Содержание
Иван - владелец кофейни. Он попал в ситуацию кассового разрыва, когда ему нечем заплатить поставщикам и выплатить зарплату сотрудникам. Теперь они звонят ему каждый день. “Если не заплатите, мы ваши кофемашины заберем и компьютер вынесем!”. “Если не заплатите, я пойду жаловаться в трудовую инспекцию”. “У вас просрочка уже две недели! Вы когда планируете заплатить?!” Иван стал нервным и плохо спит.
Рассказываем, что такое кассовый разрыв простыми словами и как его избежать. Вы узнаете, как посчитать кассовый разрыв, как никогда не попадать в подобную ситуацию и всегда оставаться при деньгах.
Что такое кассовый разрыв
Когда фирма развивается, становится больше клиентов, сотрудников и подрядчиков. Количество денег, проходящих через компанию тоже растет. Но большая часть из них - чужие деньги. Кассовый разрыв - ситуация в бизнесе, когда ресурсов временно не хватает.
Представим, владельца кофейни. Он заказал 10 килограмм яблок на штрудель. На следующий день яблоки привезли, но за них не заплатили, а взяли отсрочку на 20 дней. Деньги лежат на счету. Если поставщик не один, и со всеми кофейня договаривается об отсрочке, то в кассе скапливается много наличности. Кажется, что они принадлежат предприятию, а значит, можно приобрести дачу, путевку, новую машину. Конечно, предприниматель откладывает на расходы, но как правило, делает это интуитивно, а не на основе планов платежей по календарю. Проходит 20 дней и пора оплатить 10 килограмм яблок. Бухгалтер сообщает, что денег нет.
Кассовый разрыв бывает не только в организациях общественного питания. Например, фирма по изготовлению сайтов. Заказчик оставил предоплату. Вместо двух месяцев проект растянулся на четыре. А каждый месяц дизайнерам выплачивается зарплата. Но оплаты не будет, пока не сдан проект. Сотрудники увольняются, а у владельца начинаются проблемы.
Есть случаи, когда для получения прибыли, проект требует инвестиций. Пример кассового разрыва на строительном предприятии: организация приобретает материал, платит сотрудникам, тратит ресурсы на логистику, а оплату получает лишь после продажи здания. По такому же принципу действуют тендеры: за выполненный проект получают платеж через 30 или 90 дней.
В таком случае следует оценить наличие денег у компании. Сможет ли мы она обеспечить проект. А если брать заем, то будет ли проект прибыльным, чтобы было с чего отдавать.
Как не попасть в кассовый разрыв
С увеличением продаж собственники сталкиваются с нехваткой денег. Они пользуются отсрочкой платежей, инвестируют в развитие и оборудование, а прибыли не хватает.
Чтобы в финансах был порядок, должен быть ежедневный контроль потоков, и прогнозирование будущих денежных потоков. Задача финансового директора - оценивать будущее.
Защита от кассового разрыва - управленческая отчетность, из которой известны расходы и доходы. А также когда предприниматель не использует незаработанную прибыль или деньги контрагентов.
Чтобы избежать кассовый разрыв, нужно:
1. Наладить процесс финансового планирования. Для этого все отделы на структуре компании делятся на:
- центр доходов - отдел продаж, корпоративных продаж, ритейла;
- центр затрат - маркетинг, закупки, отдел кадров с точки зрения зарплат.
Они на постоянной основе подают прогнозы о расходах и прибыли. А значит, можно оптимизировать распределение ресурсов и отслеживать денежный поток.
2. Вести платежный календарь. Это один из элементов финансового планирования. В начале месяца в него заносятся все планируемые поступления и издержки. Так можно увидеть, что 15 числа будет нечем платить аванс сотрудникам. Об этом можно узнать заранее. Есть запас времени, чтобы принять меры. Правильное составление и анализ платежного календаря, помогает избежать кассового разрыва.
3. Не пользоваться займами.
4. Вести отчет о движении денежных средств (ДДС).
Для этого разделять движение денег по трем направлениям:
- Операционное - все приходы и расходы, связанные с текущей деятельностью (аренда, зарплата, поступления от клиентов);
- Инвестиционное - расходы, связанные с деятельностью компании (покупка оборудования, мебель, кофемашины);
- Финансовое - кредиты, займы, выплата дивидендов.
ДДС помогает составить прогнозный баланс, помогает увидеть, в какой месяц не хватит денег.
4. Вести PNL отчет о прибылях и убытках. Он поможет спрогнозировать возможные убытки, а значит можно будет заранее уменьшить издержки.
5. Управлять дебиторской задолженностью. При просрочке принимать меры.
6. Сотрудничать с надёжными клиентами. С новыми заказчиками работать по предоплате.
7. Обеспечить резерв. У компании должен быть резерв, как минимум, для обеспечения одного месяца затрат компании (аренда, зарплата, реклама).
Если он видит что планируется кассовый процесс, то он начинает запускать процессы по преодолению. И есть время, чтобы исправить ситуацию: снижать издержки, повышать доходы, трясти должников.
