Агентство недвижимости Welldom помогает клиентам покупать квартиры в новых домах комфорт, бизнес и премиум-класса в Москве и Санкт-Петербурге. В штате компании около 20 человек.
Учредитель компании Максим рассказал, как Platum помог систематизировать регламенты и инструкции и сократить время на выдачу доступов.
| До | После |
| Полный хаос в регламентах. Очень много файлов, которые хранились не систематизировано на Google Диске. Не было никакой возможности проверить, прочитал ли сотрудник все регламенты до конца. | Идеально выстроенная система хранения регламентов. Все хранится систематизировано по папкам. К каждому документу созданы вопросы и каждый, кто читает документ, должен на них ответить. Стало легко оценивать качество знаний. |
| Приходилось выдавать доступ к папкам на аккаунт человека. Если он уходит из компании, то приходилось выдавать доступ новому сотруднику. Сложно следить, у кого в итоге есть доступы. | Теперь доступ дается не на аккаунт, а на должность. Если меняется человек, доступ не приходится выдавать повторно, так как он открывается автоматически в зависимости от должности. |
Как вы начали работать с Platrum, каких результатов добились?
Самая главная задача и потребность заключалась в поиске сервиса по хранению регламентов. Причем нам нужно было их не просто где-то упорядоченно хранить, но и сделать так, чтобы сотрудники ими активно пользовались.
Я знал основателя Platrum Германа и уже пользовался его продуктом. Поэтому, когда узнал о том, что он сделал Platrum, я смело решил использовать инструмент, так как я уже был доволен одним продуктом.
Инструменты Platrum
Какие инструменты используете в работе?
База знаний
Цель работы с базой знаний - предоставление данных брокерам, которые продают недвижимость. Другие должности не требуют файлов в большом количестве. И всю базу знаний мы создавали по сути под одну должность.
В Базе знаний мы храним регламенты, должностные инструкции, отсылки к файлам, таблицам, документам. Можно прикреплять видео, статьи, задания. Все, что нужно и к чему нужно обращаться, есть в Platrum.
База знаний компании WellDom
Расскажите, как вам помогла База знаний и чем вы пользовались до этого?
До этого регламенты были на Google Диске. Там было все несистемно, полный хаос. Сложность была в структуризации всех регламентов, так как их было очень много. И естественно ничего не работало. Мы писали регламенты в большом количестве, но было сложно понять, читают ли вообще регламенты. И до их использования дело так и не доходило.
В Platrum же есть целая инфраструктура, которая создана для того, чтобы регламенты внедрялись и работали. Сейчас если есть вопросы, споры, недопонимания, то отсылаем персонал к регламентам. Сразу все встает на свои места.
В Platrum доступ выдается на должность, а не на человека. А в Google Диске привязывали доступ на аккаунт. Вот мы выдали доступ, потом человек уволится, нам опять нужно выдать доступ. И так каждый раз по кругу. В Platrum очень легко выдавать доступы.
Академия
В Platrum больше возможностей для проверки знаний. Поэтому мы активно пользуемся Академией. Она сформирована на основе Базы знаний. По блокам Академии обучение проходят наши стажеры. Все сделано удобно. Курс разделен на 9 больших блоков. Внутри каждого блока есть статьи, файлы, видео. К каждой статье мы создали открытые вопросы, иногда проверка проходит в форме теста.
Курсы обучения компании WellDom
Раньше обучение и проверка знаний сотрудников была несистемная. Мы просто давали им доступ в Google Диск. Там стажеры каким-то образом изучали материалы, а потом происходило общение в живую, где мы и проверяли знания. Сейчас этот процесс систематизирован. Сотрудник дает ответы прямо в системе и я могу гораздо быстрее проверить знания человека.
Регулярной проверки знаний персонала у нас пока нет. Я знаю, что в Platrum есть такая функция и это отличная идея. Но у нас до этого пока не дошли руки.
С чего начинать внедрение
С чего порекомендуете начать использовать Platrum?
Я бы посоветовал начать с работы с регламентами. Прописать все инструкции, должностные обязанности, описать все процессы и внести в Базу знаний. Важно не просто описывать процессы, но и обязательно их внедрять. Так как то, что описано, но не внедрено и не используется - просто делалось зря. Это то, что в первую очередь должно создаваться в компании. Потом все разложить по папочкам и назначить их на каждую должность. Следующим шагом создать курсы.
В такой системе любая компания уже сможет достойно функционировать. Так как каждый член команды будет понимать, как организованы процессы, что и как в компании происходит.
А потом бы я начал работать с метриками. Так как работа с показателями очень важна. Многие предприниматели делают выводы на основе ощущений, а не на основе реальных данных. Мы, кстати, метрики также частично ведем в Platrum.
Выбор инструментов зависит от подхода учредителя.
Конечно, любое изменение дается сложно и сотрудники не всегда воспринимают нововведения “на ура”, но, в целом, мы реализовали все, что хотели.
Как вы думаете, подойдет ли Platrum любым компаниям?
Если говорить о работе с регламентами, то это актуально для любых сфер деятельности и компаний любых размеров. Platrum точно подойдет для малого и среднего бизнеса. У него отличное соотношение цены и качества. За такие деньги сервис принесет компании очень много пользы. А альтернатив платформе я вообще не знаю.
Platrum я всегда рекомендую и советую приятелям. Особенно, когда вижу проблемы, а они, как правило, у всех бизнесов типовые. Например, в компании не описаны процессы, а значит, нет единой схемы работы, сотрудники используют свои правила, работают не по регламентам и от этого много проблем. И поэтому процессы нужно описывать и доносить до сотрудников.
Platrum - это отличный инструмент для выстраивания системности.
Также читайте кейс: Как база знаний помогла компании «Интеллектуальный энергомониторинг» создать внешний отдел продаж
