Типичная ситуация в компании, когда сотрудники не знают, к кому обращаться за помощью, не понимают, как расти по карьерной лестнице и какие должности в компании свободны. Сотрудник не понимает, что от него ожидают, как оценить свой результат, за что ему готовы платить. В такой ситуации компания развивается хаотично: новые должности и специалисты появляются только во время кризиса.
Эти и многие проблемы решает правильно выстроенная структура компании, которая:
- Описывает вектор развития компании. Отображает отделы компании с точки зрения функций, и новые отделы, которые планируется развивать.
- Визуально разделяет функции каждого сотрудника. В ней отображены все функции компании, сотрудников и подрядчиков. Это помогает находить слабые места в компании и понять, какие должности нужны.
- Помогает структурировать данные. Например, базу знаний, регламентов, хранение документов.
Структура должна отображать продукт компании - цель, ради которой компания существует. Структура также включает в себя все продукты, которые производят сотрудники по каждой функции.
Внедрение структуры компании
- Опишите продукт компании. То, за что готов платить клиент.
- Сделайте первое описание структуры компании. Используйте для этого любой визуальный редактор или лист бумаги. Главное сделать первый драфт. Мы начинали с блокнота, описывая какие функции есть в компании. Далее пытались работать в excel, использовали сервисы от Google. Но ни один инструмент не удовлетворял нашим требованиям, поэтому поэтому мы сделали свой.
- Пропишите продукты для каждой функции - то, за что вы готовы платить сотруднику. Маркетинг - целевые лиды, переданные в отдел продаж. Производство - качественная продукция, изготовленная по плану. Продажи - прибыль.
- Расставьте сотрудников на те функции которые они уже выполняют. Ничего страшного, если человек выполняет несколько функций.
- “Продайте” сотрудникам структуру компании. Соберите команду и расскажите про новый инструмент, зачем он появился, какие задачи решает.
Ошибки разработки и внедрения
- Двойное подчинение. Когда один сотрудник подчиняется двум руководителям. Так неизбежна путаница в приоритетах по задачам. Сотрудник не понимает, что делать, срывает сроки, устает. Решение: пересмотреть структуру так, чтобы у него остался один руководитель. Или разделить функции по времени: пн, ср - с одним руководителем, вт, чт - с другим.
- На одном сотруднике много разнородных функций. В таком случае эффективность каждой функции теряется. И такого сотрудника сложно заменить. Если вы обнаружили подобную ситуацию, снимите с сотрудника часть функций и передайте другому человеку. Начните с отделения простых обязанностей. Наймите ассистента, который возьмет простейшие функции, а сотруднику останется область, где он проявляет себя лучшим образом.
- Не научились пользоваться структурой. В таком случае сотрудники не будут понимать, к кому обращаться и как развиваться. Попробуйте использовать простой инструмент построения структуры компании. Заложите период знакомства со структурой, покажите функционал и ценность инструмента. Дайте время на адаптацию. Расскажите, как структура помогает решать проблемы.
Советы по внедрению
- Изучите опыт конкурентов в вашей области. Посмотрите, какие вакансии ищут конкуренты. Если вы увидели вакансии на холодные продажи, специалиста по работе с государственными учреждениями, возможно это то, чего вам не хватает. В маленьких компаниях часто нет отдела безопасности, контроля качества, но возможно именно поэтому они и остаются маленькими.
- Сделайте структуру компании в соответствии с потоком производства. Это поможет быстро выходить из кризиса, находить и закрывать узкие горлышки.
Поток производства состоит из людей, которые делают работу, офиса, рекламы, продаж, выручки, производства, найма и обучения новых сотрудников, контроля качества... Опишите эти процессы в структуре компании. После этого вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет сотрудников по найму, нет маркетологов, пиарщиков, отдела контроля качества.
- Ругайте и хвалите, исходя из структуры компании. Результаты по задачам спрашивайте не с человека, а с функции, которую этот человек выполняет. Сотрудник может быть отличным менеджером по продажам, но плохим руководителем. Если отличного продажника постоянно ругать за то, что он плохой руководитель, вы потеряете отличного менеджера по продажам. Хвалите его, как продажника, но делайте замечания в области менеджмента.
- Утвердите правила для решения стандартных рабочих вопросов. Структура компании позволяет решать вопросы напрямую с сотрудниками, ответственными за конкретный вопрос, и не отвлекать руководителя. Например, обращаться за канцелярией не к руководителю, а напрямую к офис-менеджеру.
- Не выполняйте работу за других и не отвечайте на вопросы, если это не относится к продукту вашей должности. Если вопрос не по адресу, отправляйте сотрудника изучать структуру компании или к руководителю.
