Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяКейсыКак фирма по продаже недвижимости систематизировала документы

Как фирма по продаже недвижимости систематизировала документы

30 мая 2022

Содержание

Агентство недвижимости Welldom помогает клиентам покупать квартиры в новых домах комфорт, бизнес и премиум-класса в Москве и Санкт-Петербурге. В штате компании около 20 человек.

Учредитель компании Максим рассказал, как Platum помог систематизировать регламенты и инструкции и сократить время на выдачу доступов.

До После
Полный хаос в регламентах. Очень много файлов, которые хранились не систематизировано на Google Диске. Не было никакой возможности проверить, прочитал ли сотрудник все регламенты до конца.Идеально выстроенная система хранения регламентов. Все хранится систематизировано по папкам. К каждому документу созданы вопросы и каждый, кто читает документ, должен на них ответить. Стало легко оценивать качество знаний.
Приходилось выдавать доступ к папкам на аккаунт человека. Если он уходит из компании, то приходилось выдавать доступ новому сотруднику. Сложно следить, у кого в итоге есть доступы.Теперь доступ дается не на аккаунт, а на должность. Если меняется человек, доступ не приходится выдавать повторно, так как он открывается автоматически в зависимости от должности.

Как вы начали работать с Platrum, каких результатов добились?

Самая главная задача и потребность заключалась в поиске сервиса по хранению регламентов. Причем нам нужно было их не просто где-то упорядоченно хранить, но и сделать так, чтобы сотрудники ими активно пользовались. 

Я знал основателя Platrum Германа и уже пользовался его продуктом. Поэтому, когда узнал о том, что он сделал Platrum, я смело решил использовать инструмент, так как я уже был доволен одним продуктом.

Инструменты Platrum

Какие инструменты используете в работе?

База знаний 

Цель работы с базой знаний - предоставление данных брокерам, которые продают недвижимость. Другие должности не требуют файлов в большом количестве. И всю базу знаний мы создавали по сути под одну должность.

В Базе знаний мы храним регламенты, должностные инструкции, отсылки к файлам, таблицам, документам. Можно прикреплять видео, статьи, задания. Все, что нужно и к чему нужно обращаться, есть в Platrum.

База знаний компании WellDom

Расскажите, как вам помогла База знаний и чем вы пользовались до этого?

До этого регламенты были на Google Диске. Там было все несистемно, полный хаос. Сложность была в структуризации всех регламентов, так как их было очень много.  И естественно ничего не работало. Мы писали регламенты в большом количестве, но было сложно понять, читают ли вообще регламенты. И до их использования дело так и не доходило. 

В Platrum же есть целая инфраструктура, которая создана для того, чтобы регламенты внедрялись и работали. Сейчас если есть вопросы, споры, недопонимания, то отсылаем персонал к регламентам. Сразу все встает на свои места.

В Platrum доступ выдается на должность, а не на человека. А в Google Диске привязывали доступ на аккаунт. Вот мы выдали доступ, потом человек уволится, нам опять нужно выдать доступ. И так каждый раз по кругу. В Platrum очень легко выдавать доступы.

Академия

В Platrum больше возможностей для проверки знаний. Поэтому мы активно пользуемся Академией. Она сформирована на основе Базы знаний. По блокам Академии обучение проходят наши стажеры. Все сделано удобно. Курс разделен на 9 больших блоков. Внутри каждого блока есть статьи, файлы, видео. К каждой статье мы создали открытые вопросы, иногда проверка проходит в форме теста.

Курсы обучения компании WellDom

Раньше обучение и проверка знаний сотрудников была несистемная. Мы просто давали им доступ в Google Диск. Там стажеры каким-то образом изучали материалы, а потом происходило общение в живую, где мы и проверяли знания. Сейчас этот процесс систематизирован. Сотрудник дает ответы прямо в системе и я могу гораздо быстрее проверить знания человека.

Регулярной проверки знаний персонала у нас пока нет. Я знаю, что в Platrum есть такая функция и это отличная идея. Но у нас до этого пока не дошли руки.

С чего начинать внедрение

С чего порекомендуете начать использовать Platrum?

Я бы посоветовал начать с работы с регламентами. Прописать все инструкции, должностные обязанности, описать все процессы и внести в Базу знаний. Важно не просто описывать процессы, но и обязательно их внедрять. Так как то, что описано, но не внедрено и не используется - просто делалось зря. Это то, что в первую очередь должно создаваться в компании. Потом все разложить по папочкам и назначить их на каждую должность. Следующим шагом создать курсы. 

В такой системе любая компания уже сможет достойно функционировать. Так как каждый член команды будет понимать, как организованы процессы, что и как в компании происходит.

А потом бы я начал работать с метриками. Так как работа с показателями очень важна. Многие предприниматели делают выводы на основе ощущений, а не на основе реальных данных. Мы, кстати, метрики также частично ведем в Platrum.

Выбор инструментов зависит от подхода учредителя.

Конечно, любое изменение дается сложно и сотрудники не всегда воспринимают нововведения “на ура”, но, в целом, мы реализовали все, что хотели.

Как вы думаете, подойдет ли Platrum любым компаниям?

Если говорить о работе с регламентами, то это актуально для любых сфер деятельности и компаний любых размеров. Platrum точно подойдет для малого и среднего бизнеса. У него отличное соотношение цены и качества. За такие деньги сервис принесет компании очень много пользы. А альтернатив платформе я вообще не знаю.

Platrum я всегда рекомендую и советую приятелям. Особенно, когда вижу проблемы, а они, как правило, у всех бизнесов типовые. Например, в компании не описаны процессы, а значит, нет единой схемы работы, сотрудники используют свои правила, работают не по регламентам и от этого много проблем. И поэтому процессы нужно описывать и доносить до сотрудников.

Platrum - это отличный инструмент для выстраивания системности.


Также читайте кейс: Как база знаний помогла компании «Интеллектуальный энергомониторинг» создать внешний отдел продаж

Ко всем статьям →