Предположим, что вы написали регламенты, систематизировали документы и разложили по папкам. А как сделать так, чтобы эти документы не просто лежали, а помогали и приносили пользу сотрудникам и компании?
Рассказываем, что такое автоматизация обучения сотрудников и как она экономит драгоценное рабочее время.
Проблемы обучения в компании
В основе обучения персонала лежат регламенты, описывающие деятельность компании. Поэтому, первым шагом - пишем инструкции для сотрудников. Когда в компании начинают описывать области деятельности и должности, процессы начинают налаживаться. Новые сотрудники выходят на работу уже с минимальными знаниями.
Но впоследствии оказывается, что:
1. Регламенты читаются невнимательно. Знания не усваиваются.
2. Сотрудники заучивают регламенты без понимания. В итоге используют их неправильно, что в наносит вред компании. Заучивание без понимания не работает.
3. При большом количестве инструкций непонятно, в каком порядке их читать. На адаптации новый сотрудник должен прочитать общие регламенты, документы про продукт, про доставку, про продажи. Но они могут лежать в разных папках. Как использовать инструкции при таком хранении не понятно.
4. Нет уверенности, что при возникновении проблемы, сотрудник будет действовать правильно. Руководитель не знает, понимает ли он, как решать проблемы и как работать с клиентом. Для этого нужна систематическая проверка знаний персонала.
5. Сотрудники не знают о внесенных изменениях в регламенты. Можно написать об этом в общем чате, но проконтролировать, изучили ли они его, невозможно.
6. Нет способа проверки квалификации сотрудника и нет системы грейдов. Например, сотрудник в технической поддержке читает тонны документации, но при работе с клиентом - теряется и не понимает, как помочь.
Большинство этих проблем решает тестирование сотрудников. Когда сотрудник решает тест, он начинает читать документы, выискивая ответы на вопрос. Знания, получаемые в процессе, получаются глубже, чем простое чтение регламента.
Автоматизация обучения
Как мы упомянули выше, первый шаг к автоматизации обучения - это написание регламентов. Второй - создание тестов к каждому документу. Тесты могут иметь открытые и закрытые вопросы, с одним или несколькими вариантами ответов. Пока сотрудник не пройдет тест - он не может перейти к следующему документу.
Далее на основании документов и тестов создаются специализированные курсы: для отдела кадров,техподдержки, менеджеров по продажам и т.д. Часто в компаниях есть документы, которые лежат в Google папках и методист, который создает обучающие курсы. Он просто копирует информацию из документов и пишет проверочные вопросы. Но зачем копировать одну и туже информацию?
К тому же, в тестах, организованных в Google формах, неудобно переобучать сотрудников, обучать новеньких, а также проверять материал или проводить переаттестацию. Такие тесты работают в начале запуска тестирования, но дальше они создают проблемы с проверками, созданием новых тестов, постоянным дублированием документов и не удобным хранением. Для роста бизнеса процессы должны быть автоматизированы и проходить без постоянного надзора руководителей.
Сегодня на рынке представлены готовые системы обучения сотрудников. Чтобы, определиться с выбором, обратите внимание на следующие параметры:
1. Автоматическое назначение курсов. Сложно назначать курс каждому сотруднику, когда в компании большая команда. Поэтому курсы привязаны к иерархической структуре,, где отображен каждый сотрудник компании: курсы открываются в зависимости от должности.
2. Переход к следующему материалу курса возможен только после правильных ответов на все вопросы теста. Изучить материал → подтвердить по нему знания → перейти к изучению следующего материала. Далеко не во всех системах тестирования это предусмотрено.
3. Помимо автоматической проверки знаний должны быть экзамены с ручной проверкой, так как есть экзамены, которые влияют на бонусы, грейд сотрудника и т.д
4. Наличие открытых и закрытых вопросов в тесте. Только открытые вопросы исключают автоматизацию в проверке знаний: кому-то придется их постоянно проверять.
5. Создание дополнительных вопросов при изменении документа. Если меняется документ, то на эти изменения должен быть проверочный вопрос. Например, поменялся продукт, и все, кто имеет отношение к нему или продажам, были сразу уведомлены об изменениях и подтвердили знания прохождением курса.
6. Лёгкое создание курсов из существующих документов без копирования информации.
7. Механика, исключающая возможность списывания у коллег или случайный выбор ответов. Для этого каждую неделю система должна автоматически формировать курс на основании пройденного материала. Сотрудник заходит, быстро решает тест и подтверждает, что он действительно всё помнит. Это помогает поддерживать знания актуальными.
8. Дедлайны на прохождение курса.
Мы не нашли платформу, поддерживающую все эти функции, поэтому создали модуль Обучение в Platrum. Он отвечает всем перечисленным требованиям. Автоматизация обучения гарантирует, что сотрудники будут знать необходимые для их работы регламенты, инструкции и документы.
Также читайте: Выбираем лучший сервис для обучения сотрудников
