Что такое система Канбан: принципы работы, примеры внедрения и лучшие инструменты

Каждый день на руководителя сыпется море проектов и задач. Его работа заключается в том, чтобы превратить весь этот поток в конкретные результаты и решения. Он это делает, используя своих сотрудников. Он создает упорядоченный поток поручений и задач со сроками, приоритетами и требованиями, загружая своих подчиненных, учитывая их занятость, квалификацию и опыт.

Прогнозировать сроки и контролировать выполнение задач руководителю помогает система управления задачами Канбан. Она помогает зафиксировать и визуализировать все имеющиеся задачи, используя стикеры и доски. 

История методалогии Канбан

Kanban появился в 60-х годах в компании Toyota. Он позволил улучшить качество производства и сократить издержки, добившись производства точно в срок.

Когда компания Toyota стала выходить на международный рынок, её руководство задумалось о том, как оптимизировать процесс таким образом, чтобы товар застаивался на складах меньше, а процесс разработки длился быстрее. 

Было решено внедрить принципы бережливого отношения ко времени и месту.

В переводе с японского "kanban" значит “карточки на доске” (“kan” -“видимый”, “ban”- “карточка”) На карточках или стиках, участники производственного процесса пишут задачи, которые необходимо выполнить. Например, человек, который устанавливает двери на машину, знает, что ему нужно 5 дверей на одну машину и 5 на вторую. Зная время установки дверей, он может заранее подготовить карточку (с количеством нужных ему дверей и указанием, когда они нужны), для сотрудника, который изготавливает эти двери. И к тому моменту, когда двери закончатся, к нему во время поступит новая партия. 

В такой схеме не нужны склады. В такой схеме каждый человек знает сколько продукта, за какое количество времени он должен поставить следующему человеку в производственном процессе.

Эти идеи хорошо легли на другие производственные процессы, не только на машиностроение. Сейчас многие IT компании используют данный подход при разработке продукта, а руководители для контроля задач.

Как работает Канбан

Kanban - это метод, который помогает работать со списком задач, чьё выполнение ведёт к цели или готовому продукту. Канбан показывает, как работать с этим списком эффективно, чтобы выполнять эти пункты вовремя.

Статусы 

В основе канбана лежат статусы и ориентированность на количество задач в процессе разработки. Это значит, что задача переходит из статуса в статус. У каждой задачи может быть определенное количество статусов. 

В классической модели канбан есть несколько статусов:

To do - задачи, которые необходимо выполнить.

In progress - задачи, которые выполняются в данный момент.

Done - выполненные задачи.

Можно добавлять статусы, которые нужны вашему процессу. Например, статус “testing”, который говорит, что задача находится на тестировании.

Так задача переходит из одного статуса в другой, из второго - в третий и так до статуса “done”.

Роли

Менеджер. В его задачи входит настройка процесса, распределение задач и расстановка их приоритетов. Кроме того, менеджер следит, чтобы все работало и не останавливалось. Обязанность менеджера определять количество задач, которое может находиться в данном статусе. 

Это значит, что в одном статусе может находиться определенное количество задач. Например, в статус in progress может находиться 5 задач. Это позволяет команде сосредоточиться на выполнении конкретной задачи и не копить не завершенную работу. Менеджер может контролировать параметр “work in progress”, - количество задач, находящихся в данный момент в разработке.

Команда - те, кто непосредственно выполняет и тестирует задачи и следит за выполнением всех условий. Важное отличие канбан от других способов работы с задачами в том, что команда жестко концентрируется на той работе, которую она выполняет. Если вдруг все задачи находятся в статусе “In progress” и больше нет места для постановки новой задачи, то команда направляет все силы, чтобы закрыть текущую задачу.

Если нет места в статусе “тестирование”, а разработчик готов уже отдать работу в тестирование, тогда менеджер разбирается у тестировщиков, почему так происходит, в чем задержка и как им можно помочь, чтобы освободить место в статусе “тестирование”. 

Если тестировщик нашел ошибки, он помещает задачу обратно в статус “in progress”. Если там нет места, и количество задач соответствует максимальному количеству задач в этом статусе, то тестировщик пытается помочь разработчикам.

