Содержание
Компания малоэтажного строительства домов из газобетона в г. Санкт-Петербург. В штате 40 сотрудников.
Рассказываем, как партнёр Platrum Алексей Кашин помог владельцем уйти от “ручного” управления и построить систему, чтобы освободить их от операционного управления и увеличить продажи.
| До | После |
| ❌ Путаница в передаче идей команде между владельцами. | ✅ Выбран ответственный за согласование действий владельцев и офиса. |
| ❌ Нет контроля за качеством услуг, зато есть жалобы клиентов. | ✅ Создали отдел качества и четко разделили функции по сотрудникам. |
| ❌ Оплата счетов завязана на владельце, что иногда блокирует строительство. | ✅ Структура показала необходимость финансиста и финдиректора. |
| ❌ У директора по персоналу нет времени на планирование и улучшение отдела. | ✅ Сформировали вакансию менеджера по персоналу и начали поиск подходящего кандидата. |
| ❌ У владельцев нет времени на формирование стратегии. Бизнес развивается медленно. | ✅ Определили, каких сотрудников нужно нанять, чтобы передать рутинные задачи. |
Отделение персонала
Особенность работы отдела
Подбором и онбордингов сотрудников для офиса занимается руководитель отдела персонала. А вот наймом и адаптацией строительных бригад - руководитель по строительству.
Проблемы
За всё направление отвечает один человек - руководитель отдела персонала. Он выполняет все линейные функции и на нем большая нагрузка.
В компании нет сотрудника, который занимается наймом иностранных граждан. А компетенций текущего сотрудника не хватает, чтобы качественно оформлять пакет документов, разрешающих работать на территории России. Из-за этого возникают проблемы.
В компании не прописаны корпоративные правила поведения и не сформирована внутренняя культура, а значит, общение и разрешение конфликтов регулируется негласными правилами. Руководитель отдела самостоятельно разрешает этические конфликты и сложные ситуации. Это занимает часть его ценного рабочего времени.
Решение
Прописали все функции отдела по персоналу. Стало очевидно, что в отдел нужен хотя бы ещё один менеджер по персоналу, который снимет часть линейных функций с руководителя. Отметили всё это на структуре компании.
Исходя из обозначенных функций, сформировали объявление о поиске кандидата с опытом найма иностранных граждан.
А также отметили на структуре задачу по созданию корпоративной культуры.
По-хорошему наймом всех сотрудников должен заниматься отдел персонала. Но из-за особенностей обучения рабочих, конкретно в этой компании закрепили эти функции за директором по строительству (отобразили его функции в техническом отделе).
На перспективу развития компании добавили на структуру отдел мотивации и оценки персонала.
Пример структуры Отделения по персоналу из демоверсии Platrum
Коммерческое отделение
Коммерческий отдел в строительной компании состоит из маркетинга и продаж.
Маркетинг
Продажа дома - это сложный процесс, в котором нужно завоевать доверие клиента, объяснить тонкости строительства и сделать так чтобы из всех компаний клиент выбрал именно вас.
Исходя из этого маркетинг в компании состоит из отдела лидогенерации (привлечение клиентов) и отдела понимания (донесение ценности продукта для клиентов).
Клиенты из отдела лидогенерации попадают в отдел понимания и только после этого в отдел продаж.
В этом многоэтапном процессе большая роль отведена соцсетям и съемками роликов на видео хостинг. Именно они помогают завоевать доверие клиентов, показать им "внутрянку" строительства, а главное, реальные итоговые результаты.
Сейчас в компания хочет создать новое коммерческое предложение и организовать экскурсии на готовые объекты.
Проблемы
Руководитель по маркетингу отсутствует. Закрывает данную позицию один из
владельцев и тратит на это слишком много времени. Все функции в отделе лидогенерации закрывает один маркетолог и он очень перегружен.
Один из владельцев сам принимает участие в съёмке роликов и полностью курирует это направление. Это занимает большую часть его времени.
Нет сотрудника, который бы организовывал и проводил экскурсии.
Решение
Найм дополнительных сотрудников:
- маркетолога;
- ассистента по съемкам;
- специалистов, которые займутся коммерческим предложением и экскурсиями.
Найм руководителя по маркетингу, чтобы полностью снять нагрузку с владельца.
Разработка структуры показала перегруженность сотрудников этого направления, который до этого был не очевиден. Благодаря подробному описанию всех функций, кандидатам на должность будет понятно, что конкретно от них ждёт работодатель.
Отдел продаж
В компании есть руководитель отдела продаж, несколько менеджеров и ассистент, закрывающий все операционные рутинные вопросы.
Качество работы отдела продаж контролирует удалённый специалист. Он прослушивает звонки и проверяет заполнение карточек в СRМ.
За аналитику качества лидов отвечает руководитель отдела продаж. Он же даёт обратную связь отделу маркетинга.
Результаты
Когда разместили все функции и ответственных на структуре компании, стало очевидно, что
отдел продаж прекрасно выстроен. Не хватает нескольких сотрудников, функции которых сейчас закрывает руководитель отдела продаж.
Начали поиск подходящих кандидатов.
На структуре видно, что всем отделом руководит один из владельцев, так как сейчас в компании нет коммерческого директора. Такое положение дел возможно, но по мере роста вакансию нужно будет закрыть другим сотрудником. Отметили её на структуре компании.
