Содержание
Разбираемся, что такое автоматизация бизнеса: таблетка от всех проблем, неоправданные расходы или эффективное и практичное решение.
Бывает, что владелец компании не осознаёт, какое количество времени он тратит на управление компанией и сколько нужно времени, чтобы создать продукт. Автоматизация бизнеса как раз меняет внутренние процессы, которые позволяют создавать продукт качественно, в максимально сжатые сроки.
Что такое автоматизация бизнеса
Автоматизация в бизнесе - это внедрение программ и устройств, которые минимизируют ручное управление и рутинные процессы. Она помогает оптимизировать текущие бизнес-процессы и сделать их более эффективными.
Автоматизация позволяет вывести собственника из оперативного управления компанией и сосредоточиться на формировании стратегии и создании команды стильных топ-менеджеров. Автоматизация помогает создать такую модель бизнеса, которая помогает достигать целей, поставленных собственником.
Алгоритм внедрения автоматизации
Внедрение автоматизации не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Это вполне понятный процесс, который подчиняется логике.
1. Поставьте цель. Чтобы куда-то прийти, нужно понимать, куда вы идёте. Компания без цели - не жизнеспособна. Цель привносит смысл и определяет деятельность компании, даёт компании долгосрочный смысл существования.
2. Начните регламентировать процессы. Регламентирование - важный процесс в развитии бизнеса. Часто из-за отсутствия регламентов бизнес не может развиваться. О том, как писать инструкции, рассказали в нашей статье.
Регламентирование включает в себя описание должностных обязанностей, стандартов продукта, процессов согласования договора, начисления бонусов, скидочной системы и многого другого. Регламентировать можно любой процесс, но все должно быть разумно, чтобы не закопаться в документах.
3. Определите метрики. Внедрение KPI и основных метрик компании позволяет отдать сотрудникам их ответственность за результат. Когда за результат отвечает не отдел, а конкретный человек. Отслеживание метрик помогает понять, насколько человек на данной должности соответствует требованиям. А также они исключают личные отношения и эмоции: руководитель смотрит на результат - выполнил или не выполнил, соответствует сотрудник критериям или нет. И в зависимости от данных принимает решение.
4. Объясните пользу. Внедрение любого нововведения в компании начинайте с объяснения его пользы для сотрудников. На совещаниях и корпоративных встречах объясняйте своим сотрудникам, зачем вы внедряете автоматизацию, как она повысит эффективность компании и ее итоговую прибыль, а значит, и рост зарплат сотрудников. Рассказывайте, какую выгоду получат сотрудники от внедрения инструментов автоматизации: исчезнут споры, все процессы станут прозрачны, уйдут скучные рутинные процессы, а значит будет больше времени на творчество, многие задачи исчезнут, так как их будут выполнять программы.
Правильно внедренная автоматизация бизнеса улучшит положение дел даже в самой маленькой компании.
Плюсы автоматизации бизнеса
- Упорядоченность. Вся команда работает в единой системе по одним прописанным правилам. Автоматизация помогает сотрудникам не конфликтовать и следовать своим метрикам.
- Стандартизации процессов. Автоматизация исключает ситуации, когда в разные потоки обучения сотрудники получают разную информацию, или когда разные менеджеры по разному оперируют скидками. Есть стандарты продукта, обучения, ведения переговоров, согласования оговоров, разговора по телефону и предоставления скидок.
- Ускорение процессов. На каждую операцию требуется меньше времени, есть четкий алгоритм действий, назначены ответственные и дедлайны. Процесс становится отлаженным, понятным во времени и более эффективным. Сокращаются риски, связанные с человеческими факторами.
- Увеличение эффективности. За счёт увеличения производительности труда и сокращения затрат увеличивается прибыль компании. Чтобы автоматизация бизнеса не оказалась убыточной, нужно обязательно внедрить приобретенную программу и использовать её на полную катушку.
- Сбор данных. Программы собирают много данных, на основании которых можно принимать обоснованные решения и выстраивать процессы: менять ассортимент, сегментировать аудиторию, планировать акции. Ну а собирать данные вручную очень тяжело и не удобно.
- Безопасность. Системы автоматизации надёжно хранят данные, имеют функции выдачи доступов и резервного копирования. Автоматизации сводит к минимуму риски, связанные с информационной безопасностью.
- Минимизация человеческого фактора. Каждый бизнес сталкивается с пропущенными звонками, ошибками в СRM, хищением данных, неотвеченными письмами, забытыми и не зафиксированными данными, не соблюдением дедлайнов, “подработка” во время рабочего времени, “делёжка” клиентов среди менеджеров и многое другое. Большая часть данных проблем решаются путём внедрения автоматизации.
Что можно автоматизировать
Конечно, невозможно, да и не нужно, автоматизировать все бизнес-процессы. Так как большую роль играет живое общение с клиентами, коммуникация внутри команды, уникальность человеческого мышления. И такие сферы, как подбор и управление персоналом, корпоративная политика, мотивационные мероприятия характеризуются высоким социальным уровнем, где человек выступает не только роли сотрудника, но и личности.
А вот процессы, которые можно безболезненно автоматизировать:
- механические процессы, не требующие осознанного подхода: заполнение данных, заполнение типичной документации и другое
- системы управления проектами;
- аналитические системы;
- постановка и делегирование задач;
- процессы с дедлайнами;
- системное администрирование;
- бухгалтерский учёт;
- периодические процессы: рекламные акций, поставки, регулярные продажи;
- программы для управления и подбора персонала;
- сложные ветвящиеся процессы, в которых участвует несколько сотрудников;
- корпоративное общение: мессенджеры систематизируют коммуникацию, но не исключают человеческий фактор.
- обучение персонала: обучение новеньких сотрудников или обучение продукту;
- логистика;
Автоматизация бизнеса позволяет увеличить эффективность внутренних процессов и контроль. За счёт изменения системы компания начинает быстро расти и масштабироваться.
