Содержание
«Ду ю андерстенд ми?», — спрашивала англичанка, глядя из-под сверкающих очков-половинок. «Йес, йес», — дружно кивали отличники, а ты, сидя на задней парте, чувствовал, что абсолютно «нихт ферштейн», что тут происходит, потому что перепутал кабинеты и пришёл на английский вместо немецкого.
Годы прошли, а иногда кажется, что на работе ты снова попал не в тот офис: никто вокруг тебя не понимает, а ты не можешь донести информацию до своих коллег. Хочется схватиться за голову, хлопнуть дверью и махнуть на все рукой. Теоретически всё можно, но с таким подходом проект вряд ли сдвинется с мёртвой точки. Коммуникацию нужно налаживать. В этой статье мы объясним, как сделать общение в команде эффективным, и как управлять коммуникациями в проекте.
Что такое коммуникации в проекте и зачем ими управлять
Коммуникация в проекте — это процесс обмена информацией между всеми его участниками. Чем больше людей в проекте, тем больше времени придётся тратить на общение. И если участники могут общаться друг с другом по минимуму, то менеджер проекта должен не только поддерживать коммуникацию с каждым членом команды, но и следить, чтобы информация своевременно поступала всем заинтересованным лицам.
В среднем менеджер проекта за рабочий день может тратить от 5 до 7 часов на общение. И это нормально. Если он не станет управлять коммуникациями, то проект может провалиться. По данным Института управления проектами 56% бюджета сливается из-за неправильной коммуникации. Поэтому путь к успеху и сплочению команды лежит в правильно выстроенном общении.
Что будет, если забить на коммуникацию в проекте?
Матвей пришёл в проектную команду на должность Project Manager. До него на этом месте работал Николай. Но он ушёл из компании за две недели до прихода Матвея, поэтому лично они не встречались, задавать вопросы было некому. Поэтому Матвею пришлось тратить время на то, чтобы самому во всем разобраться. Конечно, были моменты, о которых знал только Николай. И эта информация ушла вместе с ним. Матвей активно работал с проектной командной в офисе, не имея представления о том, что у проекта есть компания-стейкхолдер, которая ждёт результатов. От них поступила жалоба на Матвея, что он совсем не уделяет им внимания и поэтому проект топчется на месте.
В этой истории проблема не в Матвее, а в плохой коммуникации, которая случилась в этом проекте. Потом, конечно, всё исправили и все остались довольны. Но осадочек остался.
Как общаться в проектной команде
Нужны собрания. Это могут быть серьёзные презентации для руководства или короткие командные встречи. Всё зависит от задач и вопросов, которые требуется решить на встрече. Не изобретайте велосипед, а используйте проверенные механики:
- первая встреча с командой: здесь стоит рассказать о проекте, кто и чем будет заниматься, ответить на вопросы, чтобы ни у кого не осталось недопонимания;
- презентация для руководителей, стейкхолдеров и партнёров: пусть знают, над чем вы работаете, в какой срок и каких результатов планируете достигнуть;
- ежедневные выступления: чтобы рассказать команде о последних новостях и дать краткосрочные задания, а ещё подбодрить и замотивировать;
- еженедельные и ежемесячные встречи: о более крупных успехах и факапах;
- собрания о прохождении контрольных точек: когда вы знаете, что команда прошла важную веху работы, стоит торжественно объявить об этом всем участникам, чтобы каждый почувствовал свою причастность;
- мозговые штурмы: если необходимо провести работу над ошибками, скорректировать план или придумать новые идеи.
Как построить управление коммуникациями
Прежде чем рваться управлять, нужно понять, что коммуникация — непрерывный процесс. Общаться надо постоянно. Но так как этот процесс цикличен, то осознанное общение с проектной командной должно включать в себя несколько этапов.
1. Планирование
Не стоит сразу кидаться на сотрудников и предлагать им пообщаться. Пусть они просто знают, что у вас все под контролем. А для этого следует составить план, в котором требуется прописать:
- кто осуществляет коммуникацию;
- через какие средства связи (телефон, корпоративный мессенджер, почта) и с какой периодичностью она происходит;
- что необходимо сделать после получения новых данных.
При составлении плана отталкивайтесь от ваших задач. Уточните у стейкхолдеров, как часто они хотят получать данные о работе команды: это поможет в дальнейшем избежать недопонимания.
О методах эффективного планирования, читайте в статье.
2. Коммуникация
Если у вас есть план, то стоит его придерживаться. Задача менеджера — контролировать, чтобы весь обмен информацией проходил вовремя по тем каналам связи, по которым все договорились. А то случится так, что Вася отправил письмо по почте, а Женя её даже не проверял, так как ждёт сообщения в мессенджере. Обмен информацией между сотрудниками помогает:
- вовлекать всех участников в проект: каждый знает, на какой он стадии, какие есть трудности и что нужно сделать, чтобы их преодолеть;
- отслеживать прогресс проекта: это позволяет анализировать ситуацию и планировать дальнейшую работу;
- документировать результаты собрания: ни одно решение или идея не потеряются;
- сплотить команду: общение даёт каждому участнику возможность раскрыться и укрепить чувство локтя.
3. Отслеживание реакций и обратной связи
Вы можете думать, что все спланировали гениально. Но это не точно. Лучше спросить у команды и стейкходеров. И да, это тоже коммуникация. В данном случае — обратная. Узнайте у них, подходит ли им такая форма общения, которую вы запланировали, достаточно ли информации каждому участнику группы и что можно улучшить в существующем процессе.
4. Корректировка
Сделайте так, чтобы всем было комфортно. План — это не догма, выбитая на камне. Выбирайте гибкий подход, чтобы предложенные методы общения действительно работали. Внесите изменения и почувствуйте, как всем стало легче понимать друг друга.
Что нужно запомнить из этой статьи
Коммуникация в проекте — это непрерывный процесс обмена информацией между его участниками. За то, как происходит коммуникация в команде отвечает менеджер проекта. По статистике 56% бюджета расходуется впустую из-за плохо отлаженных процессов обмена данными. Чтобы этого не случилось менеджер должен рационально управлять коммуникациями в проекте.
Для обмена информацией можно проводить регулярные собрания. Поводом для встреч может стать:
- первое собрание с командой;
- презентация для руководителей, стейкхолдеров и партнёров;
- краткие ежедневные выступления;
- еженедельные и ежемесячные итоги работы;
- прохождение контрольных точек проекта;
- мозговые штурмы.
Процесс управления коммуникаций цикличен и проходит четыре этапа.
- Планирование. На этом этапе необходимо определить кто, когда и по каким каналам будет передавать сведения о проекте.
- Коммуникация. Менеджер контролирует, чтобы процесс обмена информацией проходил по установленным регламентам.
- Обратная связь. План не всегда подходит всем участникам. Поэтому следует узнать, комфортно ли команде и стейкхолдерам получать данные в том виде и через те каналы, через которые в настоящее время проходит коммуникация.
- Корректировка. Всегда есть, что улучшить. В силах менеджера усовершенствовать процессы коммуникации, чтобы каждый член команды не остался без внимания.
Также читайте: Как правильно давать обратную связь сотрудникам
