Как правило, предприниматели ведут два вида отчётности: финансовую и бухгалтерскую. Первая показывает, что в действительности происходит с деньгами компании. Вторая - создаётся для налоговой.
Не всегда финансовые отчёты находятся в полном порядке: вносятся не все доходы, затраты не подразделяются и учитываются через раз. Подобный подход к финансам может привести к невыполнению обязательств перед клиентами и даже к кассовому разрыву: когда на счетах недостаточно денег, чтобы погасить необходимые расходы (на аренду, зарплату, покупку материалов и др).
Чтобы избежать таких ситуаций, нужно вести отчётность осознанно. Существуют главные финансовые отчёты, которые помогают владельцам компании:
- принимать обоснованные решения и исключить ошибки. Без отчётов владелец компании не может принять правильное решение о возможности оформить кредит или вынуть средства из компании;
- увидеть реальное положение дел в компании и бизнесе в целом. В отчётности видно, как связана деятельность всех отделов, складов и офисов. Она показывает реальную текущую ситуацию по бизнесу в целом.
Основные финансовые отчёты
Предпринимателям в создании отчётов помогают специальные сервисы и программы. На рынке их представлено довольно много. Выбирайте, те которые помогают контролировать доходы, расходы и перемещения денежных средств в компании, вести финансовый и управленческий учёт. Важно, чтобы был простой конструктор PnL отчёта, отчёт о Движении денежных средств и Баланс. Также важна поддержка мультивалютности и загрузка из excel-файлов.
1. Отчёт ДДС
Чтобы навести порядок в финансах, нужно начать с отчёта о движении денежных средств (ДДС) или CashFlow. Он показывает все денежные поступления и траты компании за выбранный период.
ДДС отчёт:
1. Показывает остатки на счетах. Благодаря этому можно понять, хватает ли денег на покупку материалов или найм персонала.
2. Помогает проанализировать движение средств по направлениям или проектам. Внутри бизнеса могут быть разные направления. Например, кофейня продаёт кофейные зёрна, компания по производству шампуня торгует им оптом и в розницу, а владелец пиццерии продаёт франшизы. Шаблон ДДС продемонстрирует финансовое состояние разных направлений бизнеса.
3. Даёт понимание, откуда поступают деньги и по каким статьям тратятся. Важно вписывать каждый приход и расход, а также делить движения средств по статьям. Например, в кафе-мороженое может быть множество разных операций: траты на аренду, налоги, зарплата сотрудникам, покупка молока, воды, шоколада, сиропов, одноразовых морожениц, деревянных палочек. Каждая из этих операций может влиять на финансовое состояние бизнеса. Благодаря этому отчёту владелец может увидеть, как меняется распределение средств на зарплату, рекламу, закупку материалов. И если траты растут, то с этим можно что-то сделать.
В Platrum удобно просматривать отчет по типам доходов и расходов, система помогает находить махинации и ошибки, а также учитывает мультивалютность, что крайне необходимо компаниям, выходящим на международный рынок.
Отчёт ДДС поможет избежать штрафов от налоговой и кассовых разрывов. Чтобы правильно составить ДДС, нужно учитывать каждую денежную операцию и классифицировать их по видам деятельности. Несмотря на то, что ДДС - это один из ключевых отчётов и его легко анализировать, он не даёт полной информации обо всех процессах бизнеса.
2. Отчёт о прибылях и убытках (PnL)
Когда поступление и распределение денег становится прозрачным, приходит время оценить прибыльность всего бизнеса. В этом поможет отчёт о прибылях и убытках, ОПУ или PnL (Profit & Loss). Он показывает, увеличиваются или уменьшаются деньги компании. Без PnL-отчёта владельцу не будет понятно, куда уходят деньги и оправдывают ли себя вложения.
Основные показатели PnL - это доход и расход. Расход в PnL получается в результате реализации на сторону. Например, выполнили работу, доставили клиенту товар, оказали услуги. Расходами станут затраты, которые понесла компания, чтобы получить доходы. Например, купленные и пока нереализованные товары не будут считаться расходами по PnL. Это вложения в материально-производственные запасы, которые отражаются в балансе.
В P&L отчёте можно создать произвольное количество групп и этапов. Например, здесь можно добавлять маржинальную прибыль, валовую прибыль, постоянные и переменные расходы. Его можно гибко настроить и указать, что будет обозначать та или иная метрика через редактирование формулы. Например, валовая прибыль - это валовая выручка минус возвраты. В настройках P&L отчёта можно создавать неограниченное количество групп доходов и расходов, а также добавлять сюда группы, которые рассчитываются формулами.
3. Баланс
Нужно различать бухгалтерский баланс и баланс управленческий. Первый - создаётся для налоговой. Второй - помогает владельцу оценить:
- активы компании: то, чем она владеет, то, что может принести прибыль компании. Различают оборотные активы: запасы, дебиторская задолженность, деньги, и внеоборотные: сырье, помещения, товары на складе, транспорт, оборудование.
- пассивы компании: то, за счёт чего финансируются активы, собственный капитал и обязательства: кредиты, займы, нераспределенная прибыль;
- где находится её прибыль;
- сколько денег можно взять из бизнеса.
В Platrum можно создать отдельные кассы с учётом особенностей бизнеса, проверять остатки по счетам в любой день, а также можно выбрать итоговую валюту для конвертации.
Баланс показывает основные финансовые показатели деятельности бизнеса за год. На основе баланса, владелец компании может выстраивать стратегические планы, оценивать способность компании выполнять обязательства, её платежеспособность и привлекательность для инвесторов. Самое главное правило баланса — активы равны пассивам.
Выводы
Отчёт о движении денежных средств демонстрирует движение средств и показывает, что с деньгами сейчас происходит. Он покажет, куда уходят средства и поможет распределить их по статьям расходов и доходов.
Отчет о прибылях и убытках покажет, как компания зарабатывает деньги и поможет оценить обязательства, которые взяла на себя компания.
Балансовый отчет покажет положение дел в компании на определённое число месяца. Он помогает оценить активы и пассивы бизнеса. О том, как планирование финансов компании помогает рационально управлять деньгами, читайте в нашей статье.
Когда финансовые отчёты ведутся в автоматизированном сервисе, это помогает избежать ошибок в принятии управленческих решений и даёт владельцу компании возможность оценить состояние компании в целом
