Чем занимается event-менеджер: задачи, функции, KPI 

Рассмотрим, кто такой event-менеджер, какие задачи он выполняет, как оценить его эффективность и ценность для компании.

Кто такой event-менеджер?

Event-менеджер — это профессионал, который отвечает за планирование, организацию и проведение различных мероприятий, таких как конференции, выставки, корпоративные праздники, семинары и другие события.

Его работа требует креативности, организаторских способностей и навыков управления проектами. Event-менеджеры могут работать как в крупных компаниях, так и в специализированных агентствах, предлагающих услуги по организации мероприятий.

Основные качества event-менеджера

• Коммуникабельность

• Организованность

• Креативность

• Стрессоустойчивость

• Аналитические способности

Зачем руководителю аналитическое мышление и как его развивать

Задачи event-менеджера

1. Определение целей мероприятия. 

Это могут быть цели по повышению узнаваемости бренда, укреплению отношений с клиентами или партнерами, обучению сотрудников или просто созданию позитивного имиджа компании.

2. Разработка концепции мероприятия. 

На основе поставленных целей event-менеджер разрабатывает концепцию мероприятия. Это включает в себя выбор темы, формата (онлайн или оффлайн), а также определение целевой аудитории.

3. Бюджетирование. 

Составление бюджета — одна из ключевых задач event-менеджера. Он должен учитывать все возможные расходы: аренду площадки, услуги подрядчиков (декораторов, звукорежиссеров, кейтеринга), рекламу и другие затраты.

Планирование бюджета в компании: путь к финансовому успеху

4. Поиск и координация поставщиков. 

Это может включать аренду оборудования, выбор места проведения, услуги по организации питания и развлекательные программы. 

5. Организация логистики. 

Логистика включает в себя множество аспектов: транспортировка оборудования, размещение участников, обеспечение безопасности на мероприятии и многое другое. Event-менеджер должен заранее продумать все детали, чтобы избежать проблем в день проведения события.

6. Продвижение мероприятия. 

Event-менеджер разрабатывает стратегию продвижения, используя различные каналы — от социальных сетей до email-маркетинга.

7. Проведение мероприятия. 

В день события event-менеджер должен быть на месте и контролировать все процессы. Он отвечает за координацию работы команды, решение возникающих проблем и обеспечение комфортных условий для участников.

8. Оценка результатов. 

После завершения мероприятия event-менеджер проводит анализ его эффективности. Это включает в себя сбор отзывов участников, оценку достижения поставленных целей и анализ бюджетных расходов.

Функции event-менеджера

Функции event-менеджера разнообразны и могут варьироваться в зависимости от типа мероприятия и специфики компании. Вот основные функции этого специалиста:

1. Стратегическое планирование. 

Event-менеджер участвует в стратегическом планировании мероприятий, которые соответствуют общим целям компании. Это может включать разработку годового плана мероприятий и определение приоритетных направлений.

Стратегическое планирование в бизнесе: этапы и преимущества

2. Креативное направление. 

Разработка креативных идей для мероприятий — еще одна важная функция event-менеджера. Он должен быть в курсе последних трендов в организации событий и уметь адаптировать их под нужды своей компании.

3. Управление проектами. 

Event-менеджер выступает в роли руководителя проекта, который координирует работу всех участников — от команды до подрядчиков. Он следит за выполнением сроков и качеством работы.

4. Взаимодействие с клиентами. 

Если event-менеджер работает в агентстве, ему необходимо активно взаимодействовать с клиентами, выясняя их потребности и пожелания относительно мероприятия.

5. Обучение команды. 

Event-менеджер может также заниматься обучением своей команды, передавая знания о лучших практиках организации мероприятий и делая акцент на важности командной работы.

KPI event-менеджера

1. Количество участников. 

Этот показатель отражает уровень интереса к мероприятию. Чем больше участников пришло на событие, тем успешнее была его организация.

2. Уровень удовлетворенности участников. 

Сбор отзывов участников после мероприятия позволяет оценить их удовлетворенность качеством организации, контентом и общими впечатлениями.

3. Соблюдение бюджета. 

Сравнение фактических расходов с запланированным бюджетом помогает оценить финансовую эффективность мероприятия и работу event-менеджера в этом направлении.

4. Количество новых клиентов или партнеров. 

Если целью мероприятия было привлечение новых клиентов или партнеров, важно оценить количество заключенных сделок или подписанных контрактов после его проведения.

5. ROI (возврат на инвестиции).

Этот показатель позволяет оценить финансовую эффективность мероприятия. ROI рассчитывается как соотношение полученной прибыли к затратам на организацию события.

Что такое ROI и как его рассчитать

Ценность event-менеджера для компании

1. Укрепление бренда. 

Хорошо организованные мероприятия способствуют укреплению имиджа компании и повышению ее узнаваемости на рынке.

Что такое бренд-медиа: форматы, цели, преимущества и примеры

2. Улучшение отношений с клиентами. 

Мероприятия предоставляют отличную возможность для общения с клиентами и партнерами в неформальной обстановке.

3. Повышение мотивации сотрудников. 

Корпоративные мероприятия способствуют повышению морального духа сотрудников и укреплению командного духа.

4. Создание уникального контента. 

Мероприятия могут стать источником уникального контента для маркетинга компании — от фото и видео до отзывов участников.

5. Возможность для инноваций. 

Event-менеджеры часто внедряют новые технологии и подходы в организацию мероприятий. Это может включать использование виртуальной реальности, интерактивных элементов или новейших технологий для повышения вовлеченности участников.

Заключение

Профессия event-менеджера занимает важное место в современном бизнесе. Эти специалисты не только организуют мероприятия, но и создают уникальные впечатления, которые могут значительно повлиять на успех компании. Их работа требует креативности, организаторских способностей и умения работать в команде.

Ценность event-менеджера заключается не только в успешной реализации мероприятий, но и в его способности создавать уникальные моменты, которые запоминаются надолго и влияют на восприятие компании как надежного партнера и работодателя.

Также читайте: Чем занимается офис-менеджер: задачи, функции, KPI