Что делать, если кассовый разрыв уже случился
Как максимально быстро выйти из кассового разрыва. Алгоритм по выходу.
- Понять сколько денег есть на данный момент.
- Занести накопившуюся задолженность в таблицу и договориться с контрагентами об отсрочке платежа или о постепенной оплате. Если поставщики отказываются - ищите новых. Главное, сделать, так, чтобы бизнес продолжал деятельность.
- Оценить сколько средств и когда должно поступить. Обзвонить всех клиентов, обозначить даты платежей или даты следующего созвона.
- Разбить все платежи на актуальные (те, что придут во время) и платежи, с задержкой.
- Запланировать расходы: выплату по кредитам, налоги, зарплату, аренду, выплаты подрядчикам (из тех платежей, которые придут вовремя). Внимательно расставить их приоритетность. Иногда пени по просроченным платежам оказывается ниже, чем проценты по займу.
- Обновлять платежный календарь и менять приоритеты, если оплаты приходят раньше.
- Держать контакт с кредиторами. Расскажите о своей ситуации и периодах платежах.
- Закрывать мелкие платежи. Крупные платежи можно платить постепенно и по частям.
- Оптимизировать объем оборотных средств. Перевести клиентов на предоплату, сократить сроки изготовления и доставки. Найти более выгодных подрядчиков, ликвидировать дебиторскую задолженность.
- Реинвестировать всю полученную прибыль на восстановление оборотных средств.
- Найти причину кассового разрыва и начать ее устранять: оптимизировать склад, работать с дебиторами.
Причины кассовых разрывов
Для того, чтобы избежать кассового разрыва, нужно понимать из-за чего он случился.
Все деньги бизнеса делятся на:
- Основные фонды - оборудование, техника. Сюда относятся амортизационные отчисления.
- Оборотные средства - сумма, необходимая для обеспечения деятельности предприятия. К ним относятся прямые (себестоимость заказа) и косвенные затраты (бюджеты).
- Прибыль - сумма, которой можно распоряжаться.
Кассовый разрыв возникает в оборотных средствах, когда катастрофически не хватает денег для текущей деятельности.
Кассовый разрыв возникает, когда:
1. Бизнес работает в убыток и владелец об этом не знает. Например, сеть аптек из 14 точек. Из них прибыль приносят всего 2. Но владелец об этом не знал, так как не вел отчетность.
2. Инвестируют больше, чем есть возможность. Например, подвернулось выгодное предложение о покупке складского помещения. Владелец его покупает. Наличные же есть. Но по факту они должны пойти на покрытие обязательств.
3. Деньги заморожены в запасах. Есть товары, которые лежат на складе. Запасами надо управлять: считать оборачиваемость и маржинальность. Понимать предел запасов, выше которого выходить нельзя.
4. Дебиторская задолженность от поставщиков, покупателей и государства. Если ей не заниматься, она будет расти.
5. Из бизнеса забирается больше, чем зарабатывается.
6. Основные фонды развиваются за счет оборотных средств, а не за счет прибыли
7. Организация не обеспечена нужным объемом оборотных средств.
Чтобы не было кассовых разрывов нужно генерировать прибыль, не инвестировать больше, чем есть возможность, работать с запасами и дебиторской задолженностью. Для этого ведите главные финансовые отчеты - ДДС, Баланс и PNL. Они дают возможность управлять бизнесом, основываясь на цифрах.
Формула расчёта кассового разрыва
Расчёты следует проводить ежедневно, опираясь на сведения о планируемых поступлениях и тратах из платёжного календаря.
Формула: Сумма в начале рабочего дня + Поступления - Расходы = Остаток денежных средств (ОДС).
Суммируем все имеющиеся деньги со счетов, касс, онлайн кошельков.
На 1 число в наличие 1000 рублей
Планируемые поступления - 100
Планируемые затраты - 200
Итог по дню: 1000 + 100 - 200 = 900 рублей
На 2 число в наличие 900 рублей
Планируемый поступления - 0
Планируемые затраты - 2000
Итого по дню: 900 + 0 - 2000 = -1100 рублей (кассовый разрыв)
На 3 число -1100 рублей
Планируемые поступления - 4000
Планируемые затраты - 0
Итого по дню: -1100 + 4000 - 0 = 2900 рублей
ОДС показывает остаток и количество денег на конец дня. При отрицательном значении срочно начинайте принимать меры.
Заключение
Для избежания кассового разрыва, анализируйте финансовую ситуацию при помощи следующих инструментов:
- финансовое планирование с платежным календарем,
- управленческий учет, который зиждется на ДДС и Pnl отчете о прибылях и убытках.
Это поможет взять финансы под контроль и избежать кассовых разрывов. Когда все данные постоянно актуализируются, то вероятность попадания в кассовый разрыв крайне мала. Позаботьтесь о резервах и своевременно включайтесь в решение проблем.
Также читайте: Основные финансовые показатели
