Меню

Подключить Platrum
ГлавнаяИнструменты управленияПостроение организационной структуры

Построение организационной структуры

23 Авг 2021

Содержание

Организационная структура - это основной инструмент упорядочивания процессов и наведения порядка в бизнесе.

Организационная структура имеет непосредственное отношение к должностям в компании, распределению обязанностей, взаимодействию между функциями и отделам, которые должны быть в компании. В статье разберем правильное построение организационной структуры для эффективной работы компании.

Конечный продукт или результат

У каждой должности должен быть прописан её конечный продукт, т.е. материальный, измеряемый, важный результат, который несёт ценность для компании. Например, конечным продуктом маркетолога не может быть макет рекламы и текст для блога. Продукт маркетолога — это новые клиенты или эффективная реклама.

И если сотрудник не понимает, каков конечный продукт его должности, он не сможет его создать. Если специалист по рекламе не понимает, что результат его работы — это эффективная реклама, которая приводит новых клиентов, то он будет создавать творческую рекламу, яркую, запоминающуюся, но она не обязательно будет приводить клиентов.

Понимание своего конечного результата лежит в основе продуктивности сотрудника, так как чтобы что-то сделать, нужно понимать, к чему ты идёшь. Если спросить сотрудников, каков результат их работы, лишь 20% из них смогут дать ответ. А значит, что остальные 80% не способны давать результат, так как они над ним не работают.

В бизнесе нельзя рассчитывать, что люди сами догадаются о том, каков результат их деятельности. Надежда на то, что сотрудник сам догадается о том, каков его конченый продукт — частая ошибка руководителя. Когда сотрудника берут на должность, ему надо обозначить конечный результат, который от него ожидают.

Работа компании на организационной структуре должна быть представлена как совокупная последовательность конечных результатов. В ней не должны быть упущены продукты, необходимые для деятельности бизнеса. Организующая структура покажет, кто какой ценный продукт производит, и сотрудникам будет легко в этом разобраться.

Организационная структура даёт понимание о том, каков конечный продукт руководителя отдела. А именно — совокупность всех результатов его подчиненных, выполненный объем работы его отдела. Например, конечным продуктом прораба на стройке будут выполненные ремонтные работы (покраска стен, установка сантехники, укладка напольного покрытия и т.д.) Конечный продукт руководителя — это все конечные продукты той области, которой он управляет. Поэтому его задача следить, чтобы подчинённые реализовывали свои функции и делали конечный результат. Результатом работы руководителя отдела продаж будет выполненный план.

7 основных отделов компании

Организационная структура — это структура работы организации и связи между ними. Независимо от типа организации в любой компании должен присутствовать определенный набор функций, чтобы она была успешна. За выполнение каждой функции отвечают соответствующие отделы.

  1. Отделение топ-менеджеров или руководителей. В нём находятся все высшие управленцы: директор компании, руководители отделов, юристы, заместители. Это подразделение отвечает за формирование понимания о том, как должна работать компания, каким должен быть её продукт, маркетинговая стратегия, брендинговая стратегия, политика и стратегическое развитие. Если в этой области допускаются ошибки, они влияют на всё остальное.
  1. Отдел персонала. Этот отдел наблюдает за тем, как идёт работа и как настроены бизнес-процессы, нет ли нарушений или неправильно встроенной коммуникации. Здесь идёт сбор данных того, как работает каждое отделение, поиск узких мест и их устранение.
  1. Отдел распространения: маркетинг и продажи. Продвижение продукта, привлечение клиентов и продажа. 
  1. Финансовый отдел. Заведует всеми деньгами компании. Планирует, одобряет и осуществляет все расходы. Осуществляет контроль за всеми активами. Следит за рациональным управлением деньгами.
  1. Технический отдел. Производство или разработка продукта. Всё, что связано с созданием, производством и улучшением продукта.
  1. Отдел контроля качества. Проверка продукта и его исправление до того, как продукт попадает к клиенту. Это своевременность выполнения договоров, доставки, обслуживания и т.п. Найденное отклонение позволяет реально усилить компанию и её продукт. Регулярный контроль качества — это отличный способ постоянно усиливать компанию и улучшать продукт.
  1. PR-отдел или связи с общественностью. Отвечает за то, чтобы компания быстро охватывала своих потенциальных клиентов, за работу с публикой, за теми, кто может привлекать потенциальных клиентов: партнерами, СМИ. Организация интервью, общение с клиентами, другими не конкурирующими компаниями, которые могут присылать клиентов.

Эта структура — рабочее решение. На ней нужно расставить сотрудников и указать их должности, так можно легко определить конечный продукт каждого отдельного сотрудника. Так можно наладить эффективное сотрудничество и взаимодействие между должностями, так как каждый увидит, кто и за что отвечает в компании.

Система взаимодействий внутри структуры

Система взаимодействий — фундамент организационной структуры. Идея заключается в том, что есть коммуникационные и командные пути взаимодействия между должностями. Коммуникационные — линии, по которым сотрудники общаются друг с другом. Они не меняют поведение сотрудника в рамках должности. Например, чтобы получить канцелярию у офис-менеджера, любому сотруднику необходимо заполнить форму, отдать её и получить канцелярию. Командные линии определяют это общение руководителей с подчинёнными. По ним идут приказы, решения и отчёты о выполнении работы. По командным линиям меняются должности и обязанности сотрудников. 

Эти линии не должны быть логически перепутаны, иначе компания не будет ничего производить. Подчиненному на выполнение любого действия нужно одобрение руководителя. Например, чтобы получить канцелярию, сотрудник подаёт финансовую заявку начальнику на выделение средств из бюджета компании.

В правильно организованной структуре сотрудники не должны решать текущие проблемы через непосредственного руководителя. Они должны обращаться напрямую к тому, кто выполняет эту функцию. Например, если нужны деньги на оплату полиграфии, то составляется заявка в бухгалтерию, а не начальнику. Т.е. сотрудник обращается к организационной структуре, находит ответственного, обращается к нему напрямую и получает ответ напрямую.

Но часто руководители замыкают все коммуникационные потоки на себе, что отнимает их время и тормозит развитие компании.

Организационная структура компании дает понимание о том конечном результате, который ожидает компания от должности сотрудника, и помогает быстро решать организационные моменты внутри компании напрямую между сотрудниками.

5 шагов к созданию организационной структуры

  1. Составить структуру компании с учётом особенностей своего бизнеса.
  2. Расставить на функции тех сотрудников, которые уже работают в компании. Руководитель не может поставить себя на все руководящие должности в компании. Получится, что в компании за конечный продукт будет отвечать только он, а это неправильно. Поэтому нужно давать ответственность и повышать компетентность людей, которые уже есть в компании.
  3. Добиться того, чтобы все в компании знали организационную структуру и конечные продукты должностей.
  4. Рассказать, как работает коммуникация внутри организационной структуры. Дать инструменты для взаимодействия: систему документооборота, корпоративный чат, правила оформления заявок и т.п.
  5. Поддерживать организационную структуру так, чтобы в ней были актуальные имена сотрудников. Иначе она не будет работать.

Организационную структуру компании можно нарисовать на листе бумаги, но только вы сможете ее использовать. Поэтому мы создали сервис для управления бизнесом Platrum, в котором просто и удобно построить орг. структуру компании по шаблонам. В шаблоне есть любой уровень иерархии, можно добавить конечный продукт каждой должности и построение структуры компании займет у вас не более 15 минут.

Ко всем статьям →