В такой системе очень хорошо налажена коммуникация внутри команды. Kanban хорошо работает на небольших командах в 5-8 человек. Это позволяет сохранять коммуникацию, а менеджер может легко отслеживать процесс разработки и не делать ограничение по количеству задач в статусах. За 5-6 задачами менеджер может успешно следить и делать аналитику, в случае, если задач в разработке больше, то гораздо сложнее следить за процессом из обработки и завершения.

Особенности системы Канбан

• Задачи в канбан не оцениваются до начала работы. Все метрики составляются на основе уже закрытых задач, которые находятся в статусе “done”. Таким образом, не нужно проводить долгосрочные сессии по оценке каждой из задач, не нужно, чтобы у сотрудника был опыт по выполнению похожих задач. Вся оценка производится по закрытым задачам. И к определенному моменту менеджер увидит, сколько в среднем занимает закрытие одной задачи и от этого отталкивается в своих расчетах.

• Главная метрика в kanban - это среднее время выполнения задачи. Важно поставлять задачи в конкретные сроки. Каждая задача, которая находится в статусе “Done”, должна быть полностью и качественно реализована. Ее нельзя будет переделать, и это накладывает дополнительную ответственность на сотрудников.

• Канбан позволяет внедрять задачи в любой момент времени: как только в статусе “in progress” появляется место, команда берет более приоритетную задачу.

• Концепция канбан подходит для поточных работ. Например, для работы команды техподдержки. Зная, когда пришла задача от пользователей, можно легко рассчитать время решения вопроса и понять эффективность техподдержки.

Как внедрить Канбан

1. Начните с того, что вы делаете сейчас. Не проводите резких изменений. Уважайте текущий процесс, роли, обязанности и должности. Договоритесь с командой, что начнется процесс постепенного улучшения рабочих процессов и изменений.
2. Для этого начните визуализировать происходящие процессы. Это поможет понять, где находится “узкое горлышко” в компании - то место, которое тормозит процесс.
3. Задайте лимит на объем работы - установите максимальное количество задач, которые могут выполняться одновременно. Помните, чтобы завершить одну задачу в установленный срок, необходимо ограничить количество дел, которое команда выполняет одновременно.
4. Учтите, что канбан делает не регламентированные процессы явными. Например, нигде не зафиксировано, что документ нужно подписывать у Ивана Ивановича. Но в компании есть это негласное правило, о котором все знают и выполняют. А распределение задач по статусам не только сделает этот процесс явным, но и поможет понять, нужен ли он вообще. 
5. Канбан помогает искать возможности для улучшения совместно. Это называется “остановка конвейера”. Если где-то случилась проблема - вся команда помогают решить проблему. Члены команды не работают поодиночке - команда работает сообща. Совместными усилиями можно достигать успеха и давать клиентам ту ценность, к которой стремится компания.

Главным отличием канбан от других agile методов управления проектами является эволюционный подход, который позволяет улучшать уже существующие процессы в компании. Принципы kanban дают понимание о том, что на самом деле происходит в организации, а значит, помогают улучшить ситуацию.

Преимущества и недостатки метода Канбан

1. Преимущества Канбан.

Визуализация процессов. Канбан помогает увидеть все задачи на одном экране или доске. Например, если у вас есть доска с колонками "Запланировано", "В процессе" и "Готово", вы сразу понимаете, что происходит с проектом.

Гибкость. Если что-то пошло не так, вы можете легко изменить приоритеты или добавить новые задачи. Например, если возникла новая идея для проекта, вы просто добавляете её в список, и всё.

Улучшение коммуникации. Команда всегда в курсе текущих задач и статуса проекта. Это помогает избежать недопонимания. Например, если кто-то работает над заданием, остальные видят это и могут предложить помощь.

Фокус на завершении. Канбан помогает сосредоточиться на выполнении задач, а не просто на их количестве. Вы можете установить лимиты на количество задач в работе, чтобы команда не распылялась.

 Недостатки Канбана.

• Необходимость дисциплины. Чтобы метод работал, нужно придерживаться правил и обновлять доску. Если кто-то забыл внести изменения, это может сбить с толку всю команду.
• Сложности с большими проектами. Для крупных проектов Канбан может стать запутанным. Например, если у вас много задач и зависимостей между ними, визуализировать всё это может быть сложно.
• Отсутствие четких сроков. В Канбане нет жестких дедлайнов, и это может привести к тому, что задачи будут затягиваться. Например, если никто не следит за сроками, проект может затянуться на неопределенное время.
• Проблемы с приоритетами. Иногда бывает трудно определить, какая задача важнее. Если все задачи выглядят одинаково важными, это может создать путаницу.

Частые ошибки при внедрении Канбан

1. Недостаточная визуализация. Многие команды начинают с простой доски, но не добавляют достаточного количества информации. Например, если вы не указываете ответственных за задачи или не делите их на подзадачи, это может привести к путанице. Визуализация должна быть полной и понятной!
2. Игнорирование лимитов WIP (Work In Progress). Одной из ключевых концепций Канбана является ограничение количества задач в работе. Если команда не устанавливает лимиты, это может привести к перегрузке и снижению качества выполнения задач. Например, если все работают над несколькими задачами одновременно, никто не завершает их вовремя.
3. Отсутствие регулярных встреч. Команды иногда забывают проводить регулярные синхронизации или обзоры. Это важно для обсуждения статуса задач и выявления проблем. Без этих встреч команда может потерять фокус и не заметить узкие места в процессе.
4. Неопределенные роли и ответственности. Если в команде неясно, кто за что отвечает, это может привести к конфликтам и недопониманию. Убедитесь, что у каждого члена команды есть четкое понимание своих обязанностей и задач.
5. Игнорирование обратной связи. Внедряя Канбан, важно получать отзывы от команды о том, как работает система. Если вы не учитываете мнение участников, это может привести к недовольству и снижению мотивации.

Как правильно давать обратную связь сотрудникам

6. Слишком много изменений сразу. Попытка внедрить слишком много новых процессов и правил одновременно может вызвать сопротивление со стороны команды. Лучше всего вносить изменения постепенно и адаптироваться по мере необходимости.
7. Неопределенные цели и метрики. Если у вас нет ясных целей или критериев успеха, будет сложно оценить эффективность внедрения Канбана. Установите четкие метрики, чтобы отслеживать прогресс и достижения команды.
8. Неправильное использование инструментов. Некоторые команды начинают использовать сложные инструменты для управления Канбаном, которые не соответствуют их потребностям. Выберите то, что подходит именно вам — будь то физическая доска или цифровое приложение.

Внедрение Канбана может значительно улучшить управление проектами, но важно избегать распространенных ошибок. Помните о визуализации, лимитах WIP и важности обратной связи.

Примеры канбан доски

Запуск новой коллекции одежды — это многогранный проект, который идеально подходит для канбан-метода, поскольку он позволяет визуализировать рабочий процесс, управлять задачами и постоянно совершенствовать этапы.

Вот как можно разбить проект на задачи и организовать их по колонкам канбан-доски.

1. Backlog (Бэклог).

• Исследование рынка и трендов. Анализ текущих модных тенденций, целевой аудитории, конкурентов.
• Определение концепции коллекции. Выбор стиля, настроения, цветовой палитры, ключевых элементов.
• Разработка бизнес-плана. Определение бюджета, ценовой политики, каналов продаж.
• Поиск поставщиков материалов. Выбор тканей, фурнитуры, аксессуаров.
• Формирование команды. Найм дизайнеров, швей, маркетологов, фотографов (если необходимо).
• Разработка стратегии продвижения. Как коллекция будет представлена публике.
• Планирование фотосессии. Концепция, поиск моделей, локаций, стилистов.
• Планирование мероприятий по запуску. Показ, презентация, вечеринка.

