Как матрица RACI помогает уложиться в сроки проекта и распределить задачи

В статье рассказали, что такое матрица распределения ответственности RACI и как она работает. Показали на примере, как её сделать.

Что такое матрица RACI

Матрица RACI - это инструмент, который помогает определить роли в рамках проекта или задачи и распределить ответственность между участниками команды.
В этой матрице каждая буква обозначает определенную роль:
R (Responsible)- исполнитель.
A (Accountable) - ответственный.
C (Consulted)- эксперт.
I (Informed) - тот, кто знает всё о задаче.

Эта матрица помогает сделать распределение ответственности ясным и установить четкий коммуникационный порядок в команде, чтобы каждый член был в курсе своих обязанностей и ролей.

Как работает матрица RACI

Для успешной реализации проекта очень важно, чтобы все его участники чётко понимали, за что конкретно они отвечают. Для этого используется матрица ответственности проекта RACI.

Например, предприниматель занимается открытием магазина развивающих игрушек. Он раздал всем членам команды задания. Но перед самым открытием магазина выясняется, что не заказана реклама "ВКонтакте", не готова вывеска и ассортимент продуктов закуплен не весь.

Все начинают валить вину друг на друга. Руководитель уже и сам точно не помнит, кому и что поручал. Или вообще мог забыть поставить какую-то из задач. Все переругались, отношения испорчены, а магазин открыт не вовремя.

Матрица RACI позволяет избежать конфликты с перекладыванием ответственности друг на друга. При выполнении задач не приходится тратить время на поиск ответственных и исполнителей. Всё заранее расписано. Поэтому риск не завершить проект в установленные сроки снижается.

Как выглядит матрица RACI

Матрица RACI - это таблица, в которой прописаны роли участников. Её составляют в начале пути и согласовывают со всеми членами команды.

Если кто-то недоволен зоной своей ответственности, может ещё до старта предложить внести коррективы. Или сразу отказаться от участия. 

Например, при проведении соцопроса, сотрудник согласен опрашивать людей только по телефону, но не на улицах города.

Руководителю проекта будет удобнее внести все коррективы и найти замену тем, кто отказался до начала работ, чем делать это в авральном режиме во время реализации проекта.

В первом столбце вертикально прописывают задачи, в верхней строке горизонтально - членов команды.

В клеточках, где задачи пересекаются с участниками проекта, прописывают буквы. Они показывают, какую функцию в проекте исполняет конкретный участник. Четыре такие буквы вместе составляют название матрицы - RACI:

• R (responsible) - исполнитель. Тот, кто и выполняет задачу;
• A (accountable) - ответственный. Тот, кто отвечает за качественное выполнение задачи в срок. Такой ответственный обязательно должен быть только один. При этом он может выполнять задачу и не сам, назначив исполнителя; 
• C (consult) - эксперт. Тот, кто консультирует участников проекта в рамках своих компетенций;
• I (informed) - участник, который должен знать, как выполняется задача. Реализация задачи влияет на его работу, в связи с этим ему необходима такая информация.

Шаблон матрицы RACI:

	Участник 1	Участник 2	Участник 3	Участник 4	Участник 5
Задача 1	АR	C	C
Задача 2	I	C	A	R
Задача 3	А	I	R	I
Задача 4	I	A			R
Задача 5	A	R

Вариации матрицы RACI

Иногда проекту нужны ещё некоторые роли. Тогда их добавляют и обозначают другими буквами:

• RACI-VS. V (verifier) - верификатор. S (signatori) - подписывающий. Определяют, насколько результат соответствует заданному стандарту. Не обязательно это два разных человека. Он бывает и один;
• RACIQ. Q (Quality) - проверяющий, насколько качественно выполнены работы;
• RASCI. S (support) - помогающий исполнителю выполнять задачу. 

Но лучше не усложнять матрицу RACI новыми ролями. К ним стоит прибегать только если это очень нужно.

Построение матрицы RACI на конкретном примере

Рассмотрим создание матрицы RACI на примере разработки компьютерной игры. Для этого пройдём три необходимых этапа.

Этап 1. Прописываем задачи

В первый столбец таблицы записываем все основные задачи, которые нужно выполнить для создания новой компьютерной игры:

• подготовить техническое задание для создания игры;
• разработать дизайн игры;
• создать игру;
• протестировать игру;
• разместить игру в онлайн-магазинах.

