Содержание
Расскажем, что такое корпоративная база знаний и как организовать её без лишней бюрократии. Также вы узнаете, как сделать так, чтобы база знаний компании работала и приносила реальную пользу не только вашим сотрудникам, но и всему бизнесу.
Обычно корпоративна база знаний вызывает ассоциации, связанные с бюрократией и огромным количеством несистематизированных документов, которые содержат скучную формальную информацию. Однако, она может стать очень полезным инструментом в компании.
База знаний - это своеобразное хранилище всей документации, некий справочный центр, куда может обратиться любой сотрудник, чтобы найти ответ на интересующий его вопрос. Туда входит вся документация с описанием деятельности компании: регламенты, инструкции, скрипты, схемы, ценные наработки, знания и опыт сотрудников. Можно смело сказать, что корпоративная база знаний - это интеллектуальный актив компании.
Цель корпоративной базы знаний - решать проблемы сотрудников. Документы при таком подходе не создаются “в стол”, а содержат актуальные и полезные знания, которые помогают команде решать возникающие проблемы и находить ответы на вопросы. Правильно созданная база знаний экономит время лучших специалистов, руководителей и коллег.
Подробно о том, зачем бизнесу база знаний, рассказали в нашей статье.
Плюсы создания корпоративной базы знаний
Создание базы знаний имеет свои преимущества для любой организации:
- систематизация всей документации о деятельности компании;
- хранение документации в единой системе с доступом для всех сотрудников компании;
- независимость получения знаний и возможность решать вопросы без участия руководителей, экспертов и более опытных сотрудников;
- возможности для обучения новых сотрудников;
- возможность легко и быстро находить нужный документ;
- все сотрудники обладают едиными знаниями.
Принципы создания базы знаний
Можно выделить четыре основных принципа, которые помогут организовать успешную корпоративную базу знаний.
1. Понятность
Документы, создаваемые в вашей компании, должны быть написаны понятным неформальным языком. Помните, что документы создаются для людей, а не наоборот. Информация должна быть понятна с первого прочтения, а трактовки должны быть однозначными. Документ не должен быть слишком длинным. Используйте примеры из деятельности компании, делитесь опытом сотрудников и успешными кейсами. Иначе получатся нежизнеспособные инструкции с описанием неработающих процессов. И документы формально будут созданы, но пользоваться ими не будут.
Также при создании документов сочетайте между собой разные типы контента (заголовки, цитаты, картинки, ссылки), чтобы материал был ярким, запоминающимся и нескучным.
2. Структурированность
Удобно, когда документация рассортирована по отделам. Создайте папки, где будут храниться регламенты и документы, связанные с работой конкретного подразделения компании. Например, вся документация, по работе отдела продаж, отдела маркетинга или отдела разработки.
Создать папку для департамента персонала и откройте доступ к статьям только сотрудникам из этого отдела. Внутри раздела можно создать секции, в которых будут храниться документы, регламентирующие работу разных направлений внутри отдела. Например, секция найма и секция кадрового учета.
Разделение документации по разделам облегчит работу сотрудников, так как теперь они точно будут знать, где искать документы, полезные для их области деятельности, и быстро найти ответы на интересующие их вопросы.
3. Актуальность
Важно следить за актуальностью документов, чтобы информация, которую они содержат, была правильной и не противоречила реально существующему порядку. Иначе сотрудники просто не будут доверять документам и саботировать Базу знаний. У вашей команды должно быть доверие к материалам, размещенным в ней.
4. Доступность
Даже если к созданию корпоративной базы знаний применены все вышеперечисленные принципы, она может остаться невостребованной, если сотрудникам сложно искать нужную информацию. Для этого в Базе знаний должна быть реализована механика доступов. Это поможет решить проблему возможной утечки информации: сотруднику доступны документы в зависимости от должности. Также этот подход сужает объём документов, среди которых сотрудник ищет нужную информацию.
Важную роль в доступности информации играют неактуальные или узко сформулированные заголовки документов. Это значит, что найти такой документ смогут только те сотрудники, которые знают о его наличии в Базе знаний. Другие же члены команды решат эту задачу заново и создадут на этом основании дублирующий регламент. Например, документ под названием “Образцы заявлений” лучше переименовать в “Образцы заявлений: увольнение, отпуск, отгул, удаленная работа”.
Что нужно, чтобы база знаний работала?
- Писать документы, которые решают конкретные проблемы в бизнесе. Например, коллектив не понимает принцип начисления премий и бонусов, и из-за этого случаются конфликты. Чтобы их избежать, нужно создать документ, где будет прописано, за какие за что и в каком размере начисляются денежные поощрения. Документы должны решать проблемы, а не просто описывать существующие процессы в компании. Иначе бюрократии не избежать.
- Создать актуальные регламенты, описывающие задачи и функции каждой должности. В некоторых организациях их называют должностными инструкциями.
- Проверять знания документации. Чтобы корпоративная база знаний приносила пользу, сотрудники должны знать содержание документации, а для этого нужно проверять знания. Автоматизируйте процесс проверки знаний персонала с помощью платформы для обучения сотрудников.
- Использовать простую и понятную систему для хранения документов. Эта система должна помогать работать с корпоративной базой знаний, а не усложнять работу с ней. Например, Google Документы изначально не предполагались для хранения и систематизации документации. В них очень много лишних функций, что усложняет работу с регламентами. Лучше пользоваться системами, специально созданными для хранения документов.
- Правильно внедрить базу знаний в компанию. Корпоративная база знаний не появится в компании сама по себе. Поэтому этот процесс нужно целенаправленно организовывать: переписывать или создавать регламенты, подбирать удобную систему для работы, настраивать доступы. Также на собраниях и координациях важно рассказывать коллективу о плюсах внедрения базы знаний всему коллективу и обучить сотрудников работать с этим полезным инструментом.
Корпоративная база знаний - это удобный инструмент, где можно хранить регламенты, инструкции и документы в единой системе. Вам и вашим сотрудникам больше не нужно будет тратить время на поиск документов. Благодаря Базе знаний бизнесу легко расти и масштабироваться, так как она помогает организовать обучение нового персонала и систематизировать деятельность компании.
