Контроль сотрудников - одна из задач руководителя. Рассказываем, как пошагово проверять работу сотрудников.
1. Определите обязанности сотрудника
Нужно чётко обозначить, где начинаются и заканчиваются обязанности сотрудника. Определить, за что он отвечает, а за что нет. Определите, какой результат от него ожидают. Нужно время, чтобы это сформулировать и описать, а также донести эти принципы до сотрудника. Но в результате такого подхода сотрудник начнёт справляться с обязанностями самостоятельно, и руководителю не нужно будет контролировать каждое его действие. В целом, толковые и способные сотрудники не любят, когда контролируют их каждый шаг.
Существует два инструмента, которые помогают руководителям и сотрудникам внедрить такой подход в рабочий процесс.
- Первый - это прописать функции сотрудников на организационной структуре компании. Это иерархическая схема подчинения, на которой указаны все должности в компании, сотрудники, которые их занимают, и результат, который от них ждут. Имея структуру компании перед глазами, сотрудник всегда будет соотносить свою деятельность с ожидаемым результатом и стремиться к нему.
- Второй - это должностные инструкции, где описываются все обязанности и зоны ответственности подчиненных. Только не пишите их скучным формальным языком. Сделайте так, чтобы они легко читались и трактовались без двойного смысла, так, чтобы после прочтения сотруднику стало понятно, за что он отвечает, какие его обязанности и круг ответственности. А чтобы должностные инструкции работали, у сотрудников всегда должен быть к ним доступ. Это может быть обычная папка-скоросшиватель с распечатанным текстом на листах А4, или доступ к цифровой корпоративной базе знаний, где хранится вся документация по компании.
2. Планирование
Нужно добиваться, чтобы каждый сотрудник начинал свою неделю с составления собственного плана работы, который он одобряет у руководителя. Важно, чтобы план составлял не руководитель, а сам сотрудник на основе тех обязанностей, которые были определены. В большинстве случаев сотрудники составляют отличные планы. Иногда его нужно немного изменить, подкорректировать и расставить приоритеты. Но если это делать каждую неделю, то и сам план, и самостоятельность, и уровень ответственности сотрудника с каждым разом будут увеличиваться.
Без планирования сотрудник будет выполнять работу, руководствуясь собственными приоритетами и мнением на этот счёт, но мнение сотрудника и видение руководства могут сильно отличаться. Без плана руководитель не может реализовывать контроль сотрудников и их действия, а значит, вовремя корректировать задачи, менять их и гарантировать успешную работу своего отдела.
Сейчас существует множество специальных планировщиков, которые помогают скоординировать деятельность каждого сотрудника, а также их взаимодействие внутри отдела. Например, некоторые инструменты совместной работы с задачами сделаны на механике канбан-досок, по которым задача перемещается, меняя статус, и вся команда видит, на каком этапе находится выполнение проекта.
3. Не принимайте от сотрудников проблемы
Если к руководителю прибегают сотрудники с просьбой помочь, так как они не знают что делать, не стоит им сразу помогать. Принимайте проблему от подчиненного только с каким-то решением. Например, клиент просит скидку, не предусмотренную стандартными условиями. И руководитель предлагает подчиненному найти решение самостоятельно. Сотрудник всегда должен сам принимать решение. Пусть он оценит историю клиента, количество покупок, возвратов, период сотрудничества и на этом основании примет решение. И, как правило, сами сотрудники находят более компетентное решение, так как находятся ближе к области деятельности: у них больше данных, больше опыта. С таким подходом сотрудники становятся более самостоятельными, мыслящими и приобретают навыки принятия решений. Руководитель всегда должен требовать решение для любой проблемы. Они не всегда могут быть правильными, но руководитель сможет это проконтролировать. Никогда не позволяйте лениться мыслить.
4. Ежедневный контроль сотрудников
Хороший руководитель должен ежедневно проверять, как идет выполнение планов. Когда есть план - это хорошо, но люди в реальной жизни сталкиваются с непредвиденными обстоятельствами: кто-то отменил встречу или клиент капризничает. И есть множество причин, когда подчиненный может отклониться от плана или поменять приоритетность выполнения задач. Цель ежедневного контроля сотрудников - помочь остаться в приоритете. А если что-то не получается с его выполнением - переделать план. Без такой ежедневной проверки подчиненные могут отклониться от согласованного плана и выдать не тот результат, на который рассчитывает руководитель.
5. Подтверждение успешных результатов
Замечайте и озвучивайте то хорошее, что сделали подчиненные. Большинство руководителей видят только ошибки и акцентируются на них, упуская те моменты, которые сотрудники выполнили хорошо. Например, менеджер не пропустил ни одного телефонного звонка или закрыл все сделки. Дайте человеку подтверждение, покажите, что вы это знаете и цените. Люди - это не роботы. Единственное, что можно делать, чтобы люди работали лучше и были мотивированы, это - хвалить. Ни одна победа, ни один успех, ни одно успешное дело не должно остаться без подтверждения. Позитивное подтверждение - это главный инструмент руководителя, которым он стимулирует людей производить больше и выполнять обязанности еще лучше.
Эти простые правила помогут руководителю осуществлять контроль сотрудников и быть уверенным в том, что они всё делают правильно.