Этап 2. Прописываем членов команды

В верхней строке по горизонтали прописываем члкнов команды проекта:

• руководитель проекта;
• дизайнер;
• программист;
• тестировщик;
• заказчик.

Получается такая таблица:

	Руководитель проекта	Дизайнер	Программист	Тестировщик	Заказчик
Подготовить техническое задание для создания игры
Разработать дизайн игры
Создать игру
Протестировать игру
Разместить игру в онлайн-магазинах.

Этап 3. Распределяем функции

Исполнители (R-участников проекта):

• подготовка технического задания - заказчик;
• разработка дизайна - дизайнер;
• создание игры - программист;
• тестирование - тестировщик;
• размещение игры в онлайн-магазинах - заказчик.

Ответственные за выполнение задач (А-участники проекта). Ответственность за все задачи, направленные на создание игры, закрепляется за руководителем проекта. Каждый исполнитель будет информировать его об исполнении своей задачи. 

А вот за размещение игры в онлайн-магазинах ответственный - заказчик. Он же будет и исполнителем этой задачи. Единственный у кого в проекте по одной задаче будет сразу две роли.

Консультанты (С-участники проекта). В нашем примере их будет двое. Это дизайнер и программист. Помимо выполнения своих задач они дадут консультации заказчику, в то время, когда он будет готовить ТЗ.

Участники, которые должны получать информацию (I-участники). В нашем примере таких двое. Тестировщику нужно сообщить, когда программист справился со своей работой. А заказчику, когда тестировщик закончит тестирование.

После распределения функций таблица принимает такой вид:

	Руководитель проекта	Дизайнер	Программист	Тестировщик	Заказчик
Подготовить техническое задание для создания игры	А	С	C		R
Разработать дизайн игры	А	R
Создать игру	А		R	I
Протестировать игру	А			R	I
Разместить игру в онлайн-магазинах.					AR

Распространённые ошибки при работе с матрицей RACI

Матрица ролей RACI отличный инструмент, но им важно пользоваться правильно. Приведём ниже самые частые ошибки при работе с матрицей RACI, чтобы их не повторять:

• участник проекта становится исполнителем нескольких задач. Если выходит так, по-возможности следует закрепить за задачами других ответственных. Чтобы участник проекта смог сосредоточиться на главном своём деле;

• участник проекта ни для одной задачи не является ни исполнителем, ни ответственным. В таком случае стоит разобраться, насколько его участие необходимо проекту;

• одна задача имеет сразу несколько ответственных за её выполнение. В итоге неизвестно, с кого и спрашивать за результат по этой задаче. Нужно оставить только одного ответственного;

• участник по одной задаче имеет несколько функций. В таблице raci не должно быть много таких ситуаций. Роли лучше распределять, чем сваливать на одного участника;

• матрица RACI имеет много консультантов, либо участников, которым необходимо сообщать сведения о выполнении задач. Такая ситуация приводит к потере времени на передачу информации. И отвлекает участников проекта от исполнения их главных функций. 

Вместо послесловия

Матрица RACI помогает увидеть ошибки и слабые места проекта в распределении ролей. Причём, сделать это ещё до начала работ. Руководителю нужно лишь заглянуть в таблицу, и многое становится ясно.

Например, если программист не только разрабатывает компьютерную игру, но и сам делает для неё дизайн. Руководитель проекта увидит, что у одного человека сразу две сложные задачи, за которые он отвечает. И задумается о привлечении профессионального дизайнера. Чтобы программисту оставить только ту задачу, в которой он максимально силён.

Или некий программист выполняет лишь функцию консультанта, но сам не занимается разработкой игры. И не имеет в проекте ни одной задачи, исполнением которой он бы занимался или за которую бы отвечал. В таком случае руководитель проекта может привлечь в качестве консультанта для подготовки ТЗ того программиста, который и займётся разработкой. При этом сэкономит деньги на оплату услуг ещё одного программиста.

Поэтому матрица RACI эффективный инструмент управления проектами, который позволяет экономить время и деньги. И сохранять в команде хороший микроклимат, поскольку участникам проекта не приходится в процессе работы делить обязанности и полномочия.

Также читайте: Чем поможет матрица Эйзенхауэра