Содержание
Компания “Центр помощи социальной защиты пенсионеров Пенсион” предоставляет пожилым людям вторую пенсию и помощь по дому взамен на недвижимость в будущем. Цель компании - улучшить качество жизни одиноких пенсионеров. Что успешно реализуют уже 15 лет.
Владелец компании Михаил Вулах рассказал, как внедряли Platrum и какие управленческие задачи он помогает решать. О сервисе собственник узнал, проходя обучение в Школе владельцев бизнеса, после чего и внедрили инструмент.
Данный кейс уникален тем, что в бизнесе уже использовались такие инструменты управления как структура компании, метрики, регламенты и финансовое планирование. Внедрение Platrum помогло собственнику автоматизировать процессы, убрать рутину и освободить свое время.
Зачем внедрили Структуру компании
У нас была внедрена Структура компании еще до того, как мы узнали о Platrum. Но нам было сложно поддерживать ее актуальность, так как все было нарисовано на ватмане. У нас большая структура и много сотрудников, также есть определенная смена кадров. А вот благодаря Platrum мы перевели все в онлайн, и поддерживать актуальность стало гораздо легче. Теперь все видят и понимают актуальную структуру компании.
Как внедряли Метрики
Залог успеха внедрения этого инструмента - понимание владельца компании зачем ему нужны метрики. Изначально мы просто считали кто и что делает и переводили работу в метрики, но у нас не было понимания зачем это делать.
Главное - понять, что метрики привязываются к должности. Если у должности нет метрики, то ее смысл теряется, так как у работы должен быть измеримый результат. У нас в компании на каждой должности сотрудники заполняют метрики. Лишние метрики отвлекают внимание сотрудника и он не понимает, на какую метрику ориентироваться. Поэтому мы постоянно корректируем метрики, добавляем и убираем лишние.
Метрика - это не просто измерение результатов или ориентир для начисления зарплаты, а показатель продвижения к идеальной картине бизнеса. Если нет понимания, куда вы стремитесь, то и рассчитывать метрики бесполезно. Нет смысла измерять метрики ради того, чтобы они просто были. Но если есть план, в котором прописан результат работы каждого отдела, то метрики необходимы.
Например, вы собираете автомобиль на конвейере и вам нужно 4 фары. Вам не нужно 6, вам не нужна растущая статистика фар на каждую машину, вам нужно 4. И правильно выбранная метрика помогает сотрудникам отслеживать их результат и ориентироваться на него. В таком случае метрика помогает руководителю управлять отделом. Если же это просто список баллов, то они бесполезны. Управлять можно только тем, что можно посчитать. Если вы не измеряете результат, то и не управляете им.
Сопротивления в компании при внедрении метрик не было. Сопротивление часто начинается с владельца, который и сам не понимает, зачем нужен тот или иной инструмент, и не может объяснить его важность подчиненным.
Огромный плюс Platrum, кроме того, что можно назначить метрики на должность и вносить их в систему, это функция тренда. На основании внесенных данных строится график, на котором наглядно виден рост или падение показателей. Благодаря этой функции мы в компании придумали игру.
Как превратить метрики в игру
Каждые 8 недель коллектив выбирает 2 капитанов - это может быть хоть уборщица, хоть бухгалтер. Капитанов выбирает коллектив. Далее каждый из капитанов по очереди выбирает себе в команду игрока. И вся компания делится на 2 команды. Далее каждую неделю сотрудник с растущим трендом приносит своей команде +1 балл, если тренд падающий - 0 баллов. Команда, набравшая за это время большее количество баллов, получает приз.
Сотрудники очень активно включились в игру и подстегивали друг друга. А те, кого выбирают в последнюю очередь, начали задумываться о своем положении в компании и команде. Оставаться последним - не очень-то и приятно. При этом коллектив сам заинтересован в росте трендов и за это уже отвечает не только руководитель.
Благодаря Platrum мы смогли организовать такую игру, которая вовлекает весь коллектив, и каждый теперь понимает, “кто действительно красавчик”.
Как стали работать с регламентами
Базово наши регламенты хранятся На Google Диске. И пока по полной мы не используем для этой цели Platrum, так как просто не дошли руки. Вижу, что это важный инструмент. В Базе знаний есть очень удобный механизм автообновления, который при внесении правок приводит к тому, что нужно заново изучить материал, ответить на вопросы.
Есть механика автоматических вопросов, когда периодически всплывают вопросы, и если сотрудник на них не отвечает, то блокируются его метрики. Благодаря этому, руководителю не приходится задаваться вопросом, всё ли изучено и все ли всё знают.
Рекомендуем всем использовать базу знаний и сами планируем переезжать в Platrum, чтобы работать с регламентами и настраивать доступы.
Как использовали финансовое планирование
Финансовое планирование у нас уже также работало в компании до появления Platrum. И вопрос с заявками на приобретение того или иного оборудования не стоял. Если кому-то что-то нужно было купить, то сотрудник писал заявку и вопрос был решен. Не писать заявку было нельзя. И деньги не выделялись без согласования заявки.
Когда мы внедрили Platrum, то стало все гораздо проще. Если раньше кто-то от руки заявки писал, кто-то на компьютере, то теперь все было в одной системе. Сейчас совет согласовывает до 50 заявок в неделю. Заявок всегда больше чем денег, но оплачиваются только одобренные заявки. Platrum помогает контролировать движение денег и теперь все данные хранятся в одном месте.
Зачем внедряли Platrum
Бизнес - это способ или инструмент “навязать” свое видение миру или обществу. Ты что-то придумал и меняешь благодаря этому жизнь людей. Но когда сам владелец находится в хаосе, невозможно управлять бизнесом. Когда же собственник понимает, что вокруг него должен быть порядок, тогда он сможет реализовать свою идею, тогда будет система и будет бизнес.
Platrum - это набор взаимосвязанных инструментов управления. И важно понимать, как они работают и как связаны. Нам было довольно легко, так как у нас в компании уже были внедрены инструменты управления. И потом нам повезло найти софт, который облегчает управление, автоматизируя процессы.
В Platrum все удобно. Система снимает с владельца часть рутинных вещей: где-то напоминает, где-то блокирует, где-то автоматически назначает. И все это освобождает время собственника и дает ему возможность заниматься стратегией.
Все внедренные нами инструменты управления с Platrum стали работать лучше, а команде стало удобно работать.
Также читайте кейс: Студия эстетики тела решила проблему с инвентаризацией и обучением сотрудников
