Адаптация персонала

В статье расскажем о том, что такое адаптация персонала, как её организовать и какие этапы проходит сотрудник во время адаптации.

Что такое адаптация персонала

Адаптация персонала - это процесс, когда новые сотрудники приспосабливаются к новой компании и к своей работе. Это как адаптироваться в новой школе или группе друзей - нужно понять, как все работает, кто тут кем занимается, какие правила и обычаи есть.

Во время адаптации, сотрудники могут проходить обучение и знакомиться с коллегами. Это помогает им чувствовать себя комфортно и эффективно выполнять свою работу.

Сотрудник привыкает к компании и начинает полностью реализовывать свой потенциал в течении года.

При этом сейчас существует тенденция, когда люди сотрудничают с организацией около двух лет, а потом меняют место работы. Получается, что у компании примерно шесть месяцев, чтобы продуктивно поработать с сотрудником. Хорошая адаптация персонала может вовлечь человека так, чтобы он захотел остаться больше, чем на пару лет.

Кроме него адаптацией занимается непосредственный руководитель или ментор, закрепленный за новичком. Руководитель проводит профессиональную адаптацию, а HR - корпоративную.

Этапы адаптации персонала

1. Предварительное знакомство. Важно начать адаптацию еще до того, как сотрудник придет в компанию. Начните сразу после собеседования и проведите небольшую экскурсию по рабочему пространству. Сотрудник увидит свое рабочее место и команду, а команда увидит его.

Хорошая практика - знакомить сотрудников с новичком еще до того, как он приступит к первому рабочему дню. На собеседовании можно узнать о его увлечениях и попросить что-то рассказать о себе. А потом послать уведомление через корпоративный мессенджер, что завтра приходит Василий Иванов. Он будет работать тестировщиком, любит лошадей и “Звездные воины”. Так у коллектива уже формируется первое впечатление о новом человеке.

2. Подготовка рабочего пространства. Для нового сотрудника необходимо:

• подготовить рабочее место,
• создать аккаунты, которые используются в компании, 
• выдать доступны к сервисам,
• подготовить видео инструкции по работе с программными обеспечениями и другими инструментами. Так сотрудник сможет быстро найти ответы на свои вопросы.

3. Встреча новичка в первый день. В одной компании каждого нового сотрудника вся команда встречала у входа в офис. У человека возникало ощущение, что его ждут и ему рады.

Подготовьте welcome box: кружку, ручку, вкусняшки, блокнот и другие полезные вещи с корпоративной символикой.

Будьте готовы отвечать на любые вопросы новичка. Не забудьте уточнить, как проходит его день и все ли в порядке. Важно быть не навязчивым, но и не безразличным. Не перегружайте новичка информацией и выдавайте информацию постепенно. Через неделю можно рассказать про цель и замысел компании. 

4. Подготовьте адаптационный план. Важно, чтобы в компании была программа адаптации. В неё может входить знакомство с продуктом, документацией по проекту, политика компании и другие важные для вашей компании документы. 

Быстрой адаптации персонала помогает корпоративная база знаний. Там собираются все регламенты и памятки. Все сотрудники компании имеют к ней доступ. Они смогут легко найти любой регламент, прочитать и понять бизнес-процессы.

Новый сотрудник должен изучить структуру компании, так он будет понимать, кто за какие процессы отвечает и к кому обращаться за помощью.

Важной частью адаптации персонала является обучение новичков. Если его нет, то сотрудники долго входят в курс дела. Компания медленнее растет и зависит от уже обученных сотрудников. 

На старте, когда компания маленькая, обучать сотрудников может сам владелец. Но с ростом бизнеса процесс усложняется, поэтому должна быть автоматизированная система обучения. программы обучения собираются как конструктор для разных должностей. В нее входят обязательные курсы и курсы по должностным обязанностям.

Когда в компании есть обучение сотрудников, адаптация сокращается, и новичок быстро начинает приносить пользу.

5. Убедитесь, что выход сотрудника запланирован на удобное время. Будет странно, если ментор новичка летит в отпуск и некому будет вводить человека в курс дела. Пусть HR-менеджер не планирует никаких дополнительных встреч - в первый час он будет проводить интервью, экскурсию по офису, помогать оформлять документы.

6. Включайте в рабочий процесс. Включите новичка в команду для решения реальных задач. Подключайте его к решению возникающих проблем. Новичок должен понимать, с чем ему придется сталкиваться.

