Что такое нотация BPMN и как нарисовать бизнес-процессы

Представьте, что нужно объяснить устройство сложного механизма большой команде. Одни — инженеры, другие — менеджеры, третьи — бухгалтеры. Текстовая инструкция на 20 страниц запутает всех, а простое «сделайте как-нибудь» приведет к хаосу.

В бизнесе таким механизмом являются процессы: от согласования отпуска до отгрузки товара клиенту. Чтобы все участники видели и понимали работу одинаково, используют единый визуальный язык — нотацию BPMN.

Многие путают BPMN с обычными блок-схемами, рисуя непонятные схемы, которые нельзя однозначно прочитать. Главное отличие в том, что BPMN — это международный стандарт, своего рода «эсперанто» для описания бизнес-процессов, понятный и бизнес-аналитикам, и IT-специалистам, и руководителям.

В этой статье простыми словами разберем, что такое BPMN, из каких элементов строятся диаграммы бизнес-процессов, и дадим пошаговую инструкцию, как нарисовать свою первую понятную и правильную схему.

Что такое BPMN: определение и расшифровка

BPMN (Business Process Model and Notation) — это международный стандарт для графического описания бизнес-процессов. Если перевести на простой язык, это набор правил и значков, с помощью которых можно нарисовать, как именно работает компания или ее часть.

BPMN что это простыми словами? 

Представьте карту метро. Станции — это шаги процесса (задачи), линии — последовательность действий, а пересадки — точки, где процесс может пойти по разным сценариям. BPMN — это такой же единый стандарт для «карт» любого бизнес-процесса, чтобы любой сотрудник, взглянув на схему, понял, что, кому и в какой последовательности нужно делать.

Чем BPMN отличается от обычных блок-схем?
Обычная блок-схема бизнес-процесса — это вольный рисунок. Она может быть понятна автору, но не коллегам. BPMN — это строгий стандарт. Он:

• Универсален: диаграмму, нарисованную в Москве, поймут в Берлине или Нью-Йорке.
• Однозначен: каждый элемент (квадрат, ромб, круг) имеет четкое, заранее определенное значение. Нет места двусмысленности.
• Подходит для автоматизации: схемы BPMN можно напрямую использовать для настройки IT-систем (BPM-систем), которые будут автоматически управлять процессом.

Для кого предназначена нотация? 

Для всех, кто работает с процессами: бизнес-аналитиков (чтобы описывать), руководителей (чтобы анализировать и улучшать), IT-специалистов (чтобы автоматизировать) и рядовых сотрудников (чтобы понимать свои роли).

Диаграмма Ганта: инструмент для успешного управления проектами

BPMN 2.0: что изменилось и почему это важно

Когда сегодня говорят BPMN, почти всегда имеют в виду версию BPMN 2.0. Это важное обновление, которое превратило нотацию из просто способа рисования в полноценный стандарт для исполнения процессов.

Ключевые отличия и преимущества BPMN 2.0:

1. Единый формат файла. Появился стандартный формат (XML), в котором можно сохранить не только картинку, но и всю логику процесса. Такую схему можно загрузить в специальную BPM-систему, и она «оживет» — система сама будет направлять задачи сотрудникам, напоминать о дедлайнах и строить отчеты.
2. Расширенный набор элементов. Стало больше вариантов для описания сложных взаимодействий между отделами и системами.
3. Детализация для IT. Нотация стала достаточно формальной и строгой, чтобы на ее основе разработчики могли настраивать автоматизацию без дополнительных расшифровок.

Почему важно использовать именно 2.0? Потому что это современный, полный и самый распространенный стандарт. Все популярные инструменты для моделирования поддерживают bpmn 2.0, что гарантирует переносимость и понимание ваших схем.

BPMN и другие нотации бизнес-процессов

BPMN — не единственный способ описать процесс. Выбор нотации зависит от цели.

Нотация	Суть	Плюсы	Минусы	Когда использовать
Блок-схема (Flowchart)	Простая последовательность шагов в виде геометрических фигур.	Очень проста для понимания, не требует обучения.	Нет стандарта, нет элементов для ролей и событий, не подходит для сложных процессов.	Быстро набросать простой алгоритм для себя или коллег.
UML Activity Diagram	Нотация из мира разработки ПО для моделирования логики.	Хорошо показывает параллельные процессы, детальна для IT.	Менее привычна для бизнес-пользователей, слабее отражает взаимодействие участников.	Когда нужно детально описать логику для программистов.
BPMN	Стандарт для моделирования бизнес-процессов.	Универсальна, понятна бизнесу и IT, подходит для автоматизации, сильна в отображении взаимодействия.	Требует изучения базовых элементов.	В 90% случаев для бизнес-процессов: для описания, анализа, регламентации и автоматизации.

Краткий вывод: нотации BPMN — это золотая середина между простотой для бизнеса и строгостью для IT. Если вы хотите не просто нарисовать схему «для галочки», а создать рабочий инструмент для анализа и улучшения, то начинать нужно с BPMN.

Оптимизация бизнес-процессов с помощью платформы для управления бизнесом Platrum

Основы BPMN: из чего состоит диаграмма

Любая bpmn диаграмма строится из пяти основных типов элементов. Их комбинация позволяет описать практически любой сценарий.

1. События: что-то, что происходит и влияет на процесс. Обозначаются кругами. Бывают стартовыми (начало процесса), промежуточными (что-то случилось в середине) и конечными (результат процесса).
2. Задачи: конкретная работа, которую должен выполнить человек или система. Это базовый кирпичик процесса. Обозначаются скругленными прямоугольниками.
3. Шлюзы: точки принятия решений, где процесс может разделиться или, наоборот, соединиться. Отвечают на вопросы «ИЛИ»/«И». Обозначаются ромбами.
4. Потоки: стрелки, которые связывают все элементы и показывают последовательность. Поток управления — обычная стрелка, показывает порядок задач. Поток сообщений — пунктирная стрелка, показывает обмен данными между участниками.
5. Пулы и дорожки: элементы для отображения ролей. Пул — это большой контейнер, который представляет собой целого участника (отдел, компанию, систему). Дорожки внутри пула разделяют роли внутри этого участника (например, менеджер и директор внутри одного отдела).

Элементы BPMN: подробное описание

Давайте разберем ключевые элементы подробнее, чтобы понимать, как строится схема бизнес-процесса в нотации BPMN.

Элемент	Как обозначается	Зачем нужен	Типовая ошибка
Стартовое событие	Пустой круг с тонким контуром.	Показывает, что инициирует процесс (заявка клиента, письмо, план-график).	Начинать процесс без стартового события или ставить несколько стартовых событий в одном потоке.
Конечное событие	Круг с толстым контуром.	Показывает успешный или неуспешный результат процесса.	Забывать про конечные события, оставляя процесс «висящим в воздухе».
Задача	Прямоугольник со скругленными углами.	Любое единичное действие: «Проверить заявку», «Согласовать договор», «Отправить уведомление».	Делать из задачи целый подпроцесс. Если действие можно разбить на шаги — это подпроцесс.
Подпроцесс	Задача со знаком «плюс» внизу.	Группа задач, которую можно свернуть для простоты чтения или развернуть для детализации.	Не использовать подпроцессы, из-за чего диаграмма превращается в огромное полотно, которое невозможно прочитать.
Эксклюзивный шлюз (XOR)	Ромб (обычно пустой или с крестиком).	«Либо-либо». Выбор одного пути из нескольких в зависимости от условия. «Если сумма > 100к — путь А, иначе — путь Б».	Путать с другими шлюзами. XOR — самый частый и важный шлюз.
Параллельный шлюз (AND)	Ромб с плюсом внутри.	«И». Все исходящие пути выполняются одновременно. «Отправить договор клиенту И занести данные в CRM».	Использовать для простой последовательности задач. Между задачами «А» и «Б» не нужен шлюз, если «Б» всегда следует за «А».
Пул / Дорожка	Большой прямоугольник (Пул) с внутренними разделителями (Дорожки).	Показывает, кто отвечает за выполнение задач. Пул — это внешний участник (например, «Клиент» или «Банк»), дорожка — роль внутри вашей компании («Менеджер», «Бухгалтерия»).	Рисовать все задачи в одной колонке, без разделения по ответственности. Тогда непонятно, кто что делает.

BPMN-диаграмма: как читать и понимать

Чтение bpmn схемы интуитивно понятно, если знать базовые правила:

• Основной поток идет слева направо и/или сверху вниз. Начинайте со стартового события.
• Следите за дорожками. Каждая задача расположена в дорожке того участника (роли), который ее выполняет. Это сразу показывает зоны ответственности.
• Читайте шлюзы как вопросы. Ромб — это всегда вопрос или точка ветвления. Около исходящих от него стрелок часто пишут условия (например, «Заявка согласована» / «Заявка отклонена»).
• Обращайте внимание на типы событий. Например, таймер (часики на событии) означает ожидание или дедлайн. Конверта (сообщение) — получение или отправку данных.

Частая ошибка при чтении: пытаться понять всю схему сразу. Читайте по потоку: «Старт → первая задача → что дальше? Если шлюз, то по какому условию идем?».

Как нарисовать бизнес-процесс в нотации BPMN: пошагово

Вот алгоритм, который поможет вам построить свою первую bpmn диаграмму.

Шаг 1. Определите границы процесса.
Ответьте на вопросы: Где он начинается? Где заканчивается? Что является его результатом? Например, процесс «Обработка заказа» начинается с получения заявки от клиента и заканчивается отгрузкой товара и отправкой документов.

Шаг 2. Определите участников.
Кто вовлечен в процесс? Создайте для каждого внешнего участника Пул, а для внутренних ролей — Дорожки в пуле вашей компании. Например: Пул «Клиент», Пул «Наша компания» с дорожками «Менеджер», «Склад», «Бухгалтерия».

Шаг 3. Найдите стартовое и конечное событие.
Что запускает процесс? (Например, «Поступила заявка с сайта»). Каковы возможные исходы? («Заказ отгружен», «Заказ отменен»). Разместите эти события на диаграмме.

Шаг 4. Разложите процесс на задачи.
Выпишите все шаги, которые происходят от старта до финиша. Превратите каждый шаг в Задачу и разместите в дорожке того, кто его выполняет. «Менеджер проверяет наличие товара», «Склад собирает заказ».

Шаг 5. Добавьте шлюзы для ветвлений.
Где в процессе появляются варианты? Если товара нет — что делать? Если клиент не оплатил — что делать? В этих точках ставьте Эксклюзивный шлюз (XOR) и рисуйте альтернативные пути.

Шаг 6. Соедините элементы потоками.
Стрелками-потоками соедините все элементы в логической последовательности. Следите, чтобы у каждого шлюза были четкие условия на исходящих потоках.

Шаг 7. Проверьте логику и читаемость.
Пройдитесь по схеме, как по инструкции. Все ли пути ведут к конечному событию? Нет ли «висящих» задач? Не перегружена ли диаграмма? Можно ли сложные блоки свернуть в Подпроцессы?

Примеры схем BPMN

Пример 1: Простой линейный процесс «Согласование отпуска»

• Старт: сотрудник подает заявление.
• Задача в дорожке «Руководитель»: руководитель рассматривает заявление.
• Шлюз XOR: решение руководителя.
• Путь «Утверждено»: задача «Уведомить HR», затем Конечное событие «Отпуск согласован».
• Путь «Отклонено»: задача «Уведомить сотрудника», затем Конечное событие «Отпуск отклонен».

Пример 2: Процесс с альтернативами «Обработка входящей заявки»

• Старт: поступила заявка с сайта.
• Задача в дорожке «Менеджер»: позвонить клиенту для уточнения.
• Шлюз XOR: дозвонился?
• Путь «Да»: выяснить потребности, подготовить КП. Конец: «КП отправлено».
• Путь «Нет»: отправить e-mail с предложением связаться. Поставить Таймер (ожидание 2 дня). Если нет ответа — Конец: «Лид неактивен».

Описание бизнес-процесса в нотации BPMN: AS-IS и TO-BE

Одна из главных целей моделирования процессов BPMN — не просто описать, а улучшить.

• AS-IS («Как есть»): это модель текущего процесса. Часто при ее построении обнаруживаются лишние шаги, узкие места и «слепые» ветки. Описание бизнес-процесса в нотации BPMN в формате AS-IS помогает всем увидеть реальность, а не свое представление о ней.
• TO-BE («Как должно быть»): это модель идеального, оптимизированного процесса, к которому стремится компания. Его создают на основе анализа AS-IS. Разница между двумя схемами наглядно показывает, какие изменения нужно внести.

Ошибка при описании AS-IS: рисовать не реальный, а приукрашенный, «правильный» процесс. Важно фиксировать все, включая неформальные согласования и обходные пути.

Частые ошибки при моделировании BPMN

• Создание монстров. Попытка уместить процесс из 50 шагов на одной диаграмме. Используйте подпроцессы и разделяйте сложные процессы на логические части.
• Игнорирование событий. Процесс начинается и заканчивается ниоткуда. Всегда должны быть старт и финиш.
• Неправильные шлюзы. Использование параллельного шлюза (AND) там, где нужен эксклюзивный (XOR), и наоборот.
• Смешение уровней. На одной диаграмме одновременно детализированная процедура проверки документа и общий шаг «Заключить договор».
• Отсутствие дорожек. Без них невозможно понять распределение ответственности.

Кому и зачем нужен BPMN

• Руководителям и бизнесу: чтобы видеть и анализировать, как на самом деле работает компания, находить потери и точки роста. Для регламентации и обучения сотрудников.
• Бизнес-аналитикам: чтобы точно и однозначно фиксировать требования к процессам и передавать их IT-специалистам.
• IT-архитекторам и разработчикам: Чтобы понимать, какую систему автоматизации строить. Многие BPM-системы исполняют процессы прямо по BPMN-схемам.
• Сотрудникам: чтобы быстро понять свои обязанности в рамках сквозного процесса, а не разрозненных инструкций.

Заключение

BPMN — это не сложно. Это логичный и мощный инструмент, который превращает хаотичные операции в понятные, управляемые и улучшаемые схемы бизнес-процессов. Его ценность — в создании единого языка для всех участников: от генерального директора до рядового исполнителя и системного архитектора.

Начните с малого. Выберите один простой, но важный процесс в вашей работе, возьмите бесплатный инструмент и попробуйте нарисовать его, используя основные элементы: события, задачи, шлюзы и дорожки. Вы быстро увидите, как много скрытых нюансов и возможностей для оптимизации откроет эта простая bpmn диаграмма.

Также читайте: Дайджест по бизнес-процессам