Содержание
Отпуск – это не только время отдыха, путешествий и удовольствий. Для кого-то это работа.
Мы сейчас про руководство и HR-отдел компаний. Как составить график отпусков, как начислить отпускные, как сделать так, чтобы отпуска сотрудников не пересекались друг с другом? Об этом и будем говорить на этот раз.
Что такое начисление отпусков
Начисление отпусков – процесс расчёта и выплаты компенсации работнику за отпуск, который он заработал за определённое время работы. Говоря формальным языком, это срок, в течение которого работник имеет право не выполнять свои обязанности и смело пользоваться свободным временем по собственному усмотрению.
При начислении отпускных учитывают стаж работы, среднюю зарплату, количество неиспользованных дней отдыха и другие детали, которые оговаривает Трудовой кодекс и соответствующие законы. Деньги выплачиваются подчинённому до начала отпуска либо вместе с зарплатой за текущий месяц.
Базой в начислении отпусков остаётся их график. Если в отделе кадров его не подготовят, предприятию гарантированы большие проблемы.
- Во-первых, сотрудники начнут уходить в отпуск без предупреждения, хаотично. Это нарушит производственные процессы. Так на отдых может отправиться целый отдел. Например, бухгалтерия. Тогда работа компании встанет. Либо качество продукции и услуг упадёт. Всё это из области планирования работы бизнеса.
- Во-вторых, такая неразбериха может привести к конфликтам между сотрудниками, так как они не смогут знать, когда их коллеги уходят в отпуск. С другой стороны, если работники знают, что их отпуск может быть перенесён или отменён, они могут потерять интерес к такой работе и задуматься об увольнении.
- В-третьих, чехарда с начислением отпусков вызовет увеличение затрат на сверхурочную работу. Если сотрудники вынуждены работать сверхурочно из-за отсутствия отдыхающих коллег, это может увеличить затраты компании на оплату труда.
Те же трудности могут возникнуть, если составить график, но не соблюдать его.
График отпусков утверждается руководителем. В нём указываются даты начала и окончания отпуска каждого сотрудника, а также его продолжительность. Документ составляют в отделе кадров на основе пожеланий сотрудников и с учётом производственного плана компании.
При подготовке графика учитывают продолжительность отпуска, время года, загруженность сотрудников и другие условия. График – обязателен для исполнения всеми сотрудниками. Новички имеют право пойти на отдых спустя первые полгода работы в компании.
Как в компании организуют начисление отпусков
Начисление происходит согласно Трудовому кодексу и внутренним документам организации. Вот основные этапы процесса:
Ежегодное предоставление отпуска. Продолжительность отдыха в разных компаниях, отраслях может сильно различаться, но исходить нужно из того, что каждый сотрудник имеет право каждый год пойти в оплачиваемый отпуск, который может длиться не менее 28 дней.
В компании могут ввести дополнительные дни отдыха, если это предусмотрено контрактом или коллективным договором. Обычно так поступают на предприятиях с вредными условиями труда, разъездным характером работы, ненормированным рабочим графиком, в компаниях, работающих в районах Крайнего Севера. К примеру, учителя имеют право на отпуск длиной в 56 дней, люди, работающие в северных компаниях, – 52 дня.
Глава бизнеса тоже может отправиться на более продолжительный отдых, чем его подчинённые. В некоторых компаниях может даже существовать политика, согласно которой руководители обязаны делить отпуск на части, чтобы обеспечить непрерывность работы подразделения во время их отсутствия.
Составление отпускного графика. В конце каждого года отдел кадров составляет график на следующий год, в котором указывают время отдыха всех сотрудников.
Начисление отпускных. Обычно за три календарных дня до начала отдыха бухгалтерия начисляет сотруднику отпускные после удержания налогов и отчислений наличными или на банковскую зарплатную карту.
Удержание налогов. Из начисленных для отпускника денег удерживают налоги и отчисления в социальные фонды.