Пример структуры Коммерческого отделения из демоверсии Platrum
Финансовое отделение
Самый главный шаг в разработке структуры этого отдела - разграничение финансового и бухгалтерского направлений.
Задачи этих двух отделов кардинально отличаются и смешивать их функции - ошибка. Особенно, передавать задачи финансового отдела бухгалтеру.
На структуре выделили 2 отдела:
1. Бухгалтерия.
2. Отдел финансов.
На данный момент в компании есть главный бухгалтер и 2 линейных бухгалтера. А вот финансового отделения нет вообще.
Проблемы
Когда на структуре появился отдел финансов, стало видно, что все управленческие и операционные задачи выполняет один из владельцев. Задачи трудоёмкие и занимают много времени.
Часто работа финотдела стоит, так как один из владельцев занят задачами других отделов и не может быстро реагировать на финансовые задачи. Это приводит к задержке оплаты счётов и замедлению строительства.
У владельцев нет понимания, в чем разница в работе финансового и бухгалтерского отделов. А значит, они не понимают, какой продукт должны производить их сотрудники.
Решение
В отдел финансов необходим найм директора и линейных сотрудников, чтобы полностью освободить время собственника.
Так как финансовый отдел делится на 2 направления, то продукт деятельности формулируем и для бухгалтерии и для финансов. Например, продукт бухгалтерии - вовремя оформленная и сданная отчётность в государственные органы, вовремя оплаченные налоги. Без финансовых результатов.
Пример построения отдела финансов из демоверсии Platrum
Технический отдел
Технический отдел делится на:
1. Проектирование;
2. Сметный;
3. Снабжение;
4. Планирование строительно-монтажных работ;
5. Строительство;
6. Обслуживание.
Текущая ситуация и проблемы
Руководителя у всего технического отдела нет. Исполняет обязанности руководителя один из владельцев и тратит на это своё ценное время.
У сметного отдела нет обособленного руководителя. Сметчик подчиняется руководителю технического отдела (директору по строительству). Обязанности директора по строительству выполняет один из владельцев.
В отделе снабжения нет руководителя. Есть один линейный сотрудник, который закрывает все функции.
Собственного склада в компании нет, но сейчас идёт процесс его создания.
Функции планирования строительно-монтажных работ распределены между руководителем отдела строительства и производителями работ.
Задачи по планированию строительно-монтажных работ выполняются не системно, так как это не прямые обязанности сотрудников, которые их выполняют.
Решение
С ростом компании владелец должен будет передать управленческие функции руководителю технического отдела.
Тоже самое справедливо ко всем остальным направлениям: с расширением задач и количеством сотрудников у них должны появиться собственные руководители.
Для склада разработали все функции, которые необходимо выполнять кладовщику. Пока кладовщик будет подчиняться руководителю отдела снабжения.
Отдел планирования строительно-монтажных работ создали с нуля. Его в компании не было. Добавили в него разных сотрудников из других отделов, которые временно будут выполнять данную работу.
Разместили вакансию инженера по ТО, который закроет функции планирования инженерно-строительных работ.
Отделение качества и квалификации
Оно состоит из отделов качества и обучения.
На данный момент в компании нет ни одного из этих отделов. Сейчас частично их функции выполняются сотрудниками из других направлений и самими владельцами. Задачи решаются по остаточному принципу и обучению сотрудников и контролю качества не уделяется должное внимание.
Несмотря на то, что в компании этих отделов нет, на структуре их обязательно отображаем - это точка роста бизнеса. Прописываем все функции и продукты каждой должности. Это нужно для того, чтобы собственники увидели, какие шаги им нужно предпринять, чтобы организовать работу этих отделений.
В итоге структура показала, какие функции должны выполняться, какие сотрудники нужны, какими квалификациями они должны обладать, что конкретно они будут делать и какой результат от них ждёт компания.
Что предстоит сделать:
- работать с отзывами клиентов;
- собирать обратную связь;
- создать корпоративную базу знаний;
- организовать университет для обучения сотрудников
- и многое другое.
Пример организации обучения сотрудников в Platrum
Все эти задачи теперь отображены на структуре компании.
Административное отделение
Особенность построения структуры этого отделения в том, что здесь сосредоточен Офис владельцев. Именно здесь прописываются функции, которые должны выполнять собственники компании.
Когда фамилии владельцев будут стоять только в этом отделении, а задачи других направлений будут закрывать руководители и линейные сотрудники, это значит, что владельцы вышли из операционки и теперь занимаются только своими непосредственными обязанностями: стратегическим развитием компании.
В этом же отделении создаётся Совет учредителей. В его главу встаёт один из владельцев. Поскольку в компании 2 собственника, необходимо чтобы все стратегические решения доносил до команды кто-то один. Если это будут делать несколько человек, возникнет недопонимание в постановке задач и передаче идей. Также глава Совета учредителей будет согласовывать деятельность владельцев и сотрудников офиса.
Как может выглядеть готовая структура компании. Пример из демоверсии Platrum
В результате построения структуры компании владельцы осознали, что на их плечах лежит огромное количество задач, которые по-хорошему должны выполнять линейные сотрудники. И чтобы выйти из операционки и начать заниматься стратегическим развитием бизнеса им нужно делегировать эти задачи своей команде, предварительно усилив её грамотным и квалифицированным наймом.
Также читайте кейс: Как IT специалист выполняет задачи в срок благодаря Platrum
Telegram-канал Алексея Кашина: https://t.me/systembp
