Корпоративный мессенджер: что такое и как выбрать

В современной корпоративной среде коллеги постоянно обмениваются информацией. Если раньше общение проходило лично или по телефону, сейчас оно перешло в электронные сообщения, переписку по электронной почте и мессенджеры. С переходом на дистанционную работу безопасность и удобство удаленного корпоративного общения становится более актуальным.

Расскажем, что такое корпоративный мессенджер и какие они бывают. Сравним возможности нескольких популярных мессенджеров, а также вы узнаете как выбрать безопасную и многофункциональную программу для обмена сообщениями.

Что такое корпоративный мессенджер

Корпоративный мессенджер – это программы для электронного общения между сотрудниками одной организации. В нем можно создавать отдельные каналы (чаты) и быстро обмениваться текстовыми сообщениями, аудио и видеозаписями, фотографиями, документами и файлами.

Преимущества корпоративных мессенджеров:

Программы для общения имеют ряд преимуществ перед другими средствами связи:

1. Удобство. Сотрудники могут получать и отправлять рабочую информацию, находясь даже не на рабочем месте. Например, находясь в командировке, на больничном или по пути на работу. Конечно, важно отделить рабочее время от нерабочего, но иногда бывают исключительные ситуации.

2. Быстрота коммуникации. Мессенджер позволяет быстро передавать информацию и оперативно реагировать на послания. Можно послать сообщение и уже через несколько минут получить на него ответ.

3. Разные форматы. Удобно посылать разные форматы сообщений: быстро переслать и получить текстовый документ, презентацию, аудио или видеофайл. Благодаря мессенджерам можно оперативно знакомиться с разными документами.

4. Хранение информации. Мессенджеры сохраняют все пересылаемые файлы. К ним можно вернуться в любой момент: перечитать текстовый документ или пересмотреть презентацию.

5. Тематические каналы. Можно создавать чаты только с нужными участниками. Чаты для конкретного проекта, чаты внутри проекта, чаты на отдел (например, канал отдела разработки или маркетинга), чаты для работы с фрилансерами и аутсорсерами. Это позволяет не участвовать в лишней переписке, избегать утечки информации.

6. Групповые и личные видео и аудио вызовы. Из мессенджера можно позвонить конкретному сотруднику для обсуждения вопроса или создать групповой звонок. Эта функция особенно актуальна для компаний, которые работают удаленно. И звонить можно без привязки к рабочему месту или компьютеру.

7. Напоминания. Есть возможность ставить напоминания сотрудникам.

Виды мессенджеров и их функционал

Сегодня существует множество мессенджеров, часть из них используют для персонального общения, а какие-то заточены для корпоративной коммуникации.

Такие мессенджеры, как Skype, Line, What`sApp, Facebook Messenger, Viber, Snapchat, Telegram, используются скорее для приватной коммуникации. У них есть ряд недостатков:

• регистрация происходит на персональный телефонный номер человека и вся корпоративная информация остается на телефоне;
• сотрудник может быть не согласен применять личный номер телефона в рабочих целях;
• информация хранится на стороннем сервере, это подходит для текстовых переписок, но критично для хранения файлов;
• отсутствует возможность администрирования и управления пользователями (нет настройки ролей для пользователей, управления доступами, порядок каналов)
• в некоторых отсутствует возможность групповых аудио и видеозвонков с демонстрацией экрана;

При выборе корпоративного мессенджера, лучше отказаться от перечисленных программ, чтобы разделить личное и корпоративное общение. Так личные переписки не будут отвлекать от работы и наоборот.

В корпоративных мессенджерах есть возможности для:

• гибкого администрирования: настройка ролей пользователей, например, в телеграмме нельзя настроить никнейм пользователя, в корпоративных мессенджерах администратор может настроить имена сотрудников;
• группового аудио и видео созванивания;
• подключения чат-ботов;
• глобального поиска по всем каналам и чатам, наличие фильтров.

Сравнение корпоративных мессенджеров

Skype

Skype - программа для общения с закрытым кодом, заточенное на видеозвонки.

