Содержание
Рассказываем, как написать регламент, чтобы его читали.
Если вас попросили написать регламент, вам будет полезна эта статья.
Что такое регламент
Регламент - документ, описывающий рабочий процесс или существующие правила. В каждой компании полно подобных документов. Кипы бумаг хранятся в отделе кадров или занимают гигабайты на рабочем диске.
Проблема таких документов в том, что никто ими не пользуется. Они существуют для галочки, так как содержат пустую информацию, не пригодную для использования. Часто в них описаны формальные правила, которых на самом деле никто не придерживается, либо устаревшая информация.
Но регламенты могут быть одним из ресурсов компании. Они могут экономить время и приносить реальную пользу каждому сотруднику.
Очень подробно мы рассказали об этом в статье пишем инструкции для сотрудников.
А здесь мы собрали правила для тех, кому руководитель поставил задачу написать регламент. Дальновидный управленец понимает, что по настоящему работающий регламент может написать тот, кто сам участвует в процессе и знает его вдоль и поперёк.
Логично, что регламент о том, как написать кейс лучше получится написать у копирайтера, чем у HR -менеджера, а регламент по составлению финансовых заявок лучше опишет бухгалтер, так как именно ему виднее, что должна содержать заявка, чтобы её одобрили. В тоже время HRу лучше поручить составление памятки для новых сотрудников, а юристу - правила обращения в юротдел.
Поэтому, ниже, мы собрали правила, которые помогут любому сотруднику создать понятный и работающий документ.
Стилистика текста
1. Пишите текст в публицистическом стиле (можно ближе к разговорному). Не используйте канцелярский стиль. Помните, что цель текста — точно и быстро донести мысль, чтобы сотрудник понял написанное и с первого раз и смог применить на практике.
2. Не используйте длинные сложные предложения с разделителем в виде запятой.
Такие предложения очень тяжело читать, и пока читатель их читает, он всё меньше понимает, о чем идёт речь, и со временем теряет нить событий, так как банально начинает путаться в причинно-следственной связи написанного, и просто воспринимает написанное как чей-то поток сознания, так что разделяйте предложения точками, а не запятыми, например, объединяйте запятой максимум два предложения, но не более того.
Этот пример предложения, длиной в абзац, очень показателен.
Название статьи
Тому, кто возьмётся читать регламент, из названия должно быть понятно, о чём пойдет речь в документе. Лучше, если это будет простое и понятное для всех слово, фраза или ёмкое короткое предложение.
Например: Памятка для нового сотрудника, Как заполнить финзаявку, Правила бронирования переговорных, Памятка по больничным и отпускам, Общие правила работы в компании.
Если в документе и его шапке есть профессиональное определение - дайте расшифровку ниже. Коллеги должны понимать о чём идет речь.
Вступление
Из вступления должно быть понятно, о чём пойдет речь в основной части документа. Если это будет не очевидно, то сотрудник может счесть его ненужным для работы.
Чтобы этого избежать, постройте вступление так, чтобы оно отвечало на три простых вопроса:
- Для кого этот регламент будет актуален?
- В чем его польза/чему научит?
- О чем этот регламент?
Краткие и лаконичные ответы на эти вопросы станут вступлением к документу.
Например. Этот регламент будет полезен всем сотрудникам, которые хотят отправиться в отпуск, взять отгул или день за свой счет. Здесь рассказано, как сделать это правильно и что необходимо продумать заранее. Приведем пример расчета отпускных.
Содержание
Содержание должно отражать структуру текста и упрощать поиск по документу и переход к нужной части. Для этого правильно используйте автоматическое содержание, которое собирается справа или слева от статьи.
Содержание в базе знаний Platrum формируется автоматически из блоков H1 и H2. Ваша задача - правильно выбрать формат заголовков.
Не выделяйте заголовки жирным текстом. Так они не попадут в содержание документа.
Оформление и форматирование
Используйте готовые блоки форматирования.
Например, для перечисления нужно использовать блок "Маркированный список" или "Нумерованный список".
Правильный список:
- пункт 1
- пункт 2
- пункт 3
- пункт 4
Неправильный список:
- пункт 1
- пункт 2
1. пункт 3
2. пункт 4
Аналогично с цитатами, инфо блоками и так далее - используйте встроенное форматирование, так как оно адаптируется под устройство.
Например, в мобильной версии встроенный список отобразится корректно, а вот "самодельный" может разъезжаться или отобразиться в одну строку.
Но даже на большом экране самодельное форматирование создает впечатление неаккуратности и мешает читать текст.
Изображения
В регламент можно вставлять фотографии, картинки и скриншоты. Они демонстрируют то, о чём идет речь в самом тексте.
Чтобы картинка оставалась актуальной, на ней не должно быть текста или других данных, которые со временем могут измениться.
Не вставляйте изображение ради изображения. Оно должно помогать понять контекст, а не отвлекать внимание.
При необходимости указать на определенную область изображения, используйте стрелки и прочие указатели в специальных редакторах.
Для пользователей Platrum
Для корректного отображения и расположения вставляйте изображения через специальную панель в строке меню, а не через Ctrl+C, Ctrl+V.
Если нужно вставить Google документ/таблицу/презентацию, используйте iFrame. Это позволит читателю видеть документ в удобном формате – без панели инструментов.
Вставьте в строку ссылку на файл и удалите все, что стоит после/edit. Добавьте в конец строки следующий параметр – ?rm=minimal&embedded=true.
Проверочные вопросы
В конце каждой статьи можно создать проверочные вопросы. Они нужны для закрепления важного материала. Не создавайте слишком много проверочных вопросов. Открытые вопросы попадут в экзамен, а на закрытые с вариантами ответа читатель должен будет ответить после прочтения документа.
Также читайте: Регламент: что такое и как составить
