Чёткое и своевременное планирование увеличивает эффективность работы команды и повышает результативность всей компании. Задача руководителя - внедрить планирование и контролировать его применение.
Без планирования:
- сотрудники будут выполнять задачи, руководствуясь собственными приоритетами или внутренними мотивами;
- руководитель не сможет проконтролировать, чем занимаются его сотрудники в течение недели, и уж точно не сможет отследить результат;
- работа сотрудников будет напоминать хаос, так как в их деятельности не будет единого направления, а задачи не будут согласованы.
Чтобы работа каждого сотрудника была эффективна, прежде чем он приступит к работе, у него должен быть перечень задач, который и представляет собой план на какой-то период: неделю, месяц. Существуют разные инструменты, которые помогают правильно спланировать деятельность сотрудника, отдела или всей компании. Рассмотрим некоторые из них.
Список задач
Если вы никогда не планировали деятельность в компании, то можно начать с простого списка задач. Задача должна быть сформулирована чётко и понятно, она должна быть измерима и иметь ответственного и сроки выполнения. Подобный планировщик легко составить в виде таблицы с соответствующими ячейками, а задача руководителя - следить за их выполнением.
О том, как планирование и постановка задач увеличивает эффективность работы сотрудников, читайте в нашей статье.
Диаграмма Ганта
Американский инженер Генри Гант придумал инструмент планирования и управления задачами, иллюстрирующий степень выполнения проекта. Это не просто список задач с указанием сроков, а график, демонстрирующий этапность запланированной работы. На нём учтена продолжительность выполнения работы и срок её окончания. Диаграмма показывает не только сами задачи, но и их последовательность, что помогает делать всё последовательно и в срок.
Чтобы построить диаграмму Ганта, нужно создать таблицу, в вертикальных столбцах которой будет название задач, а в горизонтальных ячейках - дата начала, длительность или дедлайн. Визуально диаграмма Ганта представляет собой последовательные горизонтальные полосы, образованные между вертикалью списка задач и горизонталью дат.
Такой метод планирования помогает:
- понять, из каких задач состоит проект;
- последовательно расположить задачи;
- запланировать даты начала и окончания проекта;
- оценить продолжительность реализации задачи и всего проекта в целом;
- следить, на каком этапе находится выполнение проекта;
- контролировать сроки выполнения.
Построить диаграмму Ганта можно даже в простой таблице Microsoft Excel.
Канбан
Канбан — система управления задачами путём перемещения задачи с одного этапа на другой. Как правило, это происходит на основании статусов: «Надо выполнить», «В процессе выполнения», «Завершена». Такой метод планирования помогает разделить большие этапы на несколько отдельных задач, тем самым оптимизировать работу. Метод Канбан помогает контролировать рабочий процесс и следить за нагрузкой сотрудников.
Чтобы применить технологию канбан, нужно создать три доски или три ячейки в таблице. В первой разместите все задачи, которые необходимо выполнить. Для каждой задачи укажите ответственного сотрудника. По мере выполнения задача будет перемещаться из первой ячейки во вторую, а потом в третью. Если для проекта нужно больше статусов для задач, добавьте еще доски.
Подобный принцип планирования реализован в инструменте совместного управления задачами от Задачи в Platrum, где можно создавать общие доски для себя и своих подчиненных, наглядно видеть список задач, сортировать их по сделанным и несделанным, назначать ответственных, устанавливать дедлайны и контролировать их выполнение.
Планирование методом Канбан-досок помогает:
- Визуализировать процессы. Это позволяет каждому участнику следить за ходом проекта. Здесь главное - вовремя обновлять статус задачи.
- Увидеть задачи, на которые нужно больше времени. Если вдруг задача долгое время остаётся в одном статусе, нужно уделить ей особое внимание и разобраться, почему так происходит.
- Обнаружить “узкие горлышки” или слабые места в процессах. Это поможет грамотно распределить время и устранить причину задержек.
- Сделать работу с проектом более гибкой. За счёт этого на доски можно добавлять новые задачи, изменять их приоритетность, увеличивать или сокращать дедлайны.
- Контролировать дедлайны и прогнозировать время завершения проекта.
ABC-анализ
Этот метод позволяет расставлять приоритеты в постановке и выполнении задач. Самые важные задачи маркируются литерой А и выполняются в первую очередь, менее важные - В и С. Эта методика делает акцент именно на важности выполнения задачи, а не на её сложности или временных затратах на их реализацию.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
- “A” задачи – это самые важные задачи, занимают 15% от всех дел и приносят 65% результата. Эти задачи нельзя делегировать и их следует решать в первую очередь. В планировании времени эти задачи имеют преимущество. Руководителю в первую очередь нужно браться за дела, которые приносят больший результат.
- “В” задачи - важные задачи, занимают 20% от всех дел и приносят 20% результата. Их выполнение можно делегировать подчинённым.
- “C” – наименее важные дела, занимают 65% дел и приносят 15% результата. Это рутинные дела и операции. Их нужно перепоручать другим сотрудникам.
Для того, чтобы воспользоваться методом АВС-анализа, нужно составить список задач на определенный период времени - день, неделю, месяц. Затем промаркировать их А, В или С, упорядочить их по степени важности и проставить очередность выполнения.
Техника SMART
Планирование по технике SMART помогает сформулировать конкретную и реальную цель, после чего появляется план, как её реализовать.
SMART - первые буквы слов, характеризующие цель:
- Specific – цель должна быть конкретной, важно сформулировать конечный результат, к которому вы стремитесь. Например, открыть рыбный ресторан в Москве.
- Measurable - цель должна быть измеримой. Измерьте желаемый результат количественно. Например, «Через год после открытия ресторана его прибыль должна составлять 1 миллион рублей».
- Attainable – цель должна быть достижимой, важно учитывать особенности бизнеса, конкуренцию и т.д. Лучше не открывать рыбный ресторан, если вы и ваши партнёры ничего не понимаете в рыбе и ресторанном деле.
- Relevant – цель должна быть актуальной. Она должна соответствовать стратегическому плану компании и не противоречить другим целям и тенденциями на рынке. Открывать ресторан в локдаун - не очень мудрое решение, а вот организовать службу доставки еды - вполне.
- Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, открытие ресторана должно пройти в мае 2022 года.
Подобный подход поможет понять, какие действия нужно предпринять, чтобы достичь результата.
Все методы планирования можно использовать как поодиночке, так и одновременно. Поэкспериментируйте с разными вариантами и определите стратегию наиболее подходящую для вашей команды. Начните внедрять планирование и вы увидите, какой это невероятно эффективный инструмент, помогающий достигать результатов.