Плюсы:

• наличие бесплатной версии;
• устанавливается на операционные системы Windows, Mac, Linux,
• приложение поддерживается на iOS, Android и Windows Phone;
• возможность создавать групповые чаты;
• есть приватные чаты;
• можно отправлять сообщения в формате текста, аудио и видео;
• отправка и обмен файлами разных форматах;
• функция аудиозвонков;
• возможность созванивая группой по видео;
• функция демонстрации экрана;
• интеграция с Битрикс24 и Планфикс;
• опросы;

Минусы:

• низкий уровень безопасности;
• информация в переписках анализируется для минимизации спама и исключения мошенничества;
• низкая скорость загрузки и передачи информации;
• сбои в работе и периодическое подвисание программы;
• плохое качество передачи во время видеоконференции;
• очень много рекламы.

Telegram

В 2021 году Telegram стал самым быстрорастущим мессенджером в России и обогнал по количеству пользователей WhatsApp. Это не просто мессенджер, но и социальная сеть со своими сообществами-каналами, с возможностью комментирования и общения.

Плюсы:

• бесплатный;
• есть браузерная, десктопная, мобильная версия;
• дружественный интерфейс;
• возможность выбора дизайна (иконка, фон, цвета);
• текстовые сообщения, аудио и видеосообщения;
• прекрасный звук и видео картинка;
• функция по созданию электронного онлайн-консультанта;
• коллективные чаты;
• создание секретного чата, куда осуществляется вход по паролю;
• безопасность обеспечивается криптографическим протоколом MTProto;
• размер файлов, которые можно передать до 2 ГБ;
• высокая скорость передачи информации;
• возможность закреплять переписки наверху;

Минусы:

• отсутствует функция групповых звонков;
• многие используют, как личный мессенджер;
• регистрация на личный телефон;
• отвлекающие чат-боты и личные подписки на каналы;
• нет возможности забрать доступ при увольнении сотрудника.

Microsoft Teams

MS teams - платформа для общения, идеально подходящая для тех, кто пользуется Office 365. Есть бесплатная версия, которой может пользоваться до 250 пользователей (2 гб на пользователя, 10 гб на команду).

Плюсы:

• интеграция с Office 365 и другими средствами: Outlook, Word, Excel, Exchange, Onedrive и SharePoint входят в платные подписки;
• есть внутренняя база знаний, где удобно хранить внутреннюю документацию для сотрудников;
• аудио и видео сообщения;

Минусы:

• сложный процесс регистрации (сотрудникам нужна помощь для регистрации, с браузера и с телефона разный интерфейс);
• могут забанить бесплатные аккаунты из России без объяснения причин;
• один администратор в бесплатной версии (слишком большая нагрузка на одного сотрудника);
• не интуитивно-понятный интерфейс (нужно думать, где находятся настройки, например, уведомления);
• слишком гибкое форматирование сообщений (отвлекает от чтения).

Slack

Slack - корпоративный мессенджер с простым интерфейсом, созданный специально для рабочей коммуникации между сотрудниками одного коллектива. Хорошая защита данных обеспечивается протоколом HTTPS и двухфакторной аутентификацией.

Бесплатная версия:

• хранение до 9 000 переписок;
• 9 интеграций с другими программами;
• нет коллективных звонков, разговоры только один на один;
• условная интеграция;

Стандартная версия:

• наличие функции коллективных разговоров;
• ограниченные права постинга;
• неограниченное количество хранимых сообщений;

Plus версия:

• интеграция в Active directory;
• бэкапы сообщений;
• права постинга во всех каналах;

Плюсы:

• личные и групповые текстовые переписки;
• запись голосовых сообщений;
• видеозвонки;
• функция демонстрации экрана собеседнику;
• функция создания ботов для ответа на повторяющиеся вопросы и комментарии;
• мониторинг упоминаний о компании в интернете и отправка в специальный чат;
• подходит для установки на Android, iOS, Windows, Mac OS;
• простой интерфейс без лишних деталей;
• общие настройки времени и DND (do not disturb);
• комментирование и обсуждение под конкретным сообщением (thread), чтобы не отвлекать других сотрудников;
• можно упоминать пользователей, а также пользоваться тегами @everyone @channel @here;
• интеграция с множеством сервисов (например, Zoom, Twitter, Polly, Outlook, Trello)
• поиск по всем каналам;
• возможность звонков прямо из слэка;
• аналитика;
• функция kill switch - администратор может одновременно сказать всем участникам поменять пароли;
• настройка уведомлений о важных сообщениях и событиях по времени;
• форматирование сообщений;
• возможности цитирования;
• хранение документов;
• переход между рабочими пространствами осуществляется в один клик, это удобно для тех, кто работает в нескольких проектах;
• возможность написать сообщение самому себе и прислать себе документы.

