Содержание
Каждый день на руководителя сыпется море проектов и задач. Его работа заключается в том, чтобы превратить весь этот поток в конкретные результаты и решения. Он это делает, используя своих сотрудников. Он создает упорядоченный поток поручений и задач со сроками, приоритетами и требованиями, загружая своих подчиненных, учитывая их занятость, квалификацию и опыт.
Прогнозировать сроки и контролировать выполнение задач руководителю помогает система управления задачами Канбан. Она помогает зафиксировать и визуализировать все имеющиеся задачи, используя стикеры и доски.
История методалогии Канбан
Kanban появился в 60-х годах в компании Toyota. Он позволил улучшить качество производства и сократить издержки, добившись производства точно в срок.
Когда компания Toyota стала выходить на международный рынок, её руководство задумалось о том, как оптимизировать процесс таким образом, чтобы товар застаивался на складах меньше, а процесс разработки длился быстрее.
Было решено внедрить принципы бережливого отношения ко времени и месту.
В переводе с японского «kanban» значит “карточки на доске” (“kan” -“видимый”, “ban”- “карточка”) На карточках или стиках, участники производственного процесса пишут задачи, которые необходимо выполнить. Например, человек, который устанавливает двери на машину, знает, что ему нужно 5 дверей на одну машину и 5 на вторую. Зная время установки дверей, он может заранее подготовить карточку (с количеством нужных ему дверей и указанием, когда они нужны), для сотрудника, который изготавливает эти двери. И к тому моменту, когда двери закончатся, к нему во время поступит новая партия.
В такой схеме не нужны склады. В такой схеме каждый человек знает сколько продукта, за какое количество времени он должен поставить следующему человеку в производственном процессе.
Эти идеи хорошо легли на другие производственные процессы, не только на машиностроение. Сейчас многие IT компании используют данный подход при разработке продукта, а руководители для контроля задач.
Как работает Канбан
Kanban — это метод, который помогает работать со списком задач, чьё выполнение ведёт к цели или готовому продукту. Канбан показывает, как работать с этим списком эффективно, чтобы выполнять эти пункты вовремя.
Статусы
В основе канбана лежат статусы и ориентированность на количество задач в процессе разработки. Это значит, что задача переходит из статуса в статус. У каждой задачи может быть определенное количество статусов.
В классической модели канбан есть несколько статусов:
To do — задачи, которые необходимо выполнить.
In progress — задачи, которые выполняются в данный момент.
Done — выполненные задачи.
Можно добавлять статусы, которые нужны вашему процессу. Например, статус “testing”, который говорит, что задача находится на тестировании.
Так задача переходит из одного статуса в другой, из второго — в третий и так до статуса “done”.
Роли
Менеджер. В его задачи входит настройка процесса, распределение задач и расстановка их приоритетов. Кроме того, менеджер следит, чтобы все работало и не останавливалось. Обязанность менеджера определять количество задач, которое может находиться в данном статусе.
Это значит, что в одном статусе может находиться определенное количество задач. Например, в статус in progress может находиться 5 задач. Это позволяет команде сосредоточиться на выполнении конкретной задачи и не копить не завершенную работу. Менеджер может контролировать параметр “work in progress”, — количество задач, находящихся в данный момент в разработке.
Команда — те, кто непосредственно выполняет и тестирует задачи и следит за выполнением всех условий. Важное отличие канбан от других способов работы с задачами в том, что команда жестко концентрируется на той работе, которую она выполняет. Если вдруг все задачи находятся в статусе “In progress” и больше нет места для постановки новой задачи, то команда направляет все силы, чтобы закрыть текущую задачу.
Если нет места в статусе “тестирование”, а разработчик готов уже отдать работу в тестирование, тогда менеджер разбирается у тестировщиков, почему так происходит, в чем задержка и как им можно помочь, чтобы освободить место в статусе “тестирование”.
Если тестировщик нашел ошибки, он помещает задачу обратно в статус “in progress”. Если там нет места, и количество задач соответствует максимальному количеству задач в этом статусе, то тестировщик пытается помочь разработчикам.
В такой системе очень хорошо налажена коммуникация внутри команды. Kanban хорошо работает на небольших командах в 5-8 человек. Это позволяет сохранять коммуникацию, а менеджер может легко отслеживать процесс разработки и не делать ограничение по количеству задач в статусах. За 5-6 задачами менеджер может успешно следить и делать аналитику, в случае, если задач в разработке больше, то гораздо сложнее следить за процессом из обработки и завершения.
Особенности системы Канбан
- Задачи в канбан не оцениваются до начала работы. Все метрики составляются на основе уже закрытых задач, которые находятся в статусе “done”. Таким образом, не нужно проводить долгосрочные сессии по оценке каждой из задач, не нужно, чтобы у сотрудника был опыт по выполнению похожих задач. Вся оценка производится по закрытым задачам. И к определенному моменту менеджер увидит, сколько в среднем занимает закрытие одной задачи и от этого отталкивается в своих расчетах.
- Главная метрика в kanban — это среднее время выполнения задачи. Важно поставлять задачи в конкретные сроки. Каждая задача, которая находится в статусе “Done”, должна быть полностью и качественно реализована. Ее нельзя будет переделать, и это накладывает дополнительную ответственность на сотрудников.
- Канбан позволяет внедрять задачи в любой момент времени: как только в статусе “in progress” появляется место, команда берет более приоритетную задачу.
- Концепция канбан подходит для поточных работ. Например, для работы команды техподдержки. Зная, когда пришла задача от пользователей, можно легко рассчитать время решения вопроса и понять эффективность техподдержки.
Как внедрить Канбан
- Начните с того, что вы делаете сейчас. Не проводите резких изменений. Уважайте текущий процесс, роли, обязанности и должности. Договоритесь с командой, что начнется процесс постепенного улучшения рабочих процессов и изменений.
- Для этого начните визуализировать происходящие процессы. Это поможет понять, где находится “узкое горлышко” в компании — то место, которое тормозит процесс.
- Задайте лимит на объем работы — установите максимальное количество задач, которые могут выполняться одновременно. Помните, чтобы завершить одну задачу в установленный срок, необходимо ограничить количество дел, которое команда выполняет одновременно.
- Учтите, что канбан делает не регламентированные процессы явными. Например, нигде не зафиксировано, что документ нужно подписывать у Ивана Ивановича. Но в компании есть это негласное правило, о котором все знают и выполняют. А распределение задач по статусам не только сделает этот процесс явным, но и поможет понять, нужен ли он вообще.
- Канбан помогает искать возможности для улучшения совместно. Это называется “остановка конвейера”. Если где-то случилась проблема — вся команда помогают решить проблему. Члены команды не работают поодиночке — команда работает сообща. Совместными усилиями можно достигать успеха и давать клиентам ту ценность, к которой стремится компания.
Главным отличием канбан от других agile методов управления проектами является эволюционный подход, который позволяет улучшать уже существующие процессы в компании. Принципы kanban дают понимание о том, что на самом деле происходит в организации, а значит, помогают улучшить ситуацию.