2. To Do (В работе).

• Разработка эскизов и технических рисунков. Создание детальных изображений каждой модели.
• Подбор и закупка основных материалов. Заказ тканей, ниток, пуговиц и т.д.
• Разработка лекал. Создание выкроек для каждой модели.
• Отшив первых образцов (прототипов). Изготовление тестовых экземпляров для оценки дизайна и посадки.
• Выбор подрядчика для производства. Поиск швейного цеха или фабрики.
• Создание контента для социальных сетей. Планирование постов, сторис, рилс.
• Написание текстов для сайта/каталога. Описание коллекции и отдельных моделей.
• Подготовка пресс-релиза.

3. In Progress (В процессе).

• Доработка образцов после первой примерки. Внесение изменений в лекала и дизайн.
• Утверждение финальных образцов. Одобрение каждой модели для производства.
• Запуск производства партии одежды. Массовый пошив коллекции.
• Проведение фотосессии для коллекции. Съемка всех образов.
• Разработка дизайна сайта/интернет-магазина. Создание или обновление платформы продаж.
• Настройка рекламных кампаний. Запуск таргетированной рекламы, сотрудничество с инфлюенсерами.
• Координация с подрядчиками. Контроль сроков и качества выполнения работ.
• Упаковка и маркировка продукции. Подготовка одежды к отгрузке.

4. Waiting for Review/Approval (Ожидает проверки/Одобрения).

• Проверка качества отшитой партии. Контроль пошива, соответствия стандартам.
• Редактирование и ретушь фотографий. Подготовка изображений к публикации.
• Проверка текстов для сайта/каталога. Вычитка, исправление ошибок.
• Предварительный просмотр сайта/интернет-магазина. Тестирование функционала.
• Согласование рекламных материалов. Утверждение макетов, текстов.

5. Done (Готово).

• Коллекция произведена и принята. Вся партия одежды готова.
• Фотографии и видео готовы к публикации. Весь визуальный контент обработан.
• Сайт/интернет-магазин запущен. Платформа для продаж работает.
• Рекламные кампании запущены. Продвижение коллекции стартовало.
• Мероприятия по запуску проведены. Презентация или показ успешно состоялись.
• Коллекция доступна для продажи. Одежда выставлена на реализацию.

Второй пример: запуск образовательного продукта — это сложный процесс, требующий координации многих задач, от разработки контента до маркетинга и технической реализации. Канбан поможет сделать этот процесс наглядным и управляемым.

1. Backlog (Бэклог).

• Идея курса. Определение ниши, целевой аудитории, уникального ценностного предложения.
• Исследование рынка. Анализ конкурентов, спроса, потребностей потенциальных студентов.
• Разработка концепции курса. Формулирование основных тем, целей обучения, формата (видео, текст, вебинары).
• Создание структуры курса. Разделение на модули, уроки, задания.
• Определение образовательных целей и результатов. Чему студенты научатся и что смогут делать после курса.
• Выбор платформы для курса. Поиск и анализ подходящих LMS (Learning Management System) или создание собственной.
• Определение ценовой политики. Стоимость курса, скидки, пакеты.
• Планирование маркетинговой стратегии. Каналы продвижения, рекламные кампании.
• Поиск экспертов/преподавателей. Если курс будет вести не только вы.
• Формирование бюджета проекта. Оценка затрат на разработку, маркетинг, платформу.

2. To Do (В работе).

• Написание детального синопсиса каждого модуля/урока.
• Подбор дополнительных материалов
• Подготовка сценариев для видеоуроков.
• Выбор оборудования для записи.
• Создание графического дизайна курса.
• Разработка тестовых заданий и упражнений.
• Проработка системы обратной связи.
• Создание лендинга/страницы курса.
• Подготовка юридических документов.

3. In Progress (В процессе).

• Запись видеоуроков.
• Написание текстовых материалов.
• Редактирование и монтаж видео.
• Загрузка контента на платформу.
• Настройка функционала платформы. Создание аккаунтов, настройка оплаты, проверка доступа.
• Разработка и запуск рекламных кампаний. Настройка таргетинга, запуск объявлений.
• Создание контента для социальных сетей.
• Проведение вебинаров/презентаций. Предварительные встречи с потенциальными студентами.
• Тестирование курса изнутри. Проверка всех ссылок, видео, заданий.

4. Waiting for Review/Approval (Ожидает проверки/Одобрения).

• Проверка качества видео- и аудиоматериалов.
• Рецензирование текстовых материалов.
• Тестирование платформы. Проверка пользовательского опыта, отсутствие багов.
• Одобрение рекламных макетов и текстов.
• Проверка юридических документов юристом.
• Проверка лендинга на корректность отображения.

5. Done (Готово).

• Контент курса полностью готов и загружен.
• Платформа курса настроена и функционирует.
• Маркетинговые кампании запущены.
• Лендинг/страница курса активна. Курс доступен для покупки.
• Первые студенты записаны на курс. Процесс обучения начался.
• Система поддержки и обратной связи настроена. Студенты могут получать помощь.

Внедрение канбан на производстве

Представьте, что ваше производство — это река. А канбан — это способ сделать так, чтобы по ней всегда текло нужное количество воды, ни больше, ни меньше.

Зачем компании управлять производством. Лайфхаки управления производством

Канбан — это не сложная программа, а визуальная система управления, которая помогает видеть весь процесс от сырья до готового продукта.

Как это работает на производстве?

• Карточки (канбан-карточки). Каждая деталь, партия или этап производства — это отдельная карточка.
• Колонки. Доска разделена на этапы. "На складе", "В обработке", "Сборка", "Контроль качества", "Готово к отгрузке".
• Движение. Карточки двигаются от одной колонки к другой, показывая прогресс.
• Лимиты. Важно! Вы ограничиваете, сколько карточек может быть в каждой колонке одновременно. Это и есть та самая "река", которая течет плавно, без переливов и засух.

Что дает канбан производству?

• Уменьшение запасов. Производите ровно столько, сколько нужно, когда это нужно.
• Сокращение времени производства. Меньше простоев, быстрее цикл.
• Улучшение качества. Проще заметить и исправить ошибки на ранних этапах.
• Довольные сотрудники. Меньше стресса, понятнее задачи.

В общем, канбан — это простая идея для умного и эффективного производства.

Инструменты метода канбан

Метод канбан помогает видеть весь рабочий процесс, как на ладони. А чтобы это работало идеально, нужны правильные инструменты.

1. Простые и Наглядные (Оффлайн).

• Доска и стикеры. Ваш лучший друг для старта. Большая доска или стена, цветные стикеры, маркеры — и вперёд. Идеально для небольшой команды в одном месте, где всё видно сразу.

2. Умные и Гибкие (Онлайн).

Для удалёнки и сложных проектов незаменимы цифровые канбан-доски. Они дают больше возможностей, чем просто "передвинуть карточку".

• Trello. Супер-простой и популярный! Доски, карточки, чек-листы — освоите за 5 минут. Отлично для быстрого старта и команд любого размера.
• Jira Software. Если у вас масштабный проект и нужна глубокая аналитика, это ваш выбор. Мощно, но требует немного больше времени на освоение.
• Asana / Monday.com. Универсальные помощники для управления проектами. Гибкие, красивые, позволяют настроить всё под себя.
• Microsoft Planner. Если вы уже в экосистеме Microsoft 365, он интегрируется с другими сервисами и подойдёт для базовых нужд.

Основная разница между канбан и скрам

Оба инструмента помогают командам работать круче, но подходят по-разному.

Канбан.

• Гибкость. Нет фиксированных сроков и ролей.
• Поток. Работа идёт непрерывно, как река.
• Лимиты WIP. Ограничиваем задачи в работе, чтобы не было завалов.

Идеально для поддержки, операций, проектов с частыми изменениями.

Скрам.

• Структура. Чёткие роли (Скрам-мастер, Владелец продукта).
• Спринты. Работа короткими "забегами" (1-4 недели).
• Цель спринта. К концу каждого спринта должен быть готовый результат.
• Идеально для. Разработки продуктов, сложных проектов с чёткими этапами.

Проще говоря, канбан — это когда ты берёшь задачу, как только готов, и фокусируешься на её завершении. Скрам — это когда команда планирует, что сделает за ближайшие 2 недели, и работает строго по этому плану.

Также читайте: Кто такой Scrum Master, и нужен ли он в команде