Содержание
Онлайн-школа E.Mi - это курсы дистанционного обучения начинающих мастеров маникюра. Кураторы курса обещают своим ученикам получить новую профессию за 2 недели, не выходя из дома. В данный момент в онлайн-школе работает около 100 сотрудников, а управление компанией происходит с помощью Platrum.
Вадим, управляющий партнёр онлайн школы E.Mi по обучению мастеров маникюра, рассказал о том, как Platrum помогает организовать процессы в компании и сделать работу сотрудников эффективнее.
Как проходило внедрение Platrum
Как вы начали работать с Platrum, как узнали о системе?
Изначально мы работали без системы. Когда штат вырос до 20 человек мы перешли на Мегаплан, команда росла. Возможно, мы бы так и продолжали работать там, но инфраструктура Platrum гораздо шире и функциональнее Мегаплана, поэтому мы быстро и безболезненно перешли в Platrum, о котором узнали по рекомендации.
Сложно ли было внедрить инструменты?
Не сложно. Первым делом я поручил команде менеджеров, которые занимаются внедрением систем, изучить документацию Platrum. На размеренное изучение ушло два дня. В Базе знаний Platrum есть полноценный курс по систематизации бизнеса *. На его основе мы сформировали собственный курс по обучению системе для сотрудников. Какие-то статьи просто вставили из инструкций Platrum и открыли доступы сотрудникам. Люди быстро адаптировались к новой системе и начали работать.
* В Platrum разработан бесплатный обучающий курс по систематизации бизнеса Platrum буткемп. Руководитель может поставить задачу ответственным за внедрение сотрудникам пройти курс, после чего они легко и правильно внедрят систему в бизнес.
Как компания навела порядок в процессах
Какие инструменты вы используете?
Структура компании
Первый инструмент, который мы внедрили и которого мы больше нигде не нашли - Структура компании. Когда в команде становится много людей, нужно понимать, как они взаимодействуют, кому подчиняются, в чем их задачи. Организующая структура помогает не только руководителям, но и сотрудникам. Любой сотрудник и стажер может посмотреть на схеме существующие должности, в каком подразделении они находятся, кто и за что отвечает, кто и чем занимается. Посмотрел - и сразу стало понятно, к кому обращаться.
В зависимости от положения на Структуре компании сотрудники имеют доступ к тем или иным материалам. Например, маркетологам открываются доступы к папке Отдела маркетинга в Базе знаний, а бухгалтерам - к папке Финансового отдела. Теперь мы не просто даем сотруднику доступ к Google Таблице или папке, как было раньше, сейчас доступы автоматически открывает сама система в зависимости от должности.
Если у человека изменилась должность, он меняет свое положение на структуре, и его доступы автоматически меняются. Например, он был менеджером по продажам, а стал руководителем отдела. Теперь открывается доступ не просто на просмотр документов, но и на редактирование. В Базе знаний он видит материалы по всему отделу.
Аналогично, если сотрудник перешел с должности системного администратора на должность разработчика, ему автоматически откроется доступ ко всем материалам для разработчиков. При этом документация для должности системного администратора ему станет недоступна.
Это очень удобно, так как не нужно вручную открывать и закрывать доступы. Все происходит автоматически.
Обучение сотрудников
Один из самых удобных инструментов, которым мы активно пользуемся - это внутренняя Академия. Когда в компании становится много сотрудников, встает вопрос, как их обучать, как сделать так, чтобы обучение корпоративным знаниям было, во-первых, доступно, а во-вторых, чтобы можно было проверить знания.
Кроме того, у новых сотрудников возникает множество одинаковых вопросов по рабочему процессу. Академия также решает эту проблему. Теперь сотрудники могут найти ответы в обучающих курсах.
За полгода использования Рlatrum, мы собрали большую внутреннюю Академию - около 40 курсов. Все сотрудники и стажеры проходят здесь обучение. Все синхронизировано с Организующей структурой компании.
В зависимости от того, на какой должности находится сотрудник, ему открываются те или иные обучающие программы, у которых есть дедлайны прохождения. И если человек не прошел какой-то курс, у него нет возможности заполнить еженедельные метрики. Так мы добиваемся того, чтобы сотрудники изучали новые регламенты и обучающие программы.
База знаний
Активно используем Базу знаний - у нас порядка 1000 статей. Сотрудник может зайти и прочитать нужную информацию. Меня, как собственника, не устраивали Google Документы. Эту программу невозможно контролировать. Сотрудники сами создают документы на Диске, к которым потом нет доступа. Сейчас все инструкции и документы создаются исключительно в Platrum.
Также есть удобная система выдачи доступов: кто-то видит статьи, кто-то нет. Например, в Департаменте продаж есть большое количество статей с открытым доступом для всех сотрудников. Статью можно искать по удобному поиску. Если правильно называть статьи, то все корректно отображается и отлично работает.
Единственное, чего здесь пока нет - это электронных таблиц, как в Excel, что позволило бы полностью отказаться от сторонних сервисов.
Инструмент задачи
Активно пользуемся Задачами. Это аналог Trello (прим.редактора - программа постановки задач в канбан-досках), но когда весь функционал собран в одной системе, и привязан к должностям - это сильно упрощает работу. На досках с задачами активно работает большое количество людей: и операционный персонал, и руководители, и топ-менеджеры.
В этом же инструменте сотрудники еженедельно составляют план по нормативам и показателям. Руководители его одобряют, а через неделю происходит анализ и разбор результатов.
Что еще помогает упорядочить работу
Активно используем Финансовое планирование. Вносим все заявки, анализируем объем расходов по каждому департаменту. Удобный и понятный инструмент. Нам нет необходимости пользоваться другими сервисами.
Сейчас осваиваем инструмент Управление паролями. Переносим сюда все доступы. Нам давно не дает покоя ситуация, когда пароли везде разбросаны и непонятно, у кого к ним есть доступ.
Впечатления от использования платформы
Готовы ли вы рекомендовать Platrum? Как вы думаете, в каких сферах пригодится этот инструмент?
Платформа подойдет для использования в любой сфере, где есть команда и хотя бы два руководителя, у которых в подчинении есть люди. Независимо от сферы деятельности нужно управлять задачами, понимать, как выглядит структура компании, иметь базу знаний. Если есть сотрудники, нужно использовать систему управления. Здесь все инструменты расположены на одной платформе. Это приносит большую пользу, чем когда данные собираются в разных программах. И мы пока не нашли альтернативу Platrum. Хочется отметить работу саппорта (прим. редактора - тех.поддержки Platrum) и в Telegram-канале, и в чате сервиса. Конечно, я рекомендую сервис к использованию.
Также читайте кейс: Оптимизация процессов в сфере обучения с Platrum за несколько простых шагов
