Как организовать бизнес-процесс

Расскажем, что такое бизнес-процесс и объясним с примерами каких видов они бывают.

Что относится к бизнес-процессам

Бизнес-процесс - это последовательность действий, выполняемых сотрудниками компании и направленных на создание продукта и формирование результата, или же организацию деятельности предприятия.

Например, когда вы расплачиваетесь банковской картой в магазине – вы участник бизнес-процесса. Печете торт, пусть даже на своей кухне, но на заказ — опять вы участник бизнес-процесса.

Бизнес-процесс vs конвейер

В определении термина бизнес-процесс хорошо понятна часть про последовательность действий. Но мысль про результат часто упускается из виду А зря. 

Когда одну большую задачу разделяют на много небольших — это еще не организация бизнес-процессов. Это конвейерный подход. Он прекрасно работает на производстве, но в офисе люди, взаимоотношения, бумаги, отделы… Более сложная схема взаимодействия.

Давайте разберем пример с продажей автомобиля. 

Рекламное объявление привело клиента и в салоне с ним общается менеджер. Человек готов купить автомобиль, бухгалтер оформляет документы и на завод-изготовитель отправляют заявку. Но что-то пошло не так и заявка не дошла, или оформили не на тот автомобиль. Как относиться к этой ситуации? 

Каждый сделал свою часть работы, а результат отрицательный. Клиент недоволен, продажи нет.

Применение бизнес-процесса означает, что его участники связаны одной нитью и работают для единой цели. Тут важно не только профессионализм каждого сотрудника, но и согласованность их действий между собой.

Виды бизнес-процессов

Этапы каждого бизнес-процесса могут быть описаны в регламентах. К критическим этапам бизнес-процессов относятся те, при невыполнении которых невозможно приступить к следующему этапу.

Существует несколько видов бизнес-процессов:

• Основные - направлены на реализацию основной деятельности фирмы, создание товара или услуги. Например, для турагентства - продажа турпутёвок клиентам - это основной бизнес-процесс. Другими словами- это, то, ради чего создавался бизнес и что приносит деньги: оказание услуг, изготовление товаров. Например, для стоматологической клиники основным процессом будет лечение зубов.
•  Вспомогательные - направлены на поддержание основных бизнес-процессов. Уборка в офисе - это вспомогательный бизнес-процесс, и закупка канцелярских принадлежностей тоже, закупка сырья и оборудования, проведение исследования рынка.
• Сопутствующие - тоже создают продукт и приносят прибыль. Но при этом обеспечивают сопутствующую деятельность. Для стоматологической клиники это может быть собственная зуботехническая лаборатория или консультации узких специалистов.
•  Управленческие - направлены на долгосрочное развитие фирмы, включают в себя и обучение и мотивацию персонала, управление отношениями с клиентами, стратегический менеджмент, риск-менеджмент, корпоративное управление.
• Совершенствования - направлены на улучшение определённых показателей работы компании, например, на повышение конкурентоспособности. Они призваны улучить продукт или услугу. Для турфирмы таким бизнес-процессом может стать поиск или разработка новых туристических услуг, которые можно предложить клиентам в своём регионе. А для клиники - повышение квалификации врачей, открытие новых направлений, например, услуг гигиениста, будут работать на развитие бизнеса.

Сейчас контролировать бизнес-процессы помогают специальные сервисы и программы, которые автоматизируют большую часть рутиной деятельности и освобождают время руководителей и сотрудников. Например, в Platrum можно контролировать задачи, вести финансы, организовать учет имущества компании, рассчитать амортизацию, планировать, обучать сотрудников и многое многое другое.

Потребитель и менеджер бизнес-процесса

У бизнес-процесса есть внешний и внутренний потребитель. Внутренний потребитель — это сотрудник компании, внешний — человек или компания, не являющиеся частью конкретной организации, но взаимодействующие с ней.

Почему нужно знать потребителя? Он как целевая аудитория для бизнеса, влияет на процесс и задает требования к исполнению.

Возьмем для примера швейную фабрику. Потребителем для этого процесса будут оптовые компании, которые закупают одежду для своих сотрудников или покупают для дальнейшей перепродажи. Это внешние потребители. Им важна цена изделия, качество товара, срок выполнения заказа.

А вот потребителем такого бизнес-процесса как закупка ткани, фурнитуры, оборудования будут уже сотрудники фабрики. Им нужно хорошее сырье, прекрасно работающая техника, своевременное тех обслуживание, надежные поставщики.

Любому бизнес-процессу нужен менеджер. Именно он управляет процессом и отвечает за его результат. При этом есть владелец бизнес-процесса, это, как правило, руководитель, и менеджер процесса. Второй занимается оперативным управлением, а первый может менять порядок выполнения процесса.

Бизнес-процесс – это фундамент получения хороших постоянных результатов. Все действия, которые происходят в компании, от звонка клиенту до поступления денег на счет компании, объединяется в бизнес-процессы. От того, насколько точно вы разбираетесь в процессах своего бизнеса будет зависеть ваши успех и прибыль.

Вывод.

Бизнес-процесс - это не что-то фундаментальное из учебника по экономике. Каждый день мы участвуем в бизнес-процессах глобальных и не очень, хотим мы этого или нет. 

Деятельность любой компании состоит из многократно повторяющихся бизнес-процессов. Они могут быть автоматизированы и детально описаны в регламентах, а могут быть пущены на самотёк и не иметь под собой никакой теоретической базы, однако, они всегда направлены на удовлетворение потребности клиентов и достижение главной цели бизнеса - получения прибыли.

Также читайте: Автоматизация бизнеса