К своей цели компания идет множеством маленьких шагов.
Этими шагами являются задачи, которые ставят руководители отделов перед своими подчиненными. Важный момент в этом процессе - контроль выполнения задач, иначе компания так и не реализует свой план.
Представьте себе, что в качестве стратегического плана на год компания выбрала цель - открыть два новых филиала в разных городах. Для этого каждый руководитель подготовил план, что будет делать его отдел. Глава отдела продаж решает составить дистанционную программу обучения для новых менеджеров и ставит задачи: описать процесс продаж в компании, составить скрипты, инструкции, составить список онлайн платформ для обучения и т.д.
Автоматизированный контроль задач
Упростить и систематизировать работу с задачами помогают специальные программы: планировщики и системы управления проектами. Автоматизированные системы помогают контролировать выполнение задач в текущем режиме и уделять этому минимум времени. При помощи настроек, интерфейс программ можно адаптировать под особенности своей компании. Специальные метки помогают ранжировать задачи по приоритетности.
Когда все задачи фиксируются в одной системе, они не теряются, к ним можно прикрепить нужные файлы и документы. Ответственный за задачу понимает, что от него хотят и в какие сроки. Руководитель видит, сколько задач уже “висит” на подчиненном и может оценить, есть ли смысл поручать эту задачу именно ему и прямо сейчас.
Можно отслеживать статусы заданий, их перемещение по доскам задач, читать комментарии, которые оставляют сотрудники или анализировать время просмотра. Можно отфильтровать задачи по статусам и увидеть те, которые просрочены и принять меры. Также статусы задач помогают определить цветовые индикаторы.
Всё это помогает осуществлять регулярный мониторинг, оценивать, на каком этапе выполнения находится задача и чем заняты подчинённые. У компании появляется инструмент для удалённого управления сотрудниками.
В работе с задачами есть одно очень важное условие - их выполнение надо контролировать. И это непосредственная задача руководителя. Так как выполнение любой задачи проходит несколько этапов, логично контролировать выполнение задачи на каждом этапе её реализации.
Этапы контролирования задач
Контроль выполнения задач можно осуществлять на еженедельных совещаниях. Так, вы не упустите важные моменты, сможете вовремя внести коррективы или помочь сотруднику в её реализации.
- Предварительный этап. На нём руководитель назначает ответственных за задачи и убеждается, что у сотрудников есть доступ к нужным ресурсам: деньги, знания, оборудование.
- Входящий. Нацелен на то, чтобы проверить, понял ли подчинённый поставленную задачу, и знает ли он, как её выполнить. Здесь же расставляется приоритетность в задачах.
В специальных системах управления задач можно систематизировать постановку и приоритезацию дел для сотрудников. Здорово, когда предусмотрена механика, которая не позволяет сотруднику удалять задачи, после того, как план утвержден руководителем.
- Текущий. Оценивается что сделано, есть ли трудности, выполнимость к установленным срокам. При необходимости задача может быть скорректирована.
В удобных планировщиках руководитель в любой момент может проследить за ходом выполнения плана. Он увидит, какие задачи выполнены, а какие нет и по какой причине. При выполнении задачи сотрудник должен указать, что было сделано, например, “договорились о презентации на 22.09.2022, привлекли пять новых клиентов”. Если задача не выполнена, указывается причина.
- Заключительный. Проверка выполнения задачи. Фиксируются возможные ошибки, чтобы не повторить их в будущем.
Чёткое и своевременное выполнение задач - одно из условий, когда компания достигает своих целей. Если в компании отсутствует практика планирования и постановки задач, начните её внедрять, и вы увидите, как изменится эффективность работы ваших сотрудников.
Сообщите подчиненным, что теперь перед началом каждой рабочей недели будет происходить планирование. Используйте специальные программы, которые помогут вам контролировать выполнение задач. А автоматизированные системы в своё очередь помогут сотрудникам не пропустить ни одну задачу, и облегчат ответственную работу руководителей.
Читайте также: методы эффективного планирования