Минусы:

• нет администрирования сообщений, каналами можно управлять только в браузере;
• групповые видео/аудио звонки только по подписке;
• нет русского языка;
• в бесплатной версии хранится только 10000 сообщений;
• урезанный функционал бесплатной версии;
• скорее для больших организаций;
• нет возможности добавлять участников в чаты по другим проектам.

Rocket chat

Rocket chat - бесплатный корпоративный мессенджер для общения в режиме реального времени с гибкими настройками и открытым исходным кодом.

Pro версия:

• наличие аналитики;
• интеграция с AD;
• ограниченная техническая поддержка (долго отвечают в чатах);
• пакет интеграционных приложений;
• помощь в миграции;

Experience версия:

• договорная цена с менеджером по продажам;
• полная техническая поддержка (+ доступ к команде разработки);
• возможность преобразования аудио в текст;
• более гибкая настройка каналов;
• панель аудита.

Плюсы:

• аудио и видео конференции входят в бесплатную версию;
• обсуждение под сообщениями (thread);
• интеграция с разными сервисами;
• аналитика;
• уведомления о важных сообщения и событиях по времени;
• безлимитное хранение сообщений;
• end to end шифрование для текстовых чатов;
• приложения для десктопа и мобильной версии;
• открытый исходный код и возможность поднять собственный сервер для работы организации;
• высокая безопасность, пароли на сервере не сохраняются;
• возможность создавать каналы;

Минусы:

• удручающий серый внешний вид;
• коллективные видео/аудио звонки только по подписке;
• очень сложное администрирование;
• нет русского языка;
• нет глобального поиска по перепискам и серверам;
• после регистрации сразу добавляют в два открытых чата Rocket chat ( их можно сразу покинуть).

Discord

Discord - бесплатный чат, создававшийся для геймеров. Основное достоинство - голосовые каналы для голосового общения не ограниченные по времени.

Есть платный буст-сервис, со смайликами и функцией скачивания файлов до 50 Мб, улучшенное качество демонстрации экрана и качество звука при аудио и видео общении.

Плюсы:

• коллективные переписки,
• функция закрепления сообщения в чатах;
• можно задавать порядок каналов админам;
• чаты с закрытым доступом;
• голосовые каналы;
• видеоконференции;
• поддерживает iOS, Mac OS, Android, Web, Windows, Linux;
• двухфакторная аутентификация;
• сложное шифрование;
• защита от DDoS-атак, утекания данных IP;
• подходит коллективам с любым количеством сотрудников;
• быстрая загрузка и передача данных;
• гибкие настройки;
• качественные видеозвонки;
• простой интуитивный интерфейс;
• аудит действий на сервере;
• можно закрепить несколько сообщений;
• @everyone - все @here я- кто тут есть;

Минусы:

• слишком много гибких настроек;
• нельзя цитировать изображение;
• интеграции только с геймерскими сервисами и соцсетями;
• нельзя перейти к сообщению, которое было прокомментировано;
• нельзя настроить отправку сообщения по клавише ctrl+enter , а перенос строки по enter;
• нет записи аудио/ видео;
• максимальное количество сотрудников для встречи по видео - 10 
• по технике end to end шифруются исключительно аудио и видео данные;

Hangouts

Hangouts - корпоративный мессенджер от Google. В нем отображается статус прочитанного сообщения и видны участники, набирающие ответ.

Плюсы:

• бесплатный;
• создание копий сообщений на разных устройствах;
• обмен файлами;
• интеграция с сервисами Google+ и Gmail;
• можно звонить;
• создание архивов данных;
• загрузка фото и видео файлов в облако;
• хранение данных на серверах;
• моментальная шифровка сообщений;
• коллективные конференции до 90 участников;
• понятный интерфейс.

Минусы:

• нет видеоконференций;

Основа любой работы и проекта - это коммуникация между ее участниками. От того насколько успешно она выстроена зависит итоговый результат. Особое значение успешная коммуникация приобрела на удаленной работе, где посредником выступают средства связи - мобильная связь, интернет, корпоративный мессенджер. Он помогает решать поставленные перед сотрудниками задачи и поддерживать дружеское взаимодействие. При выборе корпоративного мессенджера обратите внимание не только на его стоимость, но и функционал, безопасность, возможности видео и аудио связи, наличие мобильного приложения.

Также читайте: Онлайн сервисы для удаленной работы