора, нашёл и обучил на эту позицию специалиста, полностью передав ему операционное управление. Теперь собственник выполняет роль стратега, уделяя время развитию новых проектов.
Проблема: хаос в мессенджерах, наставничество и владелец в операционке
До внедрения системы компания столкнулась с комплексом проблем, типичных для быстрорастущего, но несистематизированного бизнеса:
- Полное отсутствие формализованной организационной структуры. Не было ясности, кто за что отвечает, как построены взаимодействия и кто кому подчиняется.
- Управление через мессенджеры. Постановка задач и контроль этапов производства заказов велись в мессенджере, что приводило к потере информации, срыву сроков и общей неразберихе.
- Разрозненные инструкции и «устное» обучение. Новые сотрудники обучались только через наставников, перегружая их и не получая единого стандарта качества. Не было единого хранилища знаний.
- Владелец — главный операционный менеджер. Собственник был глубоко вовлечён в решение ежедневных вопросов, от контроля заказов до объяснений рабочих процессов, и не мог сфокусироваться на стратегическом развитии.
Выбор Platrum: система как фундамент, а не набор инструментов
Перед компанией стояла задача не просто автоматизировать задачи, а построить целостный управленческий каркас. Platrum был выбран потому, что предлагал не отдельные функции, а платформенный подход к систематизации.
Ключевые критерии выбора:
- Единая среда для структуры, знаний и задач. Важно было избежать ситуации, где оргсхема висит в одном месте, инструкции — в другом, а задачи — в третьем. Platrum объединил всё это в связанную систему.
- Гибкость под особенности производства. Мебельное производство — процесс с множеством этапов (замер, дизайн, раскрой, сборка, доставка). Нужна была платформа, где можно наглядно выстроить и контролировать этот поток.
- Акцент на внедрении и результатах. Компания работала с лицензированными партнерами Platrum «Точка контроля», которые рассматривают Platrum не как софт, а как инструмент для достижения бизнес-результатов, начиная всегда с разработки структуры.
Процесс внедрения: от структуры к живым процессам
Внедрение велось поэтапно экспертами «Точки контроля» совместно с владельцем и командой компании.
Основные этапы:
- Разработка уникальной структуры компании с нуля. Первым и фундаментальным шагом стало создание детализированной организационной структуры, отражающей все функции компании. Главной сложностью было оптимально разделить обязанности внутри производственного департамента, чтобы избежать перекосов в нагрузке. Итоговая структура стала доступна всем офисным сотрудникам для понимания зон ответственности.
- Создание полной Базы знаний и Академии. На основе утверждённой структуры для каждой должности были прописаны обязанности, распорядок дня и стандарты работы. Уникальной особенностью стало активное участие владельца: он лично записывал видеоинструкции по ключевым производственным процессам (работа на станках, раскрой материалов), делая обучение максимально наглядным.
- Внедрение инструмента «Задачи» для контроля производства. Управление заказами было переведено из мессенджера в визуальные доски Platrum. Каждый заказ теперь — карточка с этапами, сроками и ответственным. Настроена система оповещений для контроля дедлайнов. Инструментом активно пользуются офисные сотрудники и руководители производства.
Результаты: прозрачность, стандарты и достижение главной цели
Внедрение системы принесло качественные изменения в управление компанией и позволило достичь первоначально поставленной стратегической цели.
Ключевые результаты:
- Личный результат владельца — выход из операционки. Это главное достижение. Владелец смог формализовать роль генерального директора, найти и обучить подходящего кандидата, и полностью передать ему операционное управление. Сегодня собственник занимается стратегическим развитием и новыми проектами.
- Преодоление хаоса и создание прозрачности. Движение заказов стало наглядно видно на досках. Исчезли вопросы «кто чем занимается?» и «на каком этапе проект?». Коммуникация перешла от хаотичной к структурированной.
- Стандартизация и автоматизация обучения. База знаний и Академия с видеоинструкциями от владельца исключили нагрузку с наставников и обеспечили высокое качество ввода в должность новых сотрудников. Обучение стало последовательным: от общих правил компании к курсу по конкретной должности.
- Эффективное производство. Сбалансированная оргструктура и чёткие пошаговые инструкции позволили оптимизировать рабочие процессы, минимизировать ошибки и простои.
“Окупил стоимость Platrum и его внедрения. Поменял свое отношение к бизнесу. В компании появились конкретика, ясность и цели с декомпозицией”, — так сформулировал итог владелец компании.
Бизнес перешёл из состояния хаоса в состояние управляемой системы. Появились чёткие, документально зафиксированные стандарты для всех подразделений. Владелец получил результат, который хотел: освободил своё время от операционных задач, сохранив контроль над стратегией.
Перспективы: устойчивое развитие и масштабирование модели
Созданная в Platrum система стала не разовой «уборкой», а постоянным фундаментом для роста.
Планы на будущее:
- Масштабирование модели управления. Отработанная в головном офисе система готова к тиражированию в филиале в Астане для обеспечения единых стандартов работы.
- Дальнейшее развитие Базы знаний. Компания планирует постоянно дополнять библиотеку видеоинструкций и регламентов, делая её ещё более подробной и полезной для сотрудников.
- Сосредоточение на развитии. Освободившийся от операционки владелец теперь может сфокусироваться на стратегических вопросах: выходе на новые рынки, развитии ассортимента и оптимизации финансовой модели.
В кейсе компании по изготовлению мебели цифровая платформа управления стала ключом к порядку и росту. Platrum выступил инструментом, который позволил сначала описать, а затем и внедрить работающую систему, где у каждого есть своя роль, понятные задачи и доступ к знаниям, а у владельца — свобода для стратегического мышления.