Пусть он участвует в обсуждении хотя бы в роли наблюдателя. Включите новичка в чаты и созвоны. Так он окунается в рабочую атмосферу.

7. Приглашайте на корпоративные мероприятия. Включайте нового сотрудника в корпоративы и тимбилдинги. Вовлекайте его в общие разговоры и знакомьте с коллегами, чтобы человек не чувствовал себя брошенным.

Задача HR - убедиться, что новый сотрудник чувствует себя комфортно в команде, а команде комфортно с новичком. Бывает, что кандидат прошел все этапы собеседования, но оказался токсичным человеком. С таким персонажем придется расстаться в ближайшее время.

Внимательно отслеживайте обратную связь и от сотрудника, и от коллектива. Проведите две плановые встречи в середине и в конце испытательного срока. Так вы получите обратную связь от новенького и поможете с оформлением документов. 

Прислушивайтесь к тому, что говорит сотрудник на этих встречах. Люди с новым взглядом часто замечают не оптимальные процессы, на которые уже никто не обращает внимание. Эти наблюдения могут стать точкой роста для бизнеса. Если вы получаете негативную обратную связь, отреагируйте на нее. Когда сотрудник приходит с проблемой и получает решение, лояльность к компании увеличивается.

Особенности адаптации удаленных сотрудников

1. Цифровая интеграция
   Нужно обеспечить доступ ко всем корпоративным системам с первого дня.
   Пример: IT-компания заранее высылает логины и инструкции по работе с CRM за 3 дня до выхода.
2. Виртуальное знакомство с командой
   Проводите онлайн-знакомства через Zoom с использованием игровых форматов. Например, "Квиз-знакомство" с вопросами о хобби сотрудников.

3. Четкие инструкции в цифровом формате.
   Создайте базу знаний с видеоинструкциями и чек-листами.
   Например, видео "Как работать с клиентами" в корпоративном портале.
4. Регулярные check-in встречи.
   Первые 2 недели — ежедневные 15-минутные созвоны с руководителем.

Подбор персонала: этапы и ошибки

7 фатальных ошибок HR  при адаптации новичков

1. "Бросить в омут с головой"
   Новичок получает задачи без инструкций.
   Результат: сотрудник увольняется через неделю.
2. Отсутствие плана адаптации
   Нет четкой системы введения в должность.
   Пример: в логистической компании 60% новичков не прошли испытательный срок.
3. Перегруз информацией
   Выдают все материалы разом в первый день.
   Последствия: сотрудник запоминает только 20% информации.
4. Игнорирование корпоративной культуры
   Не объясняют ценности и правила компании.
   Кейс: маркетолог публиковал конфиденциальную информацию в соцсетях.

5. Отсутствие наставника
   Новичок остается один на один с вопросами.
   Результат: 3 месяца низкой продуктивности (пример из ритейла).
6. Формальный подход
   Ограничиваются подписанием документов.
   Пример: в производственной компании новички месяц не понимали свою роль.
7. Нет обратной связи
   Не узнают, как проходит адаптация.
   Последствия: увольнение перспективного сотрудника (реальный случай в IT).

Корпоративная культура: принципы и элементы

Основные элементы программы адаптации новых сотрудников

1. Preboarding (до выхода на работу)

• Отправка welcome-письма
• Оформление документов онлайн
• Знакомство с командой по видеосвязи

2. Первый рабочий день

• Экскурсия по офису (или цифровому пространству)
• Вручение welcome-набора
• Знакомство с непосредственным руководителем

3. Первая неделя

• Обучение основным процессам
• Знакомство с корпоративной культурой
• Первые небольшие задачи

4. Первый месяц

• Работа с наставником
• Освоение ключевых навыков
• Промежуточная оценка

5. Испытательный срок

• Постепенное увеличение нагрузки
• Регулярная обратная связь
• Финальная оценка

7 способов мотивации персонала в условиях кризиса

Что такое онбординг персонала и чем он отличается от адаптации

Онбординг — это процесс "погружения" нового сотрудника в компанию, который включает:

• Знакомство с ценностями и культурой
• Интеграцию в команду
• Понимание своего места в бизнес-процессах

Адаптация — более узкое понятие, касается в основном профессиональных навыков.

Онбординг: новичок понимает, почему компания использует именно такие методы работы
Адаптация: новичок учится пользоваться внутренней системой отчетности

Из чего строится эффективная адаптация сотрудников

1. Четкий план.
   Прописанные этапы с датами и ответственными
2. Баланс теории и практики
   30% обучения, 70% применения знаний
3. Система наставничества.
   Закрепленный опытный сотрудник
4. Регулярная обратная связь.
   Еженедельные встречи с руководителем
5. Измеримые KPI.
   Конкретные показатели успешности адаптации

Пример успешной программы: в сети ресторанов новички за 2 недели осваивают 10 ключевых навыков и получают сертификат.

Подробный чек-лист по адаптации персонала

До выхода:
Отправить приветственное письмо
* Подготовить рабочее место/аккаунты
* Назначить наставника

Первый день:
* Провести экскурсию
* Выдать корпоративные материалы
* Познакомить с командой

Первая неделя:
* Обучить основным процессам
* Дать первые задачи
* Провести промежуточную оценку

Первый месяц:
* Увеличить сложность задач
* Оценить прогресс
* Скорректировать программу

Испытательный срок:
* Провести финальную оценку
* Получить обратную связь от сотрудника
* Подписать документы о прохождении

Система наставничества в компании

Эффективное наставничество включает:

1. Отбор наставников: лучшие сотрудники с развитыми soft skills
2. Обучение наставников: техники преподавания и обратной связи
3. Мотивация: бонусы или карьерные преимущества
4. Контроль качества: регулярная оценка работы наставников

Пример: В IT-компании наставники получают +15% к премии за каждого успешно адаптированного новичка.

Шаги как ввести в должность нового сотрудника

1. Подготовительный этап

• Создать email-рассылку о приходе новичка
• Подготовить документы и доступы

2. Знакомство

• Рассказать о компании и команде
• Показать рабочее место

3. Обучение

• Провести вводный инструктаж
• Дать первые задания

4. Контроль

• Назначить куратора
• Установить точки контроля

5. Интеграция

• Вовлечь в корпоративную жизнь
• Помочь наладить отношения в коллективе

Как должен проходить период адаптации по трудовому кодексу в РФ

По ТК РФ:

1. Испытательный срок — до 3 месяцев (для топ-менеджеров до 6)
2. Можно уволить без объяснения причин в период испытания
3. Сотрудник может уволиться за 3 дня в этот период
4. Обязательно указание срока в трудовом договоре

Важно: даже на испытательном сроке действуют все трудовые права.

Методы оценки эффективности адаптации

1. Опросы удовлетворенности
   Анонимные анкеты через 1-3 месяца
2. Тестирование знаний
   Проверка усвоения информации
3. Анализ KPI
   Сравнение показателей с ожидаемыми
4. Интервью с руководителем
   Качественная оценка прогресса
5. Статистика увольнений
   Процент уволившихся в испытательный срок

Пример метрики: В компании установлен норматив — 85% новичков должны успешно пройти испытательный срок.

Роль наставника в онбординге персонала

1. Проводник по компании
   Знакомит с культурой и правилами
2. Помощник в профессиональных вопросах
   Отвечает на вопросы и помогает решать задачи
3. Связующее звено
   Помогает наладить отношения в коллективе
4. Монитор прогресса
   Отслеживает успехи и трудности

Пример: В консалтинге наставник проводит 5 обязательных встреч с новичком в первый месяц.

Digital инструменты для адаптации работников

1. LMS-системы — для обучения сотрудников.
2. HR-порталы — базы знаний и документов.
3. Чат-боты — ответы на частые вопросы.
4. Виртуальные туры — для удаленных сотрудников.
5. Геймифицированные платформы — для вовлечения в процесс.
6. Системы видеосвязи — для общения с командой.

Пример: крупный банк использует чат-бота, который за первый месяц отвечает на 300+ вопросов новичков.

Грамотная адаптация увеличивает retention на 82% и ускоряет выход на полную продуктивность в 2 раза. Инвестиции в онбординг окупаются за 3-6 месяцев.

Хорошая адаптация персонала - когда новички забывают, что находятся на испытательном сроке. Они остаются в компании, становится частью сильной команды и вовлекаются во все процессы. А также становятся бренд-амбассадорами - рассказывают о компании знакомым и друзьям.

Также читайте: Зачем нужен индивидуальный план развития сотрудника