Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяКейсыКак владелец компании нашел идеальный софт для управления бизнесом

Как владелец компании нашел идеальный софт для управления бизнесом

24 Июн 2022

Содержание

Компания “Центр помощи социальной защиты пенсионеров Пенсион” предоставляет пожилым людям вторую пенсию и помощь по дому взамен на недвижимость в будущем. Цель компании - улучшить качество жизни одиноких пенсионеров. Что успешно реализуют уже 15 лет.

Владелец компании Михаил Вулах рассказал, как внедряли Platrum и какие управленческие задачи он помогает решать. О сервисе собственник узнал, проходя обучение в Школе владельцев бизнеса, после чего и внедрили инструмент.

Данный кейс уникален тем, что в бизнесе уже использовались такие инструменты управления как структура компании, метрики, регламенты и финансовое планирование. Внедрение Platrum помогло собственнику автоматизировать процессы, убрать рутину и освободить свое время. 

Зачем внедрили Структуру компании

У нас была внедрена Структура компании еще до того, как мы узнали о Platrum. Но нам было сложно поддерживать ее актуальность, так как все было нарисовано на ватмане. У нас большая структура и много сотрудников, также есть определенная смена кадров. А вот благодаря Platrum мы перевели все в онлайн, и поддерживать актуальность стало гораздо легче. Теперь все видят и понимают актуальную структуру компании. 

Пример Структуры компании в демо-версии Platrum

Как внедряли Метрики

Залог успеха внедрения этого инструмента - понимание владельца компании зачем ему нужны метрики. Изначально мы просто считали кто и что делает и переводили работу в метрики, но у нас не было понимания зачем это делать.

Главное - понять, что метрики привязываются к должности. Если у должности нет метрики, то ее смысл теряется, так как у работы должен быть измеримый результат. У нас в компании на каждой должности сотрудники заполняют метрики. Лишние метрики отвлекают внимание сотрудника и он не понимает, на какую метрику ориентироваться. Поэтому мы постоянно корректируем метрики, добавляем и убираем лишние.

Пример метрик руководителя холодных продаж и его подчиненных в демо-версии Platrum 

Метрика - это не просто измерение результатов или ориентир для начисления зарплаты, а показатель продвижения к идеальной картине бизнеса. Если нет понимания, куда вы стремитесь, то и рассчитывать метрики бесполезно. Нет смысла измерять метрики ради того, чтобы они просто были. Но если есть план, в котором прописан результат работы каждого отдела, то метрики необходимы.

Например, вы собираете автомобиль на конвейере и вам нужно 4 фары. Вам не нужно 6, вам не нужна растущая статистика фар на каждую машину, вам нужно 4. И правильно выбранная метрика помогает сотрудникам отслеживать их результат и ориентироваться на него. В таком случае метрика помогает руководителю управлять отделом. Если же это просто список баллов, то они бесполезны. Управлять можно только тем, что можно посчитать. Если вы не измеряете результат, то и не управляете им.

Сопротивления в компании при внедрении метрик не было. Сопротивление часто начинается с владельца, который и сам не понимает, зачем нужен тот или иной инструмент, и не может объяснить его важность подчиненным.

Огромный плюс Platrum, кроме того, что можно назначить метрики на должность и вносить их в систему, это функция тренда. На основании внесенных данных строится график, на котором наглядно виден рост или падение показателей. Благодаря этой функции мы в компании придумали игру.

Как превратить метрики в игру

Каждые 8 недель коллектив выбирает 2 капитанов - это может быть хоть уборщица, хоть бухгалтер. Капитанов выбирает коллектив. Далее каждый из капитанов по очереди выбирает себе в команду игрока. И вся компания делится на 2 команды. Далее каждую неделю сотрудник с растущим трендом приносит своей команде +1 балл, если тренд падающий - 0 баллов. Команда, набравшая за это время большее количество баллов, получает приз.

Сотрудники очень активно включились в игру и подстегивали друг друга. А те, кого выбирают в последнюю очередь, начали задумываться о своем положении в компании и команде. Оставаться последним - не очень-то и приятно. При этом коллектив сам заинтересован в росте трендов и за это уже отвечает не только руководитель.

Благодаря Platrum мы смогли организовать такую игру, которая вовлекает весь коллектив, и каждый теперь понимает, “кто действительно красавчик”.

Как стали работать с регламентами

Базово наши регламенты хранятся На Google Диске. И пока по полной мы не используем для этой цели Platrum, так как просто не дошли руки. Вижу, что это важный инструмент. В Базе знаний есть очень удобный механизм автообновления, который при внесении правок приводит к тому, что нужно заново изучить материал, ответить на вопросы.

Пример статьи с проверочными вопросами в демо-версии Platrum

Есть механика автоматических вопросов, когда периодически всплывают вопросы, и если сотрудник на них не отвечает, то блокируются его метрики. Благодаря этому, руководителю не приходится задаваться вопросом, всё ли изучено и все ли всё знают.

Рекомендуем всем использовать базу знаний и сами планируем переезжать в Platrum, чтобы работать с регламентами и настраивать доступы.

Как использовали финансовое планирование

Финансовое планирование у нас уже также работало в компании до появления Platrum. И вопрос с заявками на приобретение того или иного оборудования не стоял. Если кому-то что-то нужно было купить, то сотрудник писал заявку и вопрос был решен. Не писать заявку было нельзя. И деньги не выделялись без согласования заявки.

Когда мы внедрили Platrum, то стало все гораздо проще. Если раньше кто-то от руки заявки писал, кто-то на компьютере, то теперь все было в одной системе. Сейчас совет согласовывает до 50 заявок в неделю. Заявок всегда больше чем денег, но оплачиваются только одобренные заявки. Platrum помогает контролировать движение денег и теперь все данные хранятся в одном месте.

Пример создания заявки в финплане демо-версии Platrum

Зачем внедряли Platrum

Бизнес - это способ или инструмент “навязать” свое видение миру или обществу. Ты что-то придумал и меняешь благодаря этому жизнь людей. Но когда сам владелец находится в хаосе, невозможно управлять бизнесом. Когда же собственник понимает, что вокруг него должен быть порядок, тогда он сможет реализовать свою идею, тогда  будет система и будет бизнес.

Platrum - это набор взаимосвязанных инструментов управления. И важно понимать, как они работают и как связаны. Нам было довольно легко, так как у нас в компании уже были внедрены инструменты управления. И потом нам повезло найти софт, который облегчает управление, автоматизируя процессы.

В Platrum все удобно. Система снимает с владельца часть рутинных вещей: где-то напоминает, где-то блокирует, где-то автоматически назначает. И все это освобождает время собственника и дает ему возможность заниматься стратегией.

Все внедренные нами инструменты управления с Platrum стали работать лучше, а команде стало удобно работать.


Также читайте кейс: Студия эстетики тела решила проблему с инвентаризацией и обучением сотрудников

Ко всем статьям →