Что такое памятки для сотрудников: зачем нужны и какие бывают

В статье узнаете, что такое памятки для сотрудников и какие они бывают. Как правильно составлять памятки и какую потенциальную пользу они могут принести бизнесу.

Что такое памятки для сотрудников

Памятка для сотрудников - документ, который содержит важную информацию и инструкции, которые помогают сотрудникам лучше понимать и правильно выполнять работу и соблюдать правила.

Документы могут включать в себя информацию о правилах безопасности, процедурах работы, контактных данных. Памятки помогают предотвратить ошибки и несчастные случаи, а также делают работу более организованной.

Памятки могут быть в форме бумажных документов и электронных файлов, которые сотрудники могут легко найти и использовать, когда им нужно. Когда у сотрудников есть доступ к памяткам, они чувствуют себя более уверенно в работе и могут лучше справляться с задачами.

Памятки для сотрудников помогают работать более эффективно. Они рассказывают как выполнять задачи правильно и в срок. Когда сотрудники знают, что им нужно делать и как это делать, они могут работать быстрее и совершать меньше ошибок. Памятки могут содержать советы о том, как быть более организованными и эффективными.

Какие бывают памятки? 

Памятки для сотрудников бывают разными. 

Ориентационные памятки для новых сотрудников: руководство, которое помогает новичкам понять, как работает компания, кто в ней что делает, и какие правила соблюдать. Памятки для новых сотрудников - это как путеводитель, который помогает им быстрее и проще войти в новую команду и понять, как работать в компании.

В этих памятках есть информация о том, какие правила и процедуры существуют в организации, какие ресурсы доступны, и как связаться с нужными людьми. Когда новый сотрудник получает такую памятку, он может быстро разобраться в обязанностях. Это ускоряет адаптацию и делает начало работы более комфортным. Памятки также могут содержать информацию о корпоративной культуре и ценностях компании, что помогает новым сотрудникам лучше вписаться в коллектив.

Инструкции по безопасности: памятки объясняют, как безопасно выполнять работу и что делать, чтобы избежать опасных ситуаций и травм. Памятки по безопасности на рабочем месте содержат информацию, как избегать опасных ситуаций и как правильно реагировать, если что-то идет не так. Это помогает предотвратить несчастные случаи и травмы. Например, в памятках может быть описано, как правильно обращаться с опасным оборудованием, как следить за личной безопасностью, и как вызывать помощь при необходимости. Так памятки помогают сохранить здоровье и жизни сотрудников, делая рабочее место более безопасным.

Памятки по процедурам и рабочим инструкциям: они указывают, какие шаги нужно предпринимать при выполнении разных задач и процедур, чтобы всё проходило гладко и без ошибок. Памятки о соблюдении правил и процедур помогают убедиться, что все в компании следуют одним и тем же стандартам. Они содержат информацию о том, как правильно выполнять разные задачи, какие шаги следует предпринимать и в какой последовательности.

Справочные материалы: справочник, в котором можно найти информацию о контактах, терминах и полезные советы, которые могут пригодиться на работе.

Как правильно написать памятку для сотрудников?

Чтобы правильно написать памятку для сотрудников, нужно следовать нескольким шагам:

Определите цель: зачем вы пишете эту памятку. Что вы хотите, чтобы сотрудники узнали или делали после её прочтения?

Задумайтесь для кого эта памятка: используйте язык и стиль, который понятен вашим сотрудникам.

Создайте четкую структуру: разделите информацию на понятные разделы или пункты. Это сделает памятку более удобной. Каждый раздел должен иметь заголовок, чтобы сотрудники сразу понимали, о чем в нем речь. Используйте понятный шрифт и размер букв, чтобы текст был читаемым.

Используйте простой язык: пишите просто и ясно, избегая сложных слов и фраз. Это поможет сотрудникам лучше понимать информацию.

Используйте иллюстрации: добавьте картинки или диаграммы, чтобы визуально объяснить ключевые моменты. Картинки, рисунки и диаграммы могут сделать памятку более наглядной. Вы можете использовать их, чтобы проиллюстрировать ключевые моменты и сделать информацию более понятной.

Проверяйте и обновляйте: проверьте памятку на ошибки и убедитесь, что она актуальна. Если что-то меняется, обновите памятку.

Периодически пересматривайте памятку, чтобы убедиться, что она всё еще актуальна. Если какие-то правила или процедуры меняются, обновите памятку, чтобы она соответствовала текущей ситуации

Сделайте памятку доступной: убедитесь, что сотрудники могут легко найти и использовать эту памятку. Например, разместив её на внутреннем сайте компании или распечатав в виде брошюры.

О том, как написать регламент, рассказали в статье. 

Пример памятки для сотрудников

Рассмотрим пример адаптационной памятки для новых сотрудников:

Памятка для Новых Сотрудников

Добро пожаловать в нашу компанию! Мы рады, что вы присоединились к команде. Эта памятка поможет вам адаптироваться и узнать больше о  компании и рабочей среде.

О нашей компании

История: Небольшая информация о том, как компания была основана и как развивалась с течением времени.

Миссия и ценности: Наши основные цели и ценности, которые мы придерживаемся в нашей работе.

Структура компании: Как устроена организация, кто находится на каких должностях, и какие департаменты существуют.

Ваша работа

Должностные обязанности: Что от вас ожидается в вашей роли. Какие задачи и обязанности у вас будут.

Рабочее место: Где находится ваше рабочее место, какие ресурсы и оборудование доступны.

График работы: Ваши часы работы, план рабочего дня, и расписание перерывов.

Политики и процедуры

Безопасность на рабочем месте: Как соблюдать правила безопасности и что делать в случае чрезвычайных ситуаций.

Оформление отпусков: Как просить отпуск и какие процедуры следует соблюдать.

Использование технических средств: Правила использования компьютеров, программного оборудования и электронной почты.

Оплата труда: Как оформляются выплаты, как заполнять отчеты о рабочем времени.

Дополнительная информация

Контакты: Как связаться с вашими коллегами и руководством, включая телефоны и электронную почту.

Часто задаваемые вопросы (FAQ): Ответы на часто задаваемые вопросы, которые могут возникнуть у новых сотрудников.

Помощь и поддержка

Если у вас возникнут вопросы или проблемы, не стесняйтесь обращаться к вашему руководителю или отделу по персоналу. Мы готовы помочь вам успешно адаптироваться и чувствовать себя комфортно на новом рабочем месте.

Пишем инструкции для сотрудников

Заключение

Памятки для сотрудников - неотъемлемая часть успешного функционирования любой организации. Они служат ключевым инструментом для обеспечения безопасности, соблюдения стандартов и процедур, а также для увеличения эффективности и производительности. 

Ориентационные памятки для новых сотрудников помогают быстрее адаптироваться и чувствовать себя в команде, а инструкции по безопасности обеспечивают их защиту. Памятки по процедурам и рабочим инструкциям делают работу более организованной, а справочные материалы упрощают доступ к важной информации.

Важно помнить, что написание хороших памяток - это искусство. Они должны быть понятными, информативными и актуальными. Памятки помогают создать общий стандарт внутри компании, упростить адаптацию новых сотрудников и увеличить эффективность всех работников. Ответственное отношение к написанию и обновлению памяток способствует успеху и развитию организации, делая её более организованной и безопасной для всех.

Также читайте: Регламент: что такое и как составить