Учёт отпуска при расчёте среднего заработка. Отпуск учитывается при расчёте среднего заработка для оплаты больничных, командировок и других случаев, когда рассчитывается средний заработок
Перенос отпуска. Если сотрудник не использовал свой отпуск в установленные графиком даты, он может перенести его на другое время по согласованию с руководством. Для этого нужно написать заявление о переносе времени отдыха.
Как определяют размер отпускных
Самая интригующая цифра перед началом отдыха для каждого работника – размер отпускных. Для этого берётся средний заработок за последние 12 месяцев, и его умножают на число дней отпуска.
Для начисления отпускных используется следующая формула:
отпускные = средняя дневная зарплата × число дней отдыха
Среднюю дневную зарплату рассчитывают как сумму зарплаты за расчётный период, поделённую на число месяцев в этом периоде и на 29,3 (средняя продолжительность месяца).
Подводные камни начисления отпусков
Какие ошибки чаще всего совершают при начислении отпусков? Обычно это неправильное начисление отпускных, которое приводит к недоплате или переплате денег. Какие ещё?
Неправильный учёт отпуска при расчёте среднего заработка. Это может повлиять на размер больничных, командировочных и других выплат, рассчитанных на основе среднего заработка.
Ошибки в формулах могут привести к неправильным расчётам отпускных, налогов, неверному учёту премий и других выплат, учёта стажа работы.
Ошибки при составлении графика отпусков. Это способно привести к нарушению производственного процесса, недовольству сотрудников и конфликтам.
Несоблюдение сроков начисления отпусков. Отпуска должны начисляться своевременно, чтобы сотрудники могли планировать свой отдых.
Если бухгалтер неправильно посчитал размер отпускных, то ему может грозить дисциплинарная ответственность, вплоть до увольнения. Также возможно привлечение к материальной ответственности и взыскание ущерба с бухгалтера. Кроме того, компания может быть обязана выплатить работнику недополученную сумму отпускных и проценты за их задержку.
Однако как составить график отпусков так, чтобы не нарушить бизнес-процессы предприятия? Нужно помнить о следующих факторах:
1.Продолжительность отпуска: каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который может быть разделён на несколько частей. Одна из них должна составлять минимум две недели. Оставшийся срок можно поделить в любой пропорции, как удобно.
2. Время года: некоторые виды работ могут быть более интенсивными в определённые сезоны, поэтому важно учитывать это при составлении графика.
В зависимости от сферы деятельности компании сезонные изменения могут проявляться по-разному. Например, в туристической отрасли высокий сезон приходится на летние месяцы, а в сфере продаж зимней одежды – на зиму.
В сельском хозяйстве сезон сбора урожая – очень важное время. Другими словами, понимание того, какие времена года влияют на деятельность компании, может помочь в планировании и управлении ресурсами.
3. Загруженность сотрудников: нужно учитывать, кто из сотрудников работает больше других и кому требуется отдых в первую очередь.
В первую очередь в отпуск нужно отправить сотрудников, которые работали больше всех и нуждаются в отдыхе. Так что нужно учитывать пожелания людей, искать баланс между интересами сотрудников и компании, чтобы обеспечить эффективность работы и удовлетворённость персонала.
Важно также понимать, какие сотрудники выполняют наиболее важные и ответственные задачи, и планировать их отпуска таким образом, чтобы это не повлияло на работу компании.
Согласно трудовому законодательству, работодатель может отозвать подчинённого из отпуска только с его согласия. Но есть исключения для некоторых категорий работников.
Например, для тех, кто трудится во вредных условиях труда. В этом случае руководитель должен предоставить сотруднику возможность распорядиться неиспользованной частью отпуска в другое время или выплатить компенсацию за неиспользованные дни отдыха. Впрочем лучше не доводить ситуацию до такого. Никому не понравится прерванный отдых.
Также читайте: Зачем нужна анкета удовлетворённости оплатой